Quelles compétences bureautiques pour votre métier ?

Les compétences bureautiques sont aujourd’hui considérées comme des compétences de base en informatique. Qui n’a pas au moins une boîte email ? Qui n’a pas utilisé au moins une fois un traitement de texte pour écrire une lettre ou un rapport, ou bien faire son CV ?

Mais que recouvre au juste la bureautique ?
Quelles sont les compétences et savoir-faire bureautiques les plus utiles en entreprise ?
Quels sont les métiers les plus demandeurs ?
Comment évaluer votre niveau ?

C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Dans un prochain article, vous verrez les meilleures façons de développer vos compétences en bureautique.

Qu’entend-on par bureautique ?

Avant de se demander quelles sont les compétences bureautiques les plus utiles, encore faut-il savoir ce qu’on entend par « bureautique ».

Les logiciels de bureautique sont aussi désignés dans le milieu professionnel comme logiciels de productivité. Si vous voulez savoir pourquoi, je vous suggère de lire le début de cet article.

En théorie

Voici la définition qu’en donne Wikipédia (tirée du Journal Officiel de la République Française du 17/02/1982) :

La bureautique est l’ensemble des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et, principalement, le traitement et la communication de la parole, de l’écrit et de l’image.

Cette définition est plutôt large n’est-ce pas ?  Le Petit Robert est même encore plus évasif :

Bureautique : ensemble des techniques visant à automatiser les travaux de bureau

D’après Wikipédia, on peut classer les outils bureautiques en 3 grandes catégories :

• Les outils de production de documents (traitement de texte, tableurs…)
• Les outils de communication (notamment courriels)
• Les outils de conservation (typiquement de GED : gestion électronique de documents)

Les logiciels de bureautique de base

Si on laisse de côté l’aspect non informatisé (les documents papier), le terme bureautique évoque spontanément des logiciels de :

• Traitement de texte : Wordpad, Word, LibreOffice Writer, Google Docs…
• Tableur / calcul : Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets…
• Présentation : PowerPoint, LibreOffice Impress, Google Slides…
• Messagerie, agenda : Outlook, Thunderbird, Gmail…
• Gestion de notes : OneNote, Evernote
• Base de données (qui ne fait pourtant pas vraiment partie de la définition) : Access, Firebird

En lien direct avec ces derniers, on a aussi les logiciels de :

• Visualisation de documents texte : lecteurs PDF, epub, mobi…
• Transformation et conversion de documents : imprimantes PDF, convertisseurs entre formats odt, docx, pdf, epub, mobi…
• Dictionnaires et correction orthographique : Antidote, Le Robert, Cordial…
• Messagerie instantanée et réunion : Slack, Microsoft Teams, Skype, Hangouts…
• Reconnaissance de caractères (OCR) et reconnaissance vocale : FineReader, Simple OCR, Dragon…
• Édition de formules mathématiques : LibreOffice Math

Certains logiciels intègrent d’ailleurs plusieurs de ces fonctionnalités (exemple : Word)

Les logiciels connexes

Mais d’après la définition précédente, on pourrait aussi y inclure les logiciels de :

• Dessin bitmap et retouche d’image : Paint, Paint.Net, Adobe Photoshop, Gimp
• Dessin vectoriel : LibreOffice Draw, Corel Draw, Adobe Illustrator, Inkscape, Gimp
• Schémas, diagrammes, organigrammes : Visio, Draw.io, Gliffy…
• Maquettage : Balsamiq, Axure, Sketch…
• Composition : Canva
• …

… et peut-être même les logiciels et services de :

• Stockage et synchronisation de fichiers : SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox… On peut a priori les mettre dans la catégorie des outils de conservation.
• Cartes mentales (Mind Mapping) : Simple Mind, XMind, FreeMind, Wise Mapping…
• Gestion de tâches : Todoist, Trello
• Navigateurs web : on peut les considérer comme des outils de visualisation de documents, si on considère les pages web comme des documents
• …

Bref, vous voyez que les frontières sont très floues. Le monde informatique est tellement large et entremêlé, qu’il n’est pas toujours simple de distinguer ce qui relève de la bureautique du reste.

