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L’essentiel de OneNote gratuit

Vous en avez mare de jongler entre tous vos fichiers sur votre ordi ? Les chercher, les ouvrir et les fermer sans arrêt vous prend un temps fou ?

Vous avez besoin d’accéder facilement à vos notes, listes de tâches, listes de courses…etc. lorsque vous vous déplacez ?

Vous aimeriez centraliser vos recettes de cuisine sur votre tablette pour pouvoir les lire en même temps que vous cuisinez ?

Alors ce qui suit devrait vous intéresser, car vous allez découvrir un logiciel gratuit et simple d’utilisation qui pourrait bien vous changer la vie… Je veux parler de OneNote.

Qu’est-ce que OneNote ?

OneNote est un logiciel qui permet de centraliser des notes, de les organiser, de les partager et d’y faire des recherches de façon très efficace.

Les pages de notes peuvent contenir toutes sortes de choses : texte, images, dessins, liens, documents intégrés, enregistrements audio, notes manuscrites…

Vous pourrez tirer profit de OneNote aussi bien à la maison qu’au boulot ou à la fac.

Les différentes versions de OneNote

Vous vous demandez sans doute si OneNote est utilisable sur votre matériel ?
Il y a de grandes chances que oui, car OneNote se décline sous 3 formes :

  • Les applications de bureau pour Windows ou MacOS
  • L’appli web OneNote Online (dans n’importe quel navigateur)
  • Les applis mobiles pour Android et iOS

NB/ Amis Linuxiens, point de version de bureau pour vous… à mon grand regret.

Sous Windows, il existe deux branches distinctes de l’application de bureau :

  • OneNote gratuit, installé par défaut sur Windows 10 (mais aussi téléchargeable sur le Windows Store). Microsoft la développe activement.
  • OneNote intégré à la suite Microsoft Office (2003 à 2016), avec des fonctionnalités supplémentaires, mais aussi quelques-unes en moins par rapport à OneNote gratuit. Cette branche est vouée à disparaître dans quelques années.
OneNote - Interface utilisateur
Un aperçu de l’interface de OneNote gratuit

Pour en savoir plus sur les différences entre ces deux branches, vous pouvez lire ce comparatif.

L’interface de l’appli de bureau OneNote gratuit est très proche de celle de OneNote Online, ce qui permet de ne pas être dépaysé quand on passe de l’un à l’autre.

Nous allons maintenant découvrir les principes de base de OneNote. Je parlerai surtout de OneNote gratuit pour bureau, mais une grande partie de ce que vous allez lire s’applique aussi aux autres versions. Je dirai quelques mots spécifiques à propos du OneNote d’Office 2016 et de OneNote Online.

Comment prendre des notes ?

Dans OneNote, vous prenez des notes dans des pages, que vous pouvez ensuite organiser comme bon vous semble.

Dans une page, vous pouvez commencer à écrire n’importe où. Vous n’avez qu’à cliquer à l’endroit souhaité et commencer à écrire du texte ou insérer d’autres contenus.

En cliquant à un endroit vide de la page, vous créez un bloc indépendant, que vous pouvez ensuite déplacer librement dans la page avec la souris.

Voici un exemple de page contenant 3 blocs indépendants :

Les blocs dans une page OneNote
Une page OneNote contenant 3 blocs indépendants

Vous pouvez bien-sûr placer tout votre contenu dans un seul bloc si vous préférez (c’est ce que je fais la plupart du temps). Car les blocs sont en fait utiles si vous avez besoin de les déplacer les uns par rapport aux autres.

Via les outils du ruban Dessin, vous pouvez aussi dessiner et écrire des équations.

Dans tous les cas, pas besoin d’enregistrer vos modifications. Elles sont automatiquement enregistrées en permanence.

L’entrée manuscrite

Vous pouvez saisir vos textes, dessins et équations de façon manuscrite. C’est possible avec la souris, mais c’est surtout intéressant au doigt ou avec un stylet si vous avez un écran tactile.

Cerise sur le gâteau : si vous avez un abonnement Office 365, OneNote peut convertir le texte manuscrit en texte tapé !
Il suffit pour cela de sélectionner le texte manuscrit avec l’outil lasso puis de cliquer sur le bouton “Entrée manuscrite en texte” du menu Dessin. Regardez cette page pour plus de détails.

