Quelle suite bureautique utiliser en 2020 ?

Sur quels critères choisir une suite bureautique ?

Quelles sont les suites les plus utilisées en entreprise, et pourquoi ?

Quelles sont les suites les plus adaptées pour différents profils (particuliers, TPE, étudiants et enseignants) ?

Que valent les solutions gratuites ?

C’est à toutes ces questions que j’essaie de répondre dans ce dossier spécial. Il vous aidera j’espère à mieux comprendre les enjeux, et à faire des choix éclairés, à titre personnel ou professionnel.

Les critères de sélection d’une suite bureautique

Voici les grands critères qui guideront généralement le choix d’une suite bureautique :

• L’étendue fonctionnelle (applications et fonctionnalités proposées)
• Les types d’applications proposés (bureau, mobiles, web)
• L’intégration dans l’environnement logiciel (système d’exploitation et autres logiciels)
• La capacité de l’éditeur à faire évoluer sa suite
• Les standards pris en charge (ODF, OOXML, SVG, Math ML…)
• La facilité de déploiement et de maintenance
• La facilité d’utilisation
• Le prix

Bien entendu, les critères de choix d’une suite bureautique sont très différents pour une entreprise et pour un particulier. Mais ils varient aussi grandement entre différents profils d’entreprises et de particuliers.

C’est pourquoi dans la suite de cet article, je vais traiter des choix possibles selon les profils d’utilisateurs.

En entreprise, le cloud devient incontournable

Pour continuer à croitre tout en restant efficace, une entreprise ou une organisation (surtout de grande taille) doit répondre à 5 enjeux majeurs :

• La collaboration : travailler en équipe, partager des documents et contenus multimédia, faire des réunions à distance entre sites distants ou avec des clients…
• La mobilité : travailler à distance, en déplacement, sur différents périphériques, en connecté ou déconnecté…
• La sécurité : gérer l’authentification dans de multiples environnements, les droits d’accès, la protection face aux attaques extérieures, la sauvegarde et la protection des données…
• La mise à l’échelle (scalabilité) : pouvoir adapter facilement les dimensions de l’infrastructure face à l’évolution du nombre de salariés et de clients
• La disponibilité : assurer une disponibilité des services la plus élevée possible

Mettre en place, maintenir et mettre à l’échelle une infrastructure matérielle et logicielle pour répondre à ces besoins demande des moyens techniques et financiers considérables. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions cloud. Les géants du web comme Google, Amazon et Microsoft, ont en effet les moyens nécessaires pour gérer en grande partie ces problématiques à leur place.

Le cloud permet d’utiliser de plus en plus d’applications web. Mais cela ne signifie pas pour autant l’abandon des applications de bureau. Celles-ci doivent simplement s’intégrer dans l’environnement web.

Les chiffres du cloud

Wire19 relate une étude très intéressante réalisée en 2018 par Bitglass, une entreprise de la Silicon Valley

Bitglass a analysé les domaines de messagerie de 135 000 organisations dans le monde pour mesurer leur utilisation des principales solutions de productivité (les suites bureautiques en font partie) dans le cloud.

De façon globale, voici tout d’abord l’évolution du taux d’adoption de services cloud :

Les entreprises adoptent donc massivement les services cloud.

Les suites bureautiques au sens large sont au cœur des solutions cloud.

Les suites bureautiques dans le cloud

Les suites bureautiques principales sont maintenant toutes présentes sur le cloud. Certains éditeurs proposent en plus de nombreux services cloud complémentaires aux applications de base. C’est le cas de Microsoft et Google, mais aussi de OnlyOffice.

Google a même fait le pari avec G Suite, de ne proposer que des applications et services web (pas de logiciels de bureau).

OnlyOffice propose une solution cloud hébergée par Amazon (AWS) ou OVH Cloud si vous préférez que vos données restent en France.

Les clouds privés

Comme nous l’avons vu, une solution cloud permet à une entreprise de déléguer complètement la gestion de l’infrastructure matérielle et logicielle à un géant du web, dont c’est la spécialité.

Toutefois, certaines entreprises préfèrent garder la maîtrise de leur infrastructure et de leurs données. Elles mettent alors en œuvre un cloud privé sur leurs propres serveurs.

Pour cela, elles peuvent intégrer des solutions libres telles que OnlyOffice et LibreOffice Online, à un serveur fournissant des services de stockage en ligne et d’authentification

Les applis web remplacent-elles les applis de bureau ?

Le développement des applications web est tel qu’on peut légitimement se poser la question. D’ailleurs Google ne propose aucune application de bureau… OnlyOffice a quant-à lui fait le choix de créer une suite desktop qui n’est qu’un empaquetage de ses applis web.

L’augmentation des débits Internet et l’arrivée de nouvelles technologies web permettent en effet aujourd’hui d’atteindre une expérience utilisateur qