OnlyOffice en bref

Dans mon article précédent, vous avez pu découvrir WPS Office que je considère comme la meilleure alternative gratuite à Microsoft Office pour le bureau.

Pour continuer sur ma lancée, je vous présente aujourd’hui OnlyOffice, sans doute la meilleure alternative à Office online.

OnlyOffice en 2 mots

OnlyOffice est une suite collaborative libre créée par l’éditeur letton Ascencio System SIA en 2009.

Elle propose des applications web de traitement de texte, tableur et présentation, bien plus poussées que celles de WPS, et qui surpassent même celles de Microsoft et Google dans certains domaines.

Mais OnlyOffice ne se limite pas à ces 3 applications. C’est aussi une plateforme complète de collaboration en ligne à destination des entreprises et organisations. Elle propose ainsi des outils de gestion de documents, mail, CRM (gestion de relation client), gestion de projets, calendrier/agenda, communication via blogs, forums et chats.

OnlyOffice applications

OnlyOffice a aussi sorti entre 2014 et 2016 une version de bureau des applis de traitement de texte, tableur et présentation. Cette édition Desktop est gratuite et disponible pour Windows, MacOS et Linux. Comme WPS Office, elle est 100% compatible avec les formats Microsoft Office, mais aussi Open Document.

Dans la même période, l’application mobile gratuite OnlyOffice Documents est arrivée sur iOS puis Android (sans pub ni achat dans l’appli). Elle propose également un traitement de texte et un tableur, ainsi que des visionneuses de présentations, fichiers pdf, photos et vidéos. Elle permet d’accéder aux documents locaux et stockés sur le cloud.

Enfin, pour les développeurs, OnlyOffice propose également un outil libre nommé Document Builder, qui permet de générer sans éditeur visuel, des documents aux formats Office, ODF et PDF.

Les éditions de OnlyOffice

La priorité d’OnlyOffice est le travail et la collaboration en ligne. Cela se retrouve dans son modèle économique fortement orienté vers les entreprises.

Pour les entreprises, organisations et établissements

OnlyOffice propose aux entreprises 4 éditions de sa suite logicielle. Elles permettent aux entreprises de déployer la suite sur leurs propres serveurs pour garder un contrôle complet de leurs données.

Voici un bref résumé de leurs caractéristiques :

  • L’édition Community est la seule gratuite. Elle est distribuée sous licence GNU Affero, qui oblige à laisser le code source éventuellement modifié en téléchargement libre.
  • L’édition Enterprise permet d’utiliser la suite sous licence commerciale propriétaire, et de bénéficier d’une assistance technique.
  • L’édition Integration est semblable à la précédente, mais permet à l’entreprise d’intégrer les éditeurs de documents de OnlyOffice (document, feuille de calcul, présentation) dans ses propres logiciels pour en étendre les fonctionnalités.
  • L’édition Developer permet à l’entreprise d’intégrer les éditeurs de documents de OnlyOffice dans une solution SaaS (services en ligne) à destination de ses clients.

OnlyOffice propose aussi un Cloud, comme Microsoft Office Online et Google GSuite. Il est hébergé par Amazon Web Services (AWS) et proposé en abonnement mensuel ou annuel, avec un essai gratuit de 6 mois.

Le prix de l’abonnement varie en fonction de la durée et du nombre d’utilisateurs. Il est gratuit pour les organisations à but non lucratif et les écoles, et à -50% pour l’enseignement supérieur.

Pour les particuliers

Bien que OnlyOffice ne mette pas du tout en avant son offre cloud gratuite pour les particuliers, celle-ci existe bel et bien. Pour vous dire, même en cherchant bien, je n’ai pas trouvé le lien vers cette offre sur le site d’OnlyOffice ! C’est dans un mail qu’ils m’ont envoyé que j’ai obtenu le lien que voici : https://personal.onlyoffice.com/fr/

Sur cette page, il vous faudra créer un compte en renseignant simplement votre adresse mail, puis l’activer en cliquant sur le lien reçu par mail. Vous devrez ensuite entrer votre nom et choisir un mot de passe.

L’édition de bureau

Comme nous l’avons vu plus haut, la version Desktop de OnlyOffice est très récente, comparée aux poids lourds Microsoft Office et WPS Office, qui sont apparus dès la fin des années 1980.

Alors que Microsoft et WPS ont des applications de bureau très riches et bien plus poussées que leurs applications web, ce n’est pas le cas d’OnlyOffice.

En effet OnlyOffice développe en premier ses applications web, et intègre ensuite leurs fonctionnalités dans ses applications de bureau. C’est pourquoi ces dernières ont une richesse fonctionnelle et une productivité sensiblement inférieures à celles de Microsoft et WPS.

L’installation de la version de bureau est simple et classique. La suite prend moins de 600 Mo une fois installée dans C:\Program Files.

Comme dans WPS Office, OnlyOffice Desktop propose d’afficher les documents sous formes d’onglets dans une fenêtre unique :

OnlyOffice onglets

NB/ Il ne propose en revanche pas de thèmes pour changer la couleur de l’interface.