Au sens commun, les logiciels de bureautique sont ceux du premier ensemble vu plus haut, et qui forment le cœur d’une suite bureautique classique : traitement de texte, tableur, présentation, messagerie, gestion de notes.

Que mettre sur votre CV ?

Quelquefois, on peut aussi être amené à développer une véritable expertise sur un type particulier de logiciel, sans pour autant avoir beaucoup de connaissances sur les autres. Par exemple, un comptable peut être expert d’Excel tout en connaissant peu PowerPoint.

Tout est donc très relatif.

Alors que mettre sur votre CV ?

Plus le poste que vous visez demande d’expertise bureautique, plus vous devez être précis.

Si vous avez une certification sur un logiciel, sa mention et le score que vous avez obtenu seront bien entendu des informations très pertinentes.

Pour un métier qui demande de connaître des fonctionnalités spécifiques d’un logiciel, n’hésitez pas à les mentionner si vous les maîtrisez. Par exemple :

• Excel : bonne maîtrise des tableaux et graphiques croisés dynamique, du solveur…
• Word : bonne maîtrise des fonctionnalités de mise en page avancées et du publipostage

Parlez de vos réalisations, car ce sont aussi de très bons indicateurs de vos compétences. Exemples :

• Réalisation de tableaux de bord Excel pour le directeur commercial.
• Réalisation des plaquettes d’entreprise sous Word

Sinon, vous pouvez lister les logiciels que vous avez utilisés, et mettre une indication de votre niveau de maîtrise, comme ceci :

Bien entendu, parlez aussi des logiciels de gestion de tâche, de dessin…etc. que vous avez utilisés.

Évaluez vos compétences bureautiques

Une méthode d’évaluation empirique

Une technique intéressante au départ pour évaluer vos connaissances est la suivante :

1. Allez dans votre librairie en ligne favorite
2. Trouvez 2 ou 3 livres de niveaux différents sur le logiciel qui vous intéresse. Au minimum un livre de niveau débutant et un autre de niveau avancé.
   Par exemple en recherchant « Word 2019 » sur Amazon, et en filtrant sur la catégorie « Livres Informatique et Internet », vous trouverez des livres de niveaux différents.
3. Regardez le sommaire détaillé de chacun d’eux (Amazon permet souvent de feuilleter les premières pages des livres), et voyez ce que ça vous évoque.

Si vous voyez clairement de quoi parle un chapitre, c’est que vous avez sans doute déjà une bonne connaissance du sujet correspondant. En revanche, si un titre de chapitre ne vous évoque pas grand-chose, c’est que vous avez certainement des choses à apprendre sur le sujet.

Cette technique vous donnera en plus une bonne idée de ce que vous avez encore à apprendre. Car comment apprendre ce dont on ignore l’existence ?

Lorsque vous avez déjà acquis une certaine compétence sur un logiciel, il peut être intéressant d’évaluer votre niveau de façon plus précise avec des tests. Voici quelques suggestions pour cela.

2 tests en ligne

Isograd propose sur cette page des tests gratuits sur les logiciels de la suite Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Access) +  VBA, mais aussi sur LibreOffice Calc, Writer et Impress. J’ai fait celui sur Word, qui m’a semblé assez difficile. Je n’ai obtenu que 6/10, alors que j’estime avoir une bonne maîtrise de Word.

Mais ces tests restent très partiels, car 10 questions ne sont pas suffisantes pour évaluer correctement ses compétences sur des logiciels aussi vastes. C’est pourquoi Isograd propose une version plus complète et payante de ses tests. Il faut pour cela acheter des packs de crédits valables 1 ans et utilisables sur l’ensemble de leur catalogue (détails sur cette page).
Ils fournissent un rapport complet qui inclue entre autres une analyse des compétences bureautiques et un classement.

Kronoscope Formation propose également sur cette page un test en ligne gratuit d’environ 20 minutes sur Excel. Je ne l’ai pas fait…

Que faut-il apprendre ?