Enfin, si vous cliquez sur le bouton “Entré manuscrite en forme”, OneNote transformera les formes que vous dessinez à main levée en vraies formes géométriques !

Accédez à toutes vos notes instantanément

Vous en avez mare de rechercher vos fichiers dans l’explorateur de fichiers ?
D’ouvrir et fermer sans cesse des fichiers ?
Et d’attendre à chaque fois qu’ils se chargent ?

C’est clair que c’est pénible à la longue… et ça fait perdre beaucoup de temps…

OneNote résout brillamment ces problèmes grâce à la centralisation de toutes vos notes dans une même interface.

La centralisation des notes est sans doute le meilleur atout de OneNote, son ADN, ce qui fait que vous en deviendrez sans doute fan, comme moi !
L’ensemble de vos notes est toujours accessible en quelques clics.
Pas besoin d’ouvrir ni de fermer de fichiers.
Aucun temps de chargement…

NB/ Il m’arrive ainsi de travailler toute la journée dans OneNote, sans avoir à ouvrir un seul fichier à côté.

Un peu plus loin, je vous dirai où OneNote gratuit stocke physiquement les informations… En attendant, voyons comment organiser nos notes et naviguer parmi elles.

Comme nous l’avons vu plus haut, nous écrivons nos notes dans des pages
Celles-ci sont regroupées dans des sections (un peu équivalentes à des dossiers).
Les sections appartiennent à des blocs-notes.

La capture d’écran ci-dessous vous montre à quoi ressemble tout cela :

bloc-notes, sections et pages dans OneNote gratuit
Bloc-notes, sections et pages dans OneNote gratuit

Remarque : on peut en fait aller encore plus loin dans l’organisation, en créant des groupes de sections et des sous-pages. La profondeur des niveaux de sous-pages n’est pas limitée. 

Le tout forme une hiérarchie dans laquelle on peut naviguer grâce au volet de navigation.

Le volet de navigation

Il s’agit de la partie gauche dans la capture d’écran ci-dessus.

Vous pouvez sélectionner un bloc-notes au moyen de la liste déroulante (ici, c’est le bloc-notes « Bureautique » qui est sélectionné).

Les sections du bloc-notes courant s’affichent en-dessous (2 sections nommées OneNote et Word dans notre exemple).

Les pages de la section sélectionnée (nommé OneNote ici) s’affichent à côté (7 pages dans notre exemple).

Le contenu de la page courante (nommée Essais ici) s’affiche à droite du volet.

Astuces
Le volet de navigation est rétractable grâce au bouton situé à gauche du nom du bloc-notes courant (icône représentant 3 livres debout). Cela permet d’avoir le maximum de place pour afficher la page courante.

Vous pouvez aussi élargir ou rétrécir à votre convenance la colonne des sections et la colonne des pages avec la souris.

Ajouter, supprimer et déplacer des éléments

Les boutons situés au bas du volet permettent d’ajouter facilement de nouvelles pages ou sections.
En dépliant la liste déroulante des blocs-notes, vous avez aussi accès à un bouton pour ajouter un nouveau bloc-notes.

Le menu contextuel des sections et pages permet de supprimer ou déplacer ces dernières, comme le montre la capture ci-dessous :

Le menu contextuel d'une section de OneNote
Le menu contextuel d’une section

Vous ne pouvez pas supprimer un bloc-notes directement depuis OneNote, mais vous pouvez le fermer pour ne plus le voir dans le volet de navigation.

Le menu contextuel d'un bloc-notes de OneNote
Le menu contextuel d’un bloc-notes

Astuce : pour supprimer complètement un bloc-notes, supprimez le fichier correspondant dans l’interface web de OneDrive.

Le menu contextuel « Déplacer/Copier » permet comme son nom l’indique de déplacer ou copier :

  • Une section d’un bloc-notes à un autre.
  • Une page d’une section à une autre (pas forcément dans le même bloc-notes)

Remarque : vous pouvez aussi déplacer ces éléments par simple glisser-déposer avec la souris

Créez des notes riches

Sur un cahier, vous pouvez écrire, mais aussi souligner, surligner, dessiner. OneNote peut faire tout ça lui aussi. Mais vous allez voir qu’il peut aller encore bien plus loin…

Mettez votre texte en forme

OneNote est un logiciel de prise de notes et d’organisation de contenu. Pas un logiciel de traitement de texte. C’est pourquoi il possède moins d’options de mise en forme que Word par exemple. Mais rassurez-vous, l’essentiel y est, comme le montre la capture du menu Accueil :

Les outils de mise en forme de OneNote gratuit
Les outils de mise en forme de OneNote gratuit

On retrouve dans ce menu toutes les options de mise en forme classiques : choix de la famille de police, taille de police, gras, italique, souligné, surligné, couleurs de texte et de fond, puces, numéros, retrait, alignement, styles.

