Il vous arrive de créer des graphiques ou rapports assez complexes sous Excel ?
Pourtant vous n’avez qu’une très vague idée de ce qu’est la Business Intelligence (BI) et vous ne connaissez pas Power Pivot ni Power BI Desktop, 2 puissants outils BI ?
Rassurez-vous, même pour les informaticiens il n’est pas facile de rester à la page, de connaître les outils disponibles, ni de savoir dans quels cas les utiliser…!
C’est pourquoi je vous propose de faire ensemble un petit tour d’horizon de Power BI Desktop et des compléments Excel pour la BI.
A la fin de cet article, vous aurez une vision plus claire de ce qu’il est possible de faire avec ces outils, et s’il est opportun pour vous de vous y mettre.
A quoi sert Power BI Desktop ?
Power BI Desktop est comme son nom l’indique un outil de Business Intelligence (BI).
La BI consiste à extraire à partir de données brutes, des informations utiles pour prendre des décisions éclairées dans des domaines (business) variés.
Exemple typique : un tableau de bord contenant des indicateurs clé sur les performances commerciales ou sur la production d’une entreprise.
Power BI Desktop permet de créer des rapports et tableaux de bord à partir de données issues de sources très diverses (fichiers Excel, CSV, bases de données, pages web, presse-papier, données en streaming…).
L’image ci-dessous montre un exemple de rapport Power BI contenant des graphiques et indicateurs de différents types.
Les rapports peuvent être interactifs, ce qui facilite l’exploration des informations. Vous pouvez aussi les envoyer sur Power BI Service, un portail web (payant) pour la publication et le partage de rapports.
Power BI offre de puissantes fonctionnalités de transformation et de liaison de données. Vous pouvez ainsi combiner, regrouper et transformer les données brutes de façon très poussée pour en extraire les informations utiles et pertinentes pour vous ; puis visualiser ces infos de façon synthétique et interactive (ce que ne permet pas Excel).
Power BI Desktop en bref
Power BI Desktop est un outil gratuit que Microsoft à lancé en 2015. Il n’est disponible que sur Windows.
Vous pouvez l’installer depuis cette page du Microsoft Store, ou bien télécharger le setup sur cette page (le téléchargement fait un peu plus de 500 Mo).
Les rapports Power BI et les données sur lesquels ils s’appuient sont stockés dans des fichiers à l’extension .pbix. Dans ces fichiers, les données sont stockées sous forme de cubes (concept propre à la BI) pour en faciliter l’exploitation.
Power BI Desktop est issu de l’intégration d’outils plus anciens que sont Power Query, Power Pivot et Power View.
Il met en œuvre le langage DAX (Data Analysis eXpressions) déjà présent dans Power Pivot, pour résoudre des problèmes analytiques et de modélisation des données. Certaines fonctions DAX sont identiques aux fonctions d’Excel, mais DAX a beaucoup plus de fonctions qu’Excel pour répondre à des scénarios d’analyses complexes.
Cette page de documentation Microsoft vous donnera une bonne vision des concepts de base du langage DAX.
Excel et les outils BI
Excel est bien plus ancien que Power BI Desktop. Au cours de l’évolution d’Excel, Microsoft lui a adjoint des compléments pour la Business Intelligence. C’est ainsi que sont nés Power Query, Power Pivot et Power View.
Power Query
Power Query est sorti en 2013 et s’apparente à un outil ETL (Extract, Transform and Load). C’est-à-dire qu’il permet de collecter des données de différentes sources pour les importer dans Excel, en leur appliquant au passage quelques transformations (filtrage et combinaison) si nécessaire.
Les fonctionnalités de Power Query sont disponibles dans le groupe « Récupérer et transformer des données » du ruban Données d’Excel 2016 et +.
La liste « Obtenir des données » vous permettra de paramétrer les connexions aux sources de données que vous souhaitez exploiter.
Vous constatez que la liste donne également accès à l’éditeur Power Query, qui vous permettra de filtrer et combiner les données à récupérer au moyen d’un langage de formules appelé Power Query M.