Comme nous l’avons vu plus haut, la bureautique est un vaste domaine. Il est donc illusoire de vouloir tout savoir. Mais surtout apprendre des choses dont vous n’avez pas besoin n’a guère d’intérêt. Sauf celui de savoir qu’elles existent et qu’elles pourraient un jour vous servir…

Une connaissance théorique pas mise en application rapidement disparaître en effet très vite. N’avez-vous jamais suivi une formation qui vous a paru intéressante sur le coup, mais dont vous n’avez finalement rien retenu, car pas mise en pratique ?

L’enjeu est donc d’apprendre en premier ce qui vous est le plus utile tout de suite, ou dans un futur proche.

Comment identifier ce qui vous sera utile ?

Rencontrez des personnes de la profession

Si vous avez l’occasion de rencontrer des personnes qui exercent la profession que vous visez, n’hésitez pas à leur demander de vous montrer des exemples de fichiers / travaux qu’elles ont réalisé avec les outils bureautiques.

Les gens sont en général très contents de parler de leur métier et de montrer leurs créations !

Exemples :

• Demandez à un comptable de vous montrer les fichiers Excel qu’il utilise
• Interrogez un entrepreneur sur sa façon de gérer ses devis (peut-être les gère-t-il sous Excel)
• Demandez à une secrétaire de vous parler de la façon dont elle gère les mails, les rendez-vous et le planning du directeur
• Interrogez un commercial sur les techniques qu’il utilise pour faire des présentations convaincantes
• …etc.

Lisez des livres spécialisés

Il y a beaucoup de livres généralistes sur la bureautique. Mais il existe aussi des livres orientés vers certaines professions précises. Exemples :

• Gestion comptable avec Excel
• Calcul scientifique : Excel pour l’ingénieur : Bases, graphiques, calculs, macros, VBA
• Calculs mathématiques, statistiques et financiers – Avec Excel
• …

Non seulement ce type de livre vous donnera une bonne idée des notions dont vous avez besoin, mais il contient généralement aussi des exercices qui vous permettront de mettre en pratique ces notions.

Le premier livre ci-dessus vous fait par exemple réaliser des notes de frais automatisées, un suivi de factures client, une gestion des immobilisations…etc. C’est vraiment concret et appliqué à la profession comptable.

Qui a besoin de compétences bureautiques ?

Sur cette page du guide des métiers, on peut lire ceci :

Aujourd’hui, la maîtrise des outils bureautiques informatisés (traitement de textes, tableur, base de données) et de la communication électronique constitue une compétence de base dans les entreprises, quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d’activité

Hintigo ajoute sur cette page de sa rubrique carrière que :

On retrouve souvent des employeurs qui indiquent dans leurs annonces qu’ils recherchent des personnes ayant une maîtrise des logiciels du Pack Office. Les plus demandés étant Word, PowerPoint mais surtout Excel.

Vous l’aurez compris, un certain niveau de compétences bureautiques est aujourd’hui indispensable dans quasiment tous les métiers.

Les métiers les plus demandeurs

Voici une liste des domaines professionnels nécessitant le plus de compétences bureautiques :

• Secrétariat
• Administratif, comptabilité
• Direction d’entreprise et assistance de direction
• Gestion de projet
• Maintenance et support informatique
• Analyse financière, statistique
• Scientifique
• Commerce
• Rédaction
• Communication
• Formation

Les secrétaires, les techniciens support et les formateurs informatiques font notamment la part belle des offres d’emplois proposées par le métamoteur Jooble pour le mot « bureautique ».

Les autres métiers

Mais l’informatique est omniprésente, et même dans des métiers plus éloignés du bureau, des compétences bureautiques peuvent être fort utiles.

Par exemple, les petits artisans, commerçants et libéraux doivent gérer des listes de clients, des devis et des factures. Tout cela peut être fait avec un tableur.

Rédiger un contrat nécessite aussi quelques compétences de traitement de texte.