Voici le contenu de la liste déroulante des styles :

La liste de styles de OneNote gratuit
La liste de styles de OneNote gratuit

Via le menu Insertion, vous pouvez aussi créer des tableaux et ajouter des images.

Voici un exemple de texte mis en forme :

Un bloc mis en forme dans OneNote
Un bloc mis en forme dans OneNote

NB/ Pour placer le texte à côté de l’image, j’ai utilisé un tableau à deux colonnes

Utilisez des indicateurs

Vous aimeriez retrouver facilement vos tâches à faire parmi toutes vos notes ?
C’est possible en utilisant des indicateurs.

OneNote permet de qualifier et retrouver facilement certains types de notes grâce à des indicateurs. Ces derniers sont symbolisés par des icônes ou bien des mises en forme du texte.

Un petit exemple vaut mieux qu’un long discours :

Texte avec indicateurs dans OneNote
Texte avec indicateurs

Vous voyez dans cette capture 5 indicateurs matérialisés par des petites icônes à gauche des lignes, ou bien par une couleur de surlignage.

La liste des indicateurs fournis par le OneNote gratuit est assez réduite :

liste des indicateurs de OneNote gratuit
Liste des indicateurs de OneNote gratuit

…mais vous pouvez créer vos propres indicateurs à partir d’une banque d’icônes fournie.

Remarque : le OneNote d’Office 2016 fournit beaucoup plus d’indicateurs par défaut, mais on ne peut pas en créer de nouveaux. On peut en revanche spécifier les couleurs de police et d’arrière-plan de chaque indicateur, ce qui est bien pratique.

Plus loin, vous allez voir comment utiliser les indicateurs dans la recherche.

Intégrez des fichiers externes

Lorsqu’on prend des notes, il n’est pas rare d’avoir besoin de fichiers à côté.
Par exemple, si le prof vous a fourni un support de cours en PDF, ce serait bien de pouvoir y accéder rapidement depuis vos notes de cours, non ?
Eh bien c’est possible, car :

OneNote permet d’intégrer des fichiers directement au sein des pages !

Vous pouvez intégrer un fichier de votre disque dur dans une page en cliquant sur Insertion \ Fichier.
Le fichier est alors incorporé dans la page ou bien stocké en tant que fichier indépendant dans OneDrive, selon l’option sélectionnée dans les paramètres de OneNote.
Il apparaît dans la page sous forme d’icône.
La capture ci-dessous montre un fichier Word incorporé dans le coin gauche.

Fichiers incorporés dans une page OneNote
Fichiers incorporés dans une page OneNote

Vous pouvez également intégrer des images et des vidéos en ligne.
Ce qui est pratique, c’est que les vidéos sont lisibles directement dans OneNote, comme vous pouvez le voir dans la capture.

Enfin, OneNote permet d’enregistrer directement des notes audios, sans passer par une application externe. Vous pouvez ainsi vous servir de OneNote sur votre smartphone comme d’un dictaphone.

Comme les vidéos, les fichiers audios sont lisibles directement dans OneNote.

Recherchez dans vos notes

Prendre des notes ne sert pas à grand-chose si on n’est pas capable de retrouver ensuite facilement les informations dont on a besoin.

Là encore, OneNote gratuit excelle en la matière. L’efficacité de sa recherche est sans doute son second atout majeur après la centralisation.

La recherche de mots ou expressions

Pour rechercher un mot ou une expression dans OneNote :

  • Cliquez sur la loupe dans la barre verticale du volet de navigation
  • Saisissez votre texte dans la zone de recherche qui s’affiche en haut et appuyez sur Entrée.
  • Choisissez l’étendue de la recherche dans la liste déroulante juste en-dessous.

Vous pouvez ainsi rechercher dans la page, la section ou le bloc-notes courant, ou même dans l’ensemble des blocs-notes !