Power Query est intégré dans Power BI Desktop. Mais ce dernier va plus loin qu’Excel en prenant en charge encore bien plus de sources de données., comme le montre la fenêtre ci-dessous :
Power Pivot
Avec Excel, la seule façon de relier les données de plusieurs tableaux, est d’utiliser la fonction RECHERCHEV et ses consœurs (RECHERCHEX, INDEX, EQUIV…). Cependant, ce n’est pas suffisant pour créer des modèles de données complexes. Excel reste donc très limité lorsqu’il s’agit de créer certains types de graphiques et rapports nécessitant la mise en relation de données.
C’est pourquoi Microsoft a sorti en 2010 Power Pivot, un complément pour Excel et SharePoint.
Power Pivot permet de créer des modèles de données complexes, grâce à la création de relations entre tables et au langage DAX, dont j’ai déjà parlé plus haut.
Comme l’explique cette page de Microsoft, Power Pivot est intégré à Microsoft 365 et à Office Professionnel Plus depuis la version 2013.
« Office Famille et Entreprise » et « Office Famille et Etudiant » l’intègrent aussi depuis leur version 2019.
Mais Power Pivot n’est pas activé par défaut dans Excel. Pour l’activer :
- Cliquez sur le menu Fichier > Options > Compléments.
- Dans la liste Gérer, sélectionnez Compléments COM puis cliquez sur Atteindre.
- Cochez la case Microsoft Office Power Pivot, puis cliquez sur OK.
Une fois ce complément activé, un nouvel onglet « Power Pivot » apparaît dans le ruban d’Excel :
Via le bouton « Ajouter au modèle de données », vous pouvez ajouter les tableaux de vos feuilles de calcul Excel dans un modèle de données Power Pivot. L’ajout d’un tableau au modèle ouvre automatiquement la fenêtre principale de Power Pivot :
Dans cette dernière, vous pouvez créer des relations entre les tableaux et faire des calculs à l’aide de fonctions.
Dans Power BI Desktop, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités (plus d’autres) intégrées dans une seule et même interface visuelle, ce qui est bien plus pratique :
Power View
Power View est un complément pour Excel sorti avec Office 2013, qui permettait de créer des graphiques, diagrammes, cartes et autres visuels interactifs. Il offrait donc plus de possibilités qu’Excel pour la présentation et la visualisation des données, sans toutefois aller aussi loin que son successeur Power BI Desktop.
Je parle au passé, car Microsoft a cessé de développer Power View et a retiré la possibilité créer des feuilles Power View dans Office 2016. Comme l’explique l’entreprise sur cette page, elle investit dans le développement de Power BI Desktop, qui remplace avantageusement Power View pour la création de rapports.
Les différences fondamentales entre Power BI Desktop et Excel
Même si Excel accompagné de Power Pivot a des fonctionnalités communes avec Power BI Desktop pour la récupération de données et la création de modèles de données complexes, la comparaison s’arrête là.
Ces 2 outils ne visent pas les mêmes objectifs :
Power BI Desktop est vraiment spécialisé dans la création de rapports et tableaux de bord complexes et dynamiques. Pour cette tâche, il possède plusieurs avantages sur Excel et Power Pivot :
- Il intègre l’ensemble des fonctionnalités BI dans une application unique et cohérente, en partant de la connexion aux sources de données, jusqu’à la présentation des rapports.
- Il prend en charge une plus grande variété de sources de données et va encore plus loin dans la création de modèles de données complexes. Il offre en outres des performances optimales sur les gros volumes de données.
- Il permet de créer des rapports vraiment dynamiques, ce qu’Excel ne fait que de façon limitée.
Excel est un outil plus universel, qui permet de :
- Saisir et contrôler des données dans des feuilles
- Faire des calculs analytiques poussés
- Faire des simulations et résoudre des équations
De plus, les macros VBA et les compléments web étendent encore considérablement ses possibilités, notamment pour interagir avec d’autres applications.