Les interfaces et fonctionnalités des 3 applications Desktop (traitement de texte, tableur et présentation) sont quasiment identiques aux applications web. Vous ne serez donc pas dépaysés en passant de l’une à l’autre.

L’espace cloud

Lorsque vous créez un compte personnel gratuit sur https://personal.onlyoffice.com/fr/ vous disposez d’un espace de stockage gratuit de 2 Go. Mais OnlyOffice vous permet depuis cet espace, de vous connecter à vos comptes Google Drive, OneDrive, DropBox, ou Box en quelques clics !

Voici par exemple l’interface de connexion de mon compte Box à OnlyOffice :

OnlyOffice connexion autre cloud

Après autorisation, vous choisissez le nom sous lequel ce compte doit s’afficher dans OnlyOffice.

Vous retrouvez alors ce nom sous l’arborescence « Mes documents » comme le montre la partie gauche de la capture ci-dessous :

OnlyOffice gestion documents cloud
Comptes cloud externes connectés à l’espace web OnlyOffice

Dans cette capture, vous pouvez voir que j’ai connecté mes comptes Box et Google Drive à mon espace web OnlyOffice. Sous le nœud « GoogleDrive » apparaissent tous mes dossiers présents dans ce cloud. En cliquant sur l’un d’eux, je peux voir son contenu dans la partie droite.

Tous les dossiers et fichiers sont éditables directement dans OnlyOffice !

Cette centralisation présente de gros avantages :

  • Vous vous connectez à tous vos comptes cloud en une seule fois
  • Vous pouvez facilement copier ou déplacer vos fichiers d’un cloud à l’autre
  • Vous profitez des éditeurs de documents puissants de OnlyOffice pour tous vos fichiers aux formats Office ou Open Document, quel que soit l’endroit où ils sont stockés
  • Vous n’êtes plus limité aux 2 Go d’espace de stockage de OnlyOffice

Vraiment puissant, vous ne trouvez-pas !?

Je n’ai présenté ici que l’espace cloud personnel gratuit. Avec les éditions payantes destinées aux entreprises, vous disposez d’un véritable bureau en ligne, avec tous les outils de collaboration. Vous trouverez plus d’infos sur cette page.

Nous allons voir maintenant un peu plus en détail les applications d’éditions de documents.

Les éditeurs de documents OnlyOffice

OnlyOffice met l’accent sur la puissance de ses applications Web de traitement de texte, tableur et présentation, en les comparant à celles de Microsoft et Google.

Dans ce qui suit, je présente brièvement les éléments principaux. Si vous voulez aller plus dans le détail, je vous encourage à créer un compte gratuit en ligne, ou à télécharger l’édition de bureau très similaire aux applis web.

Interface visuelle

Rubans

Les menus sont organisés en rubans, avec des similitudes par rapport à Office Online.

Voici un exemple comparatif des rubans Accueil du tableur d’OnlyOffice et d’Excel online :

OnlyOffice Ruban

Vous noterez que dans Excel, le ruban affiche 3 lignes de boutons, contre 2 pour le tableur d’OnlyOffice, ce qui permet une plus grande densité d’affichage. Les rubans d’Office online peuvent aussi s’afficher en mode simplifié sur une seule ligne.

Dans chaque application d’OnlyOffice vous retrouverez un ruban « Collaboration » qui permet de partager le document, ajouter des commentaires, accéder au chat et choisir le mode de co-édition.

OnlyOffice ruban collaboration

Dans Office Online, ces fonctionnalités sont accessibles via des boutons dans le coin droit de la barre de menu.

Remarque : dans l’édition Desktop, il y a en plus un ruban « Protection » contenant un seul bouton « Chiffrer ». On peut légitimement se demander l’intérêt d’avoir créé un ruban pour cela…

Onglets contextuels

Sur le côté droit de l’espace de travail, des onglets contextuels remplacent les rubans contextuels d’Office. Ainsi, le bon onglet s’active selon l’endroit où se trouve le curseur dans le document.

OnlyOffice interface

Dans la capture ci-dessus, vous pouvez voir à droite les 7 onglets contextuels de l’appli de traitement de texte d’OnlyOffice. Le bon onglet s’active selon que le curseur se trouve sur un paragraphe, un tableau, une image, un pied de page, un dessin, un graphique ou un TextArt.

Ici l’onglet contextuel Image est activé. Il propose des fonctionnalités pour éditer l’image sélectionnée dans le document. Le lien “Afficher les paramètres avancés” en bas à droite, permet d’ouvrir une boîte de dialogue avec des options d’édition supplémentaires.

Panneau de gauche

La capture précédente montre également une barre latérale sur la gauche du document, contenant des boutons qui permettent d’accéder respectivement :

  • A la fenêtre de recherche
  • Aux commentaires ajoutés au document
  • Au chat
  • A la navigation dans les chapitres du document (comme le volet de navigation de Word)
  • A une page pour envoyer des commentaires ou questions à OnlyOffice à propos de l’application
  • A l’écran « A propos »

Dans le tableur et l’appli de présentation, la navigation est remplacée respectivement par la vérification orthographique et la liste des diapositives.

