Mon activité me pousse à écrire beaucoup, notamment des articles, des documents techniques, des messages…etc. Par ailleurs, j’adore prendre plein des notes sur toutes sortes de choses : les formations que je suis, les livres que je lis, des articles intéressants sur internet, des découvertes que je fais…etc. J’écris quasi-exclusivement au clavier, et très majoritairement dans OneNote et dans Word. A force d’écrire, j’ai acquis une certaine rapidité, mais sans plus. Je tape avec 3 ou 4 doigts et je suis loin des performances des dactylos qui tapent à 10 doigts.
Pourquoi vouloir écrire plus vite ?
Il y a quelques années, j’ai suivi une petite méthode en ligne pour apprendre à taper comme un dactylo. Je me disais que ça pourrait me faire gagner beaucoup de temps au quotidien dans mon métier. Mais je me suis vite rendu compte que pour parvenir à une vitesse de frappe supérieure à ma vitesse actuelle en changeant complètement ma façon de taper, il me faudrait énormément d’entrainement. Le gain que cela m’aurait apporté par rapport à l’investissement de temps nécessaire ne m’a donc pas semblé suffisamment intéressant.
Pourtant, l’envie d’améliorer ma vitesse d’écriture est restée présente. Pour moi, le principal avantage d’écrire vite n’est pas le gain de temps en lui-même, bien qu’il soit intéressant, mais le fait de pouvoir « décharger » rapidement ce que j’ai en tête. En effet, j’ai quelquefois tout un tas d’idées qui me viennent à l’esprit, et pour ne pas les perdre j’ai besoin de les écrire rapidement. Je trouve que c’est frustrant de ne pas se rappeler de certains détails à cause du fait d’avoir passé trop de temps à écrire les idées précédentes.
J’ai donc réfléchi à d’autres façons d’écrire plus vite, et cela m’a fait penser au temps où j’étais étudiant et où je devais écrire vite pour ne pas manquer ce que le prof disant ou bien avant qu’il n’efface le tableau. A l’époque, j’écrivais tout sur papier et j’écrivais plus lentement avec un stylo qu’aujourd’hui avec un clavier. Pour écrire vite, j’utilisais beaucoup les abréviations. La plupart d’entre elles étaient des abréviations partagées par beaucoup de gens sur les mots les plus courants : bcp, jms, tt, ms, c-a-d, rq, « t » à la place de « ment » en fin de mot (ex : rapidt)…etc.
Les problèmes de l’écriture abrégée
Écrire en abrégé fait réellement gagner beaucoup de temps, mais pose deux problèmes majeurs :
- Ce n’est pas adapté à l’écriture de textes destinés à être lus par d’autres personnes, car c’est plus difficile à lire et tout le monde ne partage pas les mêmes conventions. Et puis je doute que vous auriez apprécié lire cet article si je l’avais écrit en abrégé…
- Même pour de la prise de notes dans OneNote, ce n’est pas terrible du tout, car tous les mots abrégés sont soulignés en rouge à cause de la vérification orthographique et grammaticale. Or il serait dommage de désactiver celle-ci, car elle rend tout de même beaucoup de services.
C’est ainsi que m’est venue l’idée de mieux exploiter la correction automatique.
Qu’est ce que la correction automatique ?
Il s’agit d’une fonctionnalité propre à certains logiciels de bureautique, qui permet de remplacer automatiquement un ensemble de lettres par un autre au cours de la frappe.
Elle est principalement utilisée pour corriger automatiquement les erreurs de frappe ou fautes d’orthographe. Ainsi, si vous tapez par exemple la phrase « A t elle rangé ses afaires ? » dans Word, ce dernier la corrigera automatiquement en » A-t-elle rangé ses affaires ? » au fur et à mesure de la frappe, sans rien vous demander. C’est bien plus rapide que la correction orthographique qui consiste à souligner en rouge les mots mal orthographiés, puis à proposer une liste de corrections possibles pour chaque mot.
Vous vous demandez du coup peut-être pourquoi Word ne corrige pas tout automatiquement de cette façon. Eh bien tout simplement parce qu’il ne peut pas toujours deviner ce qu’on veut réellement écrire. Parfois, il peut y avoir plusieurs corrections possibles, et c’est à nous de choisir celle qui convient.