Il est cependant légitime d’hésiter entre Excel + Power Pivot et Power BI Desktop pour la création de rapport simples et peu interactifs. Mais le paragraphe qui suit va vous donner les clés pour bien choisir.
Excel, Power Pivot, Power BI : lequel choisir pour créer vos rapports ?
Pour des besoins basiques de présentation
Si vous maîtrisez déjà bien Excel et qu’il suffit seul à répondre à vos besoins basiques de présentations de données, inutile de vous encombrer de Power Pivot ou Power BI Desktop
… à moins que vous soyez curieux !
Avez-vous déjà pris le temps de réfléchir à la question suivante :
Est-ce que vous ne limitez pas inconsciemment vos besoins ou votre potentiel, du fait que vous ne connaissez pas d’autres outils qu’Excel ?
La curiosité n’est pas un vilain défaut quand elle sert à découvrir de nouvelles choses et à progresser dans son métier 😉
Pour des besoins plus poussés de présentation
Si vous sentez qu’Excel seul vous limite dans l’exploitation de vos données, vous vous posez sans doute la question suivante :
Est-il préférable de commencer par Power Pivot, ou bien de passer directement à Power BI ?
Une fois n’est pas coutume, mon avis est tranché :
Passez tout de suite à Power BI !
En effet, quitte à apprendre quelque chose de nouveau, mieux vaut investir votre temps sur Power BI Desktop, qui est l’outil le plus puissant et le plus intégré, et qui est en plus entièrement gratuit !
Si votre besoin concerne avant tout l’extraction et la mise en relation des donnés, et non la création de rapports interactifs, Power Pivot pourrait suffire. Cependant, il n’y a aucun avantage à se limiter à cette solution, si ce n’est qu’elle ne nécessite pas d’autre logiciel.
Que vous utilisiez Power Pivot ou Power BI Desktop, dans les 2 cas, vous devrez apprendre à récupérer des données avec Power Query, et à modéliser et transformer des données avec DAX. Mais vous pourrez le faire plus facilement dans Power BI Desktop, grâce à son interface intégrée et à sa prise en charge de quasi toutes les sources de données possibles.
En adoptant d’entrée de jeu Power BI Desktop, vous vous ouvrez en plus la possibilité de créer des présentations visuelles ambitieuses. Cela vous demandera un petit apprentissage supplémentaire, mais quand vous aurez pris en main cette fonctionnalité, vous pourrez créer tous types de rapports avec un maximum d’efficacité ; et je pense que vous en tirerez beaucoup de gratification.
Anticipez vos besoins
Si vous faites régulièrement des graphiques dans Excel, je vous encourage à découvrir Power BI avant d’en avoir réellement besoin. Car il est plus confortable de découvrir un nouveau logiciel progressivement, en commençant par les fonctionnalités de base, que d’avoir à s’y mettre par nécessité urgente. Même si l’urgence peut être une excellente source de motivation, elle peut aussi être source de stress !
De plus, plus vous apprendrez tôt à utiliser Power BI Desktop, plus vous profiterez rapidement de son potentiel. C’est un peu comme les investissements financiers : mieux vaut commencer à investir le plus tôt possible pour en retirer le maximum de bénéfices sur le long terme.
En synthèse
Dans cet article, vous avez pu découvrir brièvement ce qu’est la BI (Business Intelligence), ainsi que le potentiel de Power BI Desktop pour créer des rapports et tableaux de bord riches et dynamiques.
Power BI et Excel sont 2 outils puissants et complémentaires. Lorsqu’Excel seul n’est pas suffisant pour créer vos rapports, vous avez vu qu’il est plus judicieux de passer directement à Power BI plutôt que d’utiliser le complément Power Pivot.
Si vous êtes amené(e) à créer des rapports complexes et/ou dynamiques dans un environnement logiciel Microsoft pour votre métier actuel ou futur, la maîtrise de Power BI sera un vrai atout. Alors n’hésitez pas !
Qu’en pensez-vous ?
Cela vous donne-t-il envie d’essayer Power BI Desktop ?
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