Sur quels critères choisir une suite bureautique ?
Quelles sont les suites les plus utilisées en entreprise, et pourquoi ?
Quelles sont les suites les plus adaptées pour différents profils (particuliers, TPE, étudiants et enseignants) ?
Que valent les solutions gratuites ?
C’est à toutes ces questions que j’essaie de répondre dans ce dossier spécial. Il vous aidera j’espère à mieux comprendre les enjeux, et à faire des choix éclairés, à titre personnel ou professionnel.
Les critères de sélection d’une suite bureautique
Voici les grands critères qui guideront généralement le choix d’une suite bureautique :
- L’étendue fonctionnelle (applications et fonctionnalités proposées)
- Les types d’applications proposés (bureau, mobiles, web)
- L’intégration dans l’environnement logiciel (système d’exploitation et autres logiciels)
- La capacité de l’éditeur à faire évoluer sa suite
- Les standards pris en charge (ODF, OOXML, SVG, Math ML…)
- La facilité de déploiement et de maintenance
- La facilité d’utilisation
- Le prix
Bien entendu, les critères de choix d’une suite bureautique sont très différents pour une entreprise et pour un particulier. Mais ils varient aussi grandement entre différents profils d’entreprises et de particuliers.
C’est pourquoi dans la suite de cet article, je vais traiter des choix possibles selon les profils d’utilisateurs.
En entreprise, le cloud est incontournable
Pour continuer à croitre tout en restant efficace, une entreprise ou une organisation (surtout de grande taille) doit répondre à 5 enjeux majeurs :
- La collaboration : travailler en équipe, partager des documents et contenus multimédia, faire des réunions à distance entre sites distants ou avec des clients…
- La mobilité : travailler à distance, en déplacement, sur différents périphériques, en connecté ou déconnecté…
- La sécurité : gérer l’authentification dans de multiples environnements, les droits d’accès, la protection face aux attaques extérieures, la sauvegarde et la protection des données…
- La mise à l’échelle (scalabilité) : pouvoir adapter facilement les dimensions de l’infrastructure face à l’évolution du nombre de salariés et de clients
- La disponibilité : assurer une disponibilité des services la plus élevée possible
Mettre en place, maintenir et mettre à l’échelle une infrastructure matérielle et logicielle pour répondre à ces besoins demande des moyens techniques et financiers considérables. C’est pourquoi les entreprises se tournent vers les solutions cloud. Les géants du web comme Google, Amazon et Microsoft, ont en effet les moyens nécessaires pour gérer en grande partie ces problématiques à leur place.
Le cloud permet d’utiliser de plus en plus d’applications web. Mais cela ne signifie pas pour autant l’abandon des applications de bureau. Celles-ci doivent simplement s’intégrer dans l’environnement web.
Les suites bureautiques dans le cloud
Les suites bureautiques principales ont toutes une version cloud. Certains éditeurs proposent en plus de nombreux services cloud complémentaires aux applications de base. C’est le cas de Microsoft et Google, mais aussi de OnlyOffice.
Google G Suite ne propose même que des applications et services web (pas de logiciels de bureau).
OnlyOffice propose une solution cloud hébergée par Amazon (AWS) ou OVH Cloud si vous préférez que vos données restent en France.
Les clouds privés
Comme nous l’avons vu, une solution cloud permet à une entreprise de déléguer complètement la gestion de l’infrastructure matérielle et logicielle à un géant du web, dont c’est la spécialité.
Toutefois, certaines entreprises préfèrent garder la maîtrise de leur infrastructure et de leurs données. Elles mettent alors en œuvre un cloud privé sur leurs propres serveurs.
Pour cela, elles peuvent intégrer des solutions libres telles que OnlyOffice et LibreOffice Online, à un serveur fournissant des services de stockage en ligne et d’authentification
Les applis web remplacent-elles les applications de bureau ?