Les pages qui incluent le texte s’affichent en-dessous, comme le montre la capture suivante, dans laquelle j’ai cherché le mot « onenote ». Si le texte est dans le titre de la page, il apparait en gras.

La recherche dans OneNote gratuit
La recherche de mots et expressions

Il suffit ensuite de cliquer sur une page pour l’ouvrir. Le texte recherché y est surligné en jaune à tous les endroits où il apparaît.

Astuce : pour rechercher une expression, mettez-la entre guillemets. Sinon, la recherche sera faite sur chacun des mots séparément, ce qui renverra beaucoup trop de résultats. Par exemple, si vous recherchez l’expression “en ce moment” et que vous ne la mettez pas entre guillemets, la recherche surlignera tous les mots “en”, “ce” et “moment”.

La recherche par indicateur

Vous voulez retrouver toutes les tâches que vous avez notées dans différentes pages ? Ou bien toutes les questions auxquelles vous n’avez pas encore répondu ?

Facile avec la recherche par indicateur !

Voici comment faire :

  1. Dans la zone de recherche, tapez le nom de l’indicateur à rechercher.
    Exemple : « A faire »
  2. Dans le résultat de recherche, cliquez sur l’onglet « Indicateurs »

Tous les textes précédés de cet indicateur apparaissent alors dans le résultat de recherche, comme le montre la capture ci-dessous :

La recherche par indicateur dans OneNote gratuit
La recherche par indicateur

Remarque : lorsque vous commencez à taper le nom d’un indicateur, OneNote vous propose de compléter automatiquement le mot.

Accédez à vos notes n’importe où

Quand vous êtes en vacances, quoi de plus pratique que d’avoir sur votre smartphone la liste des lieux à visiter, que vous avez préparée quelques jours avant ?

OneNote gratuit est aussi l’allié de votre mobilité, car toutes vos notes sont stockées dans OneDrive, et donc accessibles de partout.

Vous n’avez pas à vous occuper de la façon dont sont stockées vos notes physiquement. Pas de dossiers ni de fichiers à créer. Le gros avantage du stockage sur OneDrive, c’est que vous pouvez accéder à vos notes depuis n’importe où, et de différentes façons :

  • Sur votre ordinateur, avec la version de bureau
  • Sur votre smartphone ou tablette avec l’appli OneNote pour Android ou iOS
  • Depuis un ordi public, dans un navigateur avec OneNote Online

Et bien entendu, tout ça se synchronise automatiquement. Vous retrouvez ainsi par exemple sur votre smartphone les notes que vous avez prises sur votre PC, et inversement.

Pour ouvrir un bloc-notes dans OneNote Online, vous pouvez :

  • Soit aller dans le dossier OneDrive qui contient vos blocs-notes et cliquer sur celui que vous voulez
  • Soit lancer d’abord l’application OneNote Online depuis la page office.com, et ouvrir le bloc-notes souhaité
Les applications Office Online
Les applications Office Online sur office.com

Travaillez hors connexion

Le stockage sur OneDrive est merveilleux. Mais cela veut-il dire que vous ne pourrez pas travailler si vous n’avez pas de connexion Internet ?

Rassurez-vous,

OneNote créé un cache sur votre appareil pour vous permettre de travailler hors connexion. Il se synchronise automatiquement avec OneDrive dès que vous retrouvez une connexion internet.

Remarque :  dans le OneNote d’Office 2016, il est possible de créer des blocs-notes locaux, c’est-à-dire stockés uniquement sur votre disque dur. Ils sont par défaut stockés dans le répertoire Mes documents\Blocs-notes OneNote.

Collaborez en temps réel avec d’autres personnes 

Je ne vais pas trop m’étendre sur ce sujet qui fera l’objet d’un article pour lui tout seul. Mais sachez que grâce au stockage sur OneDrive, vous pouvez travailler à plusieurs en même temps sur un bloc-notes.

Si vous travaillez sur la même page, les modifications de chacun sont synchronisées en temps réel sur les ordinateurs des autres. C’est assez impressionnant à voir !
Seul le débit de votre connexion Internet peut limiter la fluidité.

OneNote offre ainsi une solution de collaboration très efficace, que ce soit à titre privé ou pro.