Si vous êtes en microentreprise, vous tenez peut-être votre compta simplifiée dans un classeur Excel ?

Les responsables d’associations et clubs peuvent aussi avoir besoin de ces outils pour gérer leur liste d’adhérents et leurs cotisations, envoyer des courriers…etc.

Les étudiants

Si vous êtes étudiant(e), un logiciel comme OneNote peut vous êtes d’un grand secours pour centraliser et organiser vos cours et notes.

Tôt ou tard, vous aurez aussi besoin de faire des rapports de stages et des présentations. C’est alors que Word et PowerPoint (ou autres alternatives) entreront en jeu. Et si votre rapport contient des graphiques, vous aurez aussi besoin de quelques compétences sur Excel.

Enfin, au moment d’entrer sur le marché de l’emploi, il vous faudra faire un CV et une lettre de motivation bien présentés. Encore une fois des compétences en traitement de texte vous seront très utiles.

Certifiez vos compétences bureautiques

Une certification permet d’apporter la preuve de vos compétences à votre employeur. Cela peut être particulièrement utile dans les catégories de métiers que nous avons vues plus haut.

Il existe différents types de certifications :

La certification ICDL

L’International Certification of Digital Literacy ou passeport international de compétences informatiques est un standard mondial. Il est reconnu dans 140 pays.

C’est un certificat d’aptitude qui atteste que le titulaire a les connaissances de base pour utiliser un ordinateur, ainsi que les principaux outils bureautiques.

Jusqu’à 15 modules définis par un référentiel international peuvent être proposés selon les centres de formation, mais aucun n’est obligatoire. Vous pouvez passer les modules que vous souhaitez et votre certificat mentionne ceux que vous avez réussis (avec vos scores), et à quelle date.

Les tests sont déclinés sur les logiciels les plus utilisés par les entreprises, payants ou gratuits.

Vous trouverez tous les détails sur le site ICDL France.

La certification TOSA

Comme nous avons vu plus haut, Isograd propose des tests en bureautique. Mais elle propose aussi la certification TOSA (Test On Software Applications).
D’après Isograd, cette certification est utilisée par plus de 5 000 entreprises, écoles, et organismes de formation dans 30 pays. C’est donc devenu un standard international d’évaluation et de certification des compétences informatiques.

Les certifications en bureautique portent sur les logiciels suivants : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, VBA, Access, Calc, Writer et Impress.

Isograd définit 4 niveaux selon le score réalisé :

• Basique : score compris entre 351 et 550
• Opérationnel : score compris entre 551 et 725
• Avancé : score compris entre 726 et 875
• Expert : score compris entre 876 et 1000

Les certifications Microsoft Office Specialist (MOS)

Elles valident vos savoir-faire en vous demandant de réaliser des petits projets en 1h30.
Il y a 2 niveaux de certification MOS :

• MOS Associate : nécessite de réussir 3 des examens parmi Word, Excel, PowerPoint et Outlook, soit sur la version Office 2019, soit sur Microsoft 365.
• MOS Expert : nécessite de réussir la certification MOS Associate + les examens Word et Excel Expert

En synthèse

Dans cette synthèse, vous avez pu vous faire une idée plus précise de ce que recouvre la bureautique.

Vous avez vu différentes façons d’évaluer votre niveau, et de présenter vos compétences bureautiques dans votre CV.

Comme vous avez pu le voir, il est aujourd’hui difficile de se passer de compétences bureautiques, quel que soit votre domaine d’activité. C’est pourquoi, que vous aimiez ou non la bureautique, il est indispensable de vous former un minimum.

La bureautique étant un domaine vaste, vous avez vu comment cibler votre apprentissage sur ce qui sera le plus utile pour vous.

Pour certains métiers, l’obtention de certaines certifications peut être un réel avantage pour trouver du travail.

Dans le prochain article, je vous donnerai mes meilleurs conseils pour vous former de façon naturelle et plaisante.

Et vous, utilisez-vous beaucoup les logiciels de bureautique au travail ? Comment avez-vous développé vos compétences dans ce domaine ?