L’augmentation des débits Internet et la technologie WebSocket permettent aujourd’hui d’atteindre une expérience utilisateur qui se rapproche de celle des application locales.
Comme nous l’avons vu, Google ne propose aucune application de bureau, tandis qu’OnlyOffice propose une suite d’applications de bureau qui n’est en fait qu’un empaquetage de ses applis web.
Cependant les applications de bureau continuent d’évoluer elles aussi. Elles sont de plus en plus intelligentes et offrent des fonctionnalités avancées et une productivité que les applications web ne peuvent égaler
C’est pourquoi les applications de bureau restent indispensables pour certains besoins ou contextes.
En fait, elles font elles-mêmes de plus en plus appel à des services web pour la traduction, les dictionnaires, le téléchargement de modèles, le stockage des documents…etc.
Un des enjeux majeurs pour une bonne cohabitation du web et du local est la fidélité de rendu des documents dans l’un ou l’autre environnement. En particulier, un document édité en local doit pouvoir s’afficher avec un très bon rendu dans l’application web. A ce jeu Microsoft et OnlyOffice sont très doués. OnlyOffice prend même parfois l’avantage sur son concurrent dans certaines situations.
Les 2 suites bureautiques principales en entreprise
2 mastodontes dominent le marché des solutions de productivité en entreprise : Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Google G Suite. Voici leurs parts de marché dans le monde en 2024 selon Statista :
Voyons maintenant plus en détails les solutions proposées par Microsoft et Google pour les entreprises :
Microsoft Office
Microsoft continue de proposer 2 modèles de licences :
- Les versions millésimées : Office 2016, 2019, 2021, 2024… plutôt destinées aux PME, et achetées définitivement.
- Microsoft 365, vendue sous forme d’abonnement par utilisateur et par mois, avec engagement annuel, et déclinée en 3 niveaux (Business Basic, Business Standard et Business Premium).
Office Famille et Petite entreprise se compose des logiciels de bureau suivants pour Windows ou Mac OS :
- Outlook (mail et calendrier)
- Word (traitement de texte)
- Excel (tableur)
- PowerPoint (présentation)
- OneNote (prise de notes)
…et la licence n’est valable que pour un seul ordinateur.
Office Professionnel ajoute les logiciels suivants (pour Windows uniquement)
- Publisher (création de documents de communication)
- Access (base de données)
Microsoft 365 comprend les mêmes logiciels qu’Office Professionnel, et ajoute selon les niveaux un ou plusieurs des éléments suivants :
- Les versions web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook (avec possibilité de travailler à plusieurs sur le même document)
- Les versions mobiles pour iOS ou Android d’Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote
- Teams (réunions en ligne, chat, planning)
- OneDrive (stockage et partage en ligne)
- SharePoint (Gestion électronique de documents et intranet)
- Exchange (mail et calendrier)
- Clipchamp (montage vidéo)
- Loop (espace de travail collaboratif en ligne)
- Intune (service de gestion unifiée de terminaux basé sur le cloud)
- Des services de sécurité (contrôle d’accès aux infos, stratégies de mots de passe)
De plus chaque utilisateur peut utiliser Microsoft 365 sur 5 appareils simultanément (ordinateurs, tablettes et smartphones).
Cette page vous donnera plus d’informations sur les 3 niveaux de Microsoft 365 pour les entreprises.
En février 2024, Microsoft 365 était utilisé par plus de 2 millions d’entreprises dans le monde, dont plus de la moitié aux Etats-Unis.
d’après Statista.
G Suite
Rappelons que G Suite ne peut concurrencer Microsoft 365 que sur le cloud, car Google ne propose pas d’application de bureau.
Google classe l’ensemble des applications de G Suite selon 4 grands besoins :
Voici une brève description de applications proposées :
- Connecter
- Gmail (messagerie pro)
- Agenda (planification)
- Hangouts Chat (messagerie d’équipe sécurisée)
- Hangouts Meet (visioconférence). Google propose aussi un kit matériel pour salle de conférence
- Créer
- Docs (traitement de texte)
- Sheets (feuilles de calcul)
- Forms (formulaires)
- Slides (présentations)
- Sites (construction de sites web)
- App Maker (développement d’applis avec peu de programmation)
- Keep (gestion de notes et tâches)
- Jamboard (tableau blanc numérique collaboratif)
- Accéder
- Drive (stockage et partage de fichier cloud)
- Cloud Search (recherche dans G Suite)
- Contrôler
- Administration (gestion des comptes utilisateur et appareils)
- Vault (archivage, recherche et exportation d’infos)
- Appareils mobiles (gestion des appareils mobiles)
La plupart sont disponibles sous forme d’applications mobiles pour Android et iOS.
G Suite est proposée en 3 niveaux (Basic, Business et Enterprise) détaillés sur cette page.
Les challengers pour le bureau
Les suites bureautiques qui proposent une alternative vraiment crédible à Microsoft Office pour le bureau sont rares.
Voici les 2 principales :
WPS Office
WPS Office, développée par l’éditeur chinois Kingsoft depuis 1988, enregistrait en 2019 plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels d’après cette source. Aussi bien des individuels, que des entreprises et organismes publiques.
Elle est disponible pour Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS. Elle propose 4 applications : Writer, Spreadsheets, Presentation, et PDF Tools.
Elle propose 3 solutions :
- WPS Standard : suite gratuite à destination du grand public
- WPS Pro : ajoute des fonctionnalités avancées, la modification et la conversion de PDF, et 20 Go d’espace cloud.
- WPS AI : services d’IA pour la vérification orthographique, la traduction, l’amélioration de photos, la génération de texte et de slides, le chat.
WPS est compatible avec les formats de documents de Microsoft et Google.
Pour savoir pourquoi je considère cette suite comme la meilleure alternative (et de loin) à Microsoft Office pour le bureau, lisez cet article.
LibreOffice
En 2000, Sun Microsystems avait lancé le projet OpenOffice.org pour produire une alternative libre et gratuite à Microsoft Office. C’est ainsi qu’est née OpenOffice.
Après la version 3.3 sortie en 2011, le projet s’est scindé en 2 branches :
- Apache OpenOffice, soutenu par la fondation Apache
- LibreOffice, soutenu par la fondation The Document Fundation, mais développée par la communauté
Ces 2 suites bureautiques sont disponibles pour Windows, Mac OS et Linux. Il existe également une application pour Android portant le nom d’Andropen Office (amusant ce nom, vous ne trouvez pas ?!)
OpenOffice et LibreOffice se sont répandues dans les organismes publics (gouvernements, écoles, universités…), car ce sont des logiciels open source utilisant le standard ODF (Open Document Format). Elles supportent aussi le standard OOXML utilisé par Microsoft Office.
Remarque : OOXML (Office Open XML) a été créé par Microsoft et a également été standardisé.
OpenOffice et LibreOffice intègrent les logiciels suivants :
- Writer (traitement de texte)
- Calc (tableur)
- Impress (présentation)
- Draw (dessin)
- Math (édition de formules mathématiques)
- Base (base de données Firebird ou HSQL DB)
De plus, les fonctionnalités de LibreOffice peuvent être étendues par des plugins.
LibreOffice est développée activement par la communauté. Une nouvelle version sort tous les 6 mois, en mars et septembre. OpenOffice évolue en revanche bien plus lentement et prend donc du retard sur LibreOffice. Cf. ce comparatif des 2 suites pour plus de détails.
Mon avis perso
LibreOffice souffre selon moi de 2 défauts majeurs :
– son ergonomie brouillonne qui la rend beaucoup moins productive et agréable à utiliser que ses concurrentes
– sa compatibilité avec les formats Office qui reste en-deça de la concurrence
Les limites de ces solutions alternatives
LibreOffice et WPS Office ne couvrent pas tous les besoins des entreprises. Par exemple, elles n’intègrent pas de logiciels de messagerie, d’agenda, de réunion en ligne… Il faut donc les compléter par d’autres logiciels gratuits ou payants, avec une intégration de l’ensemble qui sera certainement moins bonne que dans une suite logicielle du même éditeur (liens entre applications, préservations de formats lors de copier/coller…etc.).
Les challengers pour le web
Les suites bureautiques sur le web s’accompagnent dans certains cas d’applications de collaboration, de gestion de projet, de CRM…etc.
Ce n’est cependant pas le cas de WPS Office, qui n’est pas du tout dans la course du web. Ses applications de bureau sont bien déclinées en version web, mais ces dernières sont encore très peu évoluées, et pas comparables à celles des ténors du marché.
Les challengers sérieux sont d’après moi Zoho Docs, et surtout OnlyOffice, qui fournit beaucoup de fonctionnalités innovantes et totalement gratuites !
Le passage d’une suite bureautique à une autre
Le changement de suite bureautique dans une organisation de grande taille (par exemple pour passer d’une solution payante vers une gratuite) peut s’avérer difficile et coûteux. Car il ne faut surtout pas sous-estimer les facteurs suivants :
- Les coûts d’intégration de la nouvelle suite bureautique dans l’environnement informatique existant
- Les éventuels problèmes de qualité et/ou disponibilité engendrés par la migration
- La baisse de productivité temporaire engendrée par le changement d’habitudes
- Le coût de formation des salariés
Les suites bureautiques pour particuliers et TPE
Pour les particuliers et les très petites entreprises, la communication, la collaboration et la mobilité sont généralement des besoins beaucoup moins importants que pour les grandes entreprises.
De même, ils ne font guère usage de fonctionnalités pointues telles que la base de données, le publipostage, les calculs avancés de simulation financière, emprunts… etc. Des outils tels que Access, Power Pivot, un solveur leur sont donc peu utiles.
Les particuliers et TPE sont en revanche très sensibles au prix (particulièrement les étudiants) et à la facilité d’utilisation. Pour ces raisons, elles peuvent se tourner vers les solutions gratuites.
Les solutions gratuites
Voici les principales solutions gratuites :
- La suite web Office Online de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
- Les applications web Docs, Sheets, Slides et Forms de Google
- La suite web OnlyOffice
- Les logiciels de bureau WPS Office et LibreOffice
Les solutions payantes
Microsoft est la seule à proposer des solutions payantes réservées aux particuliers et TPE, avec les versions millésimées d’Office et Microsoft 365.
Les contenus de ses offres sont décrits sur cette page.
Voici les raisons majeures qui peuvent pousser un particulier à acheter Microsoft 365 ou une version millésimée d’Office :
- Même suite bureautique qu’au travail : une personne qui utilise déjà Office au travail n’aura pas besoin de s’habituer à un autre produit. Elle pourra immédiatement mettre à profit chez elle les savoir-faire et la productivité acquis en entreprise
- Un atout sur son CV : un employeur appréciera plus un CV qui mentionne la maîtrise de la suite bureautique utilisée dans son entreprise. Or, comme nous l’avons vu, Office est de loin la suite la plus utilisée en entreprise. Ce critère est même décisif dans certains domaines comme la comptabilité, le secrétariat, l’administratif…
- La facilité d’utilisation : ce point est très subjectif, et basé sur ma propre expérience. Word et Excel possèdent 2 fonctionnalités qui facilitent beaucoup le travail de mise en forme des documents : les jeux de styles et les thèmes. En tant qu’utilisateur de Microsoft Office et de LibreOffice, je trouve qu’il est beaucoup plus facile de faire des documents aux mises en forme soignées et variées avec Office.
- L’achat à moindre coût : il est facile de trouver de très grosses promotions sur Office 2021 (exemple : une licence à 1€ !), et des promotions intéressantes sur l’abonnement à Microsoft 365 (-25%).
Les avantages de Microsoft 365
Microsoft 365 apporte les bénéfices supplémentaires suivants par rapport aux versions millésimées d’Office :
- En version famille, l’abonnement est utilisable par 6 personnes. Chacune d’elles peut installer Office sur l’ensemble de ses appareils et se connecter à 5 appareils en même temps
- Chaque personne dispose d’un espace de stockage gratuit de 1 To sur OneDrive
- Des fonctionnalités supplémentaires dans OneNote (plus de détails ici) et Sway
- Le fait de disposer en continu des nouvelles fonctionnalités des logiciels. Pas besoin d’attendre 3 ans la sortie d’une nouvelle version. Microsoft 365 est toujours à la pointe.
Les solutions pour étudiants et enseignants
Ce que nous avons vu dans le chapitre précédent pour les particuliers et TPE s’applique aussi aux étudiants et enseignants.
Cependant, Microsoft a également développé une offre qui s’adresse spécifiquement à eux, notamment pour répondre aux besoins de collaboration entre enseignants et étudiants.
Tandis que WPS propose son niveau Pro gratuitement aux enseignants et étudiants.
Dans tous les cas, un abonnement doit être souscrit par l’établissement scolaire.
Les étudiants et enseignants peuvent alors profiter des outils gratuitement chez eux
Voyons quelles sont les abonnements proposés.
Microsoft 365 Education
Microsoft 365 Education propose 3 formules d’abonnement à l’établissement :
A1 : formule 100% gratuite, qui donne accès aux application web d’Office Online (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et aux services cloud suivants pour l’établissement :
- Exchange : le serveur de messagerie et calendrier pour l’établissement
- OneDrive : l’espace de stockage et partage en ligne
- SharePoint : un outil de GED (gestion électronique de documents) et de création d’intranet
- Teams : plateforme collaborative pour le travail en équipe (réunions en ligne, chat, planning)
- Sway : un outil de présentation de contenu sur tous types d’écrans
- Forms : permet de créer des enquêtes, questionnaires et sondages, et de recueillir les résultats dans Excel
- Stream : permet de partager du contenu vidéo au sein de l’établissement
- PowerApps : permet de créer facilement des applications
- School Data Sync : est un outil de Synchronisation des données scolaires
Outre les services décrits ci-dessus, certaines fonctionnalités de OneNote facilitent vraiment la collaboration entre enseignants et étudiants. Elles sont décrites sur cette page.
A3 : formule donnant accès en plus aux versions de bureau de ces logiciels, à Publisher, Access et au service Bookings (planification et gestion de RDV)
A5 : formule donnant accès en plus au service Power BI et à la gestion de la sécurité intelligente et la conformité avancée.
WPS Office Pro
WPS Office Pro offre les avantages suivants :
- Des fonctionnalités avancées sur ses applications Writer, Presentation et Spreadsheets
- Des outils de conversion de PDF vers Word et d’édition de documents PDF
- Des modèles en lignes pour tous types de documents
- Chaque utilisateur peut installer la suite sur un maximum de 9 appareils (3 PC et 6 mobiles)
- Un stockage en ligne gratuit de 20 Go
En synthèse
Vous avez vu que la suite bureautique est au cœur de l’activité d’une entreprise / organisation. Son choix doit donc être murement réfléchi, car déterminant et très engageant pour la suite.
Un particulier ou une TPE aura plus de facilité à changer si besoin. Même si les solutions gratuites sont tentantes, le prix n’est cependant pas le seul critère à considérer.
Si ce dossier vous a été utile, il le sera sans doute aussi pour vos collègues ou amis ; alors n’hésitez pas à le partager. Cela m’encouragera également à continuer de faire ce genre de synthèse, qui demande un travail très important.
Pour finir, j’aimerais savoir : quelle suite bureautique utilisez-vous et qu’est-ce qui a guidé votre choix ? Dites-moi tout en commentaire.