Retrouvez vos notes perdues

Vous regrettez d’avoir supprimé du texte dans une page il y a quelques jours ?

Pas de panique, car ce malin de OneNote a plus d’un tout dans son sac 😉.

OneNote garde en effet un historique des versions de chaque page, grâce auquel vous pouvez retrouver des données effacées et/ou restaurer une version antérieure de la page.

Pour cela, faites simplement un clic droit sur la page dans le volet de navigation et cliquez sur « Versions de pages » afin d’afficher le panneau ci-dessous :

Versions d'une page OneNote
Les versions d’une page OneNote

Dans ce panneau, cliquez sur la version de la page que vous voulez voir. Vous pouvez alors copier le texte à récupérer, ou même restaurer la page complète en cliquant sur le bouton « Définir en tant que page active ».

Vous avez carrément supprimé une page complète et vous aimeriez la retrouver ?

C’est possible aussi, car

OneNote permet d’afficher et restaurer les pages supprimées.

Pour cela :

  1. Sélectionnez le bloc-notes qui contenait la page supprimée
  2. Dans le menu Affichage, cliquez sur « Notes supprimées ». Le panneau de navigation affiche alors les pages supprimées, comme le montre la capture ci-dessous
  3. Faites un clic droit sur la page à récupérer et choisissez « Restaure vers »
  4. Choisissez le bloc-notes et la section dans lesquels restaurer la page
Restaurer une page supprimée dans OneNote
Restaurer une page supprimée dans OneNote

Vraiment très pratique tout ça, non ?

En tout cas, ça peut vous sauver la mise, et c’est bien plus facile que de retrouver un hypothétique fichier de sauvegarde.

En synthèse

OneNote est un outil puissant de prise de notes et d’organisation personnelle.
Je suis loin d’avoir présenté dans cet article l’ensemble de ses fonctionnalités.

Il peut vous rendre service dans de multiples contextes personnels, professionnels ou scolaires. Par exemple :

  • Prendre des notes durant des réunions, cours, formations, séminaires…
  • Collaborer en direct avec d’autres personnes
  • Partager du contenu entre enseignants et étudiants
  • Noter des tâches à faire pour vous ou d’autres personnes
  • Faire vos listes de courses ou choses à ne pas oublier
  • Centraliser vos documents, comptes-rendus, notes
  • …etc.

Les utilisations possibles sont vraiment très nombreuses !

OneNote est au centre de mon système d’information personnel depuis 2006. J’ai une dizaine de bloc-notes, plus de 100 sections et je ne compte pas les pages…
Je l’ai aussi beaucoup utilisé au travail lorsque j’étais chef de projet, pour la collaboration au sein de mon équipe.

J’utilise le OneNote d’Office 2016, car il offre au moment où j’écris ces lignes, plus de fonctionnalités que le OneNote gratuit (cf. ce comparatif). Mais Microsoft ne cesse d’enrichir ce dernier et il est probable qu’il n’y ait plus beaucoup de différences entre les deux lorsque OneNote 2016 sera abandonné.

Vous pouvez voir la liste des nouveautés du OneNote gratuit en consultant cette page.

Cet article vous donne-t-il envie d’essayer OneNote gratuit ? L’utilisez-vous déjà ? Et dans ce cas, en êtes-vous satisfait(e) ? Dites-mois tout en commentaire…

Si vous avez aimé cet article, un like ou un partage me ferait très plaisir ;)
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Tall
Invité
Tall

Merci pour cette mine d’informations pratiquent. Je ne suis vraiment pas douée avec les nouveaux logiciels et j’ai beaucoup perdu de connaissances sur ceux que je maîtrisais. Je potasses tout cela et je reviendrai faire un commentaire pour info progression.

Aline
Invité

Merci pour cet article détaillé, j’ai découvert une ou deux astuces ! J’utilise OneNote depuis quelques années sur mon Mac et mon iPhone, et pour moi, la synchronisation entre les deux est la fonctionnalité la plus utile. Une idée en me promenant dans la forêt ? Je la note sur mon téléphone, et je la retrouve en rentrant chez moi. C’est ce genre de petits détails qui me font adorer la technologie ! Tu dis qu’on peut entrer une note manuscrite … Faut-il dans ce cas utiliser la fonction dessin ? Et aussi, sais-tu s’il est possible, ou s’il sera… Lire la suite »

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