Mon avis perso : je trouve l’interface visuelle d’OnlyOffice bien meilleure que celle de Google Docs, qui ne propose pas de ruban. Elle me semble encore légèrement en-deçà de celle d’Office Online, que je trouve plus belle et un peu plus ergonomique.

Prise en charge des macros

OnlyOffice permet de créer des macros en JavaScript, ce qui est intéressant car ce langage est plus universel que le VBA, et utilisable notamment sur MacOS et Linux.

Mais si vous avez créé des macros VBA avec Microsoft Office, vous ne pourrez donc pas les exécuter dans OnlyOffice !

L’éditeur de code JavaScript d’OnlyOffice est on ne peut plus sommaire, comme le montre la capture ci-dessous :

OnlyOffice éditeur macros

Dans cet éditeur ultrabasique, seuls les mots clés du langage JavaScript son reconnus. Il n’y a aucune autocomplétion sur les objets de l’API, ce qui rend l’écriture de scripts assez hasardeuse et improductive.

Rendu des documents Office

OnlyOffice met en avant l’excellence du rendu des documents Office dans ses applications.

Cette présentation PowerPoint en ligne liste notamment les atouts de l’appli de traitement de texte par rapport à Word Online.
NB/ Elle permet par la même occasion de se faire une idée de l’appli de présentation 😉

Pour en avoir le cœur net, j’ai fait quelques essais sur mes propres fichiers. Voici ce qu’il en ressort :

Documents Word

Pour mes cours d’informatique, j’ai des documents Word longs et complexes, avec des pages de garde, tables des matières, tableaux, images, dessins, extraits de code, mises en forme…etc.
Lorsque j’ouvre ces fichiers dans OnlyOffice, le rendu est quasi impeccable ! Seule une image ne s’affiche pas correctement sur un de mes documents. Je n’ai pas réussi à trouver ce qu’elle avait de particulier par rapport aux autres.

Comparativement, Word online affiche bien l’image en question, mais n’affiche pas les bordures autour des extraits de codes.

Fichiers Excel

De même, parmi les classeurs Excel complexes que j’ai réalisés, seul un graphique n’est pas tout à fait bien rendu dans OnlyOffice, alors que l’affiche est fidèle dans Excel Online.

Présentations PowerPoint

En revanche, pour les présentations PowerPoint ce n’est pas la même : bien que le rendu visuel soit fidèle, les animations ne fonctionnent pas du tout dans OnlyOffice. C’est étonnant, et j’ose espérer que cette fonctionnalité majeure sera prise en compte rapidement par l’éditeur !

Donc globalement, hormis les animations, je confirme que le rendu des documents Office est très bon dans OnlyOffice. Je n’ai toutefois pas eu l’occasion de constater la supériorité d’OnlyOffice face à ses concurrents sur mes propres documents.

Co-édition des documents

Toute suite collaborative qui se respecte doit permettre l’édition simultanée d’un document à plusieurs personnes. OnlyOffice permet cela de façon particulièrement efficace, qui la démarque de ses concurrents. Elle propose en effet 2 modes de co-édition :

  • Le mode rapide affiche en temps réel les modifications faites par les autres utilisateurs. C’est le mode qu’on retrouve chez les éditeurs concurrents.
  • Le mode strict n’affiche vos modifications aux autres utilisateurs que lorsque vous cliquez sur Enregistrer. A ce moment-là, vous récupérez aussi les modifications des autres utilisateurs.

Dans le mode strict, les passages de texte en cours de modification par les autres utilisateurs sont soulignés en pointillés de couleurs différentes. Plus de détails sur cette page.

Mon avis perso : le mode de co-édition strict est très intéressant, car il permet de ne pas être « pollué » visuellement par toutes les erreurs et corrections faites en cours d’écriture. Celui qui édite peut également se sentir plus à l’aise de ne pas montrer sa frappe en direct.

En synthèse

OnlyOffice s’adresse avant tout à ceux qui ont besoin de solutions web et collaboratives. C’est son domaine de prédilection. OnlyOffice a pour cela un atout majeur par rapport à ses concurrents : son aspect gratuit open source, qui permet aux entreprises et organisations d’héberger la suite sur leur propre serveur.

OnlyOffice est un bon choix pour une entreprise ou organisation ayant un besoin élevé de collaboration en ligne, notamment pour le travail à distance et la mobilité. Son modèle open source convient particulièrement au domaine public (administrations, établissements d’enseignement…etc.).

Pour un particulier, la version cloud gratuite d’OnlyOffice est très intéressante pour sa connexion aux autres fournisseurs Google Cloud, OneDrive…etc. Elle offre ainsi un accès centralisé et des applications d’édition puissantes quel que soit l’emplacement des documents.

Enfin, l’édition Desktop d’OnlyOffice permet le travail hors connexion, avec une interface quasiment identique à celle des applis web. Elle n’est pas comparable à Microsoft Office, ni WPS Office en termes de richesse fonctionnelle et de productivité pour créer des documents élaborés en local. Mais ce n’est pas son ambition…

J’espère que vous avez apprécié ce petit tour d’horizon. Si c’est le cas, n’hésitez pas à me le signifier en commentaire 😉

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