L’autre application typique de la correction automatique est de générer un mot, une expression ou un symbole à partir d’une abréviation (nous y voilà :)). Ainsi, si vous tapez par exemple « ==> » Word transformera automatiquement ces trois caractères en une flèche orientée à droite. L’idée est donc, comme vous l’aurez deviné, de créer nos propres corrections automatiques pour remplacer nos abréviations par des mots complets.
Dans quels cas l’utiliser ?
On aura évidemment intérêt à utiliser des abréviations pour des mots ou expressions qui reviennent très souvent dans notre langage. Ce peut être des mots de liaisons, des adverbes, des adjectifs ou même des noms propres. Exemples : « cependant », « toujours », « c’est-à-dire », « qu’est-ce que », « YouTube »…etc. Même des mots courts peuvent s’avérer parfois compliqués à écrire au clavier. Par exemple, je déteste écrire le mot « même » à cause de l’accent circonflexe. 8 fois sur 10 je fais une erreur de frappe en l’écrivant, sans doute à cause de mes réflexes de frappe. C’est pourquoi, j’ai créé une correction automatique avec l’abréviation « mm ».
Paramétrer la correction automatique
La correction automatique repose sur une liste qui met en correspondance des mots abrégés ou mal orthographiés avec des mots corrects. La bonne nouvelle est que cette liste est centralisée et partagée par toutes les applications Office ! C’est à dire que les abréviations ajoutées depuis une application sont utilisables dans toutes les autres.
Accéder à la liste
Dans toutes les applications Office, la liste de correction automatique est stockée dans les options de vérification. Pour y accéder, cliquez sur « Fichiers », puis « Options », puis sur la rubrique « Vérification » de la fenêtre d’options. Cliquez enfin sur le bouton « Options de correction automatique ».
Après clic sur le bouton, la liste de correction automatique s’affiche dans la fenêtre présentée ci-dessous :
En faisant défiler la liste, vous pourrez voir qu’elle est déjà très fournie. Cela ne nous empêche pas de la rallonger encore un peu ;-).
Modifier la liste
Pour ajouter une abréviation, saisissez ses lettres dans la zone « Remplacer » puis le mot complet dans la zone « Par ». Validez en cliquant sur le bouton « Ajouter ».
Pour modifier une abréviation existante, vous devez la supprimer et en créer une nouvelle. Pour cela, saisissez-là dans la zone « Remplacer ». La ligne correspondante sera alors automatiquement sélectionnée dans la liste, ce qui est bien plus rapide que faire défiler la liste avec la souris. Attention, la zone « Par » ne se rafraichit pas automatiquement, c’est à dire qu’elle peut afficher un mot qui ne correspond pas à l’abréviation (cf. image ci-dessous). Cela peut paraître bizarre, mais cela n’a aucune importance.
Une fois la ligne sélectionnée, supprimez-la en cliquant sur le bouton « Supprimer »
Puis créez une nouvelle abréviation avec les lettres souhaitées.
Ma liste perso
A titre d’exemple, et pour vous aider, voici toutes les abréviations (ou presque) que j’ai ajoutées dans ma liste de corrections automatiques :
| Abréviation | Mot | Abréviation | Mot | |
|---|---|---|---|---|
| Quelques | ntm | Notamment | ||
| qqun | Quelqu’un | apm | Apparemment | |
| qqch | Quelque chose | tt | Tout | |
| qqf | Quelquefois | tte | Toute | |
| att | Attention | pers | Personne | |
| ajd | Aujourd’hui | elt | Élément | |
| tjs | Toujours | intl | International | |
| jms | Jamais | gnl | Général | |
| svt | Souvent | imp | Important | |
| gent | Généralement | pb | Problème | |
| lsq | Lorsqu’ | princ | Principal | |
| av | Avant | devt | Développement | |
| ap | Après | mkt | Marketing | |
| prod | Production | |||
| bcp | Beaucoup | ex | Exemple | |
| cad | C’est-à-dire | evt | Évènement | |
| cmt | Comment | mvt | Mouvement | |
| cpdt | Cependant | rq | Remarque | |
| dc | Donc | MS | Microsoft | |
| mm | Même | FB | ||
| pcq | Parce qu’ | WA | ||
| pq | Pourquoi | YT | YouTube | |
| qcq | Qu’est-ce que | |||
| qd | Quand | |||
| tdq | Tandis que | |||
| ttf | Toutefois | |||
| yat | Y a-t-il |
Sept conseils pour construire votre propre liste
D’après mon expérience, voici quelques conseils pour construire et exploiter au mieux votre liste :
- Commencez par ajouter les abréviations que vous utilisez depuis longtemps si vous en avez, et entraînez-vous à utiliser déjà celles-là. Au départ, on n’a pas forcément les mêmes réflexes avec un clavier qu’avec un crayon, et il faut un petit temps d’adaptation pour penser à utiliser les abréviations.
- Notez vos abréviations dans un fichier texte afin de les retrouver facilement, car il n’est pas facile de les retrouver au milieu de la liste fournie par Office. Or il peut être intéressant de consulter votre liste personnelle de temps en temps pour réviser un peu.
- Utilisez des abréviations en minuscules, sauf pour les noms propres
- Enrichissez votre liste au fur et à mesure que vous rencontrez des mots qui en vaillent vraiment la peine, c’est à dire longs ou difficiles à écrire et souvent utilisés.
- Utilisez des abréviations courtes, sinon elles seront trop difficiles à retenir ou n’apporteront pas un gain substantiel par rapport à l’écriture du mot entier.
- Si vous n’arrivez pas à retenir certaines abréviations, n’hésitez pas à les modifier ou à les supprimer.
- Pensez à utiliser vos abréviations dans toutes les applications Office que vous utilisez. Cela ne fera que renforcer leur intérêt et favorisera la création d’automatismes.
Copier la liste sur un autre ordinateur
Comme nous l’avons vu précédemment, la liste des corrections automatiques est partagée entre les applications Office, via un fichier centralisé. Mais si vous travaillez sur plusieurs ordinateurs (typiquement un fixe et un portable), chacun possède son propre fichier. Or il peut être fastidieux de compléter ce fichier sur chaque matériel, d’autant plus qu’il n’est pas possible d’isoler les abréviations créées soi-même de celles fournies par défaut par Office. Et il peut s’avérer très difficile de les retrouver, étant donnée la longueur de la liste.
Heureusement, il existe une solution assez simple à ces problèmes : il suffit de copier le fichier qui contient la liste d’un ordinateur sur l’autre. Mais attention, car si vous avez ajouté des abréviations différentes sur les deux ordinateurs, vous perdrez celles sur lequel vous collez le fichier !
Pour accéder au fichier, il faut afficher les répertoire et fichiers cachés dans l’explorateur Windows. Pour cela, ouvrez l’explorateur Windows et dans le ruban « Affichage », cliquez sur le bouton Options (tout au bout à droite).
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Affichage et cochez l’option « Afficher les dossiers, fichiers et lecteurs cachés, comme illustré ci-dessous :
Placez-vous ensuite dans le répertoire « C:\Users\[utilisateur]\AppData\Roaming\Microsoft\Office », en remplaçant [utilisateur] par votre nom d’utilisateur. Puis copiez le fichier MSO1036.acl sur une clé USB par exemple, et enfin collez-le au même endroit sur l’ordinateur cible, en remplaçant le fichier existant.
Remarque : il existe plusieurs fichiers ressemblant à celui-ci avec des nombres différents dans leurs noms. Il correspondent aux différentes langues. 1036 correspond au français
Conclusion
Depuis que j’ai créé ma liste d’abréviations et que j’utilise la correction automatique, je trouve que ça m’apporte un vrai confort et j’arrive réellement à écrire un peu plus vite. Les mots ou expressions que je trouvais pénibles à taper, comme « même », « quelquefois », « qu’est-ce que »… ne m’embêtent plus. Je gagne en fait en vitesse sur deux plans :
- Non seulement les abréviations sont bien plus rapides à écrire que les mots complets.
- Mais en plus, je ne peux plus faire de fautes de frappe ou de fautes d’orthographe sur ces mots, puisqu’ils sont écrits automatiquement ! J’économise donc beaucoup de temps en correction, qu’elle soit manuelle ou même avec le clic droit.
Je ne regrette donc vraiment pas d’avoir pris le temps de créer ma liste de correction automatique. Je regrette en fait de ne pas l’avoir fait plus tôt !
Pensez-vous que vous allez utiliser cette fonctionnalité ? Sinon, quels freins y voyez-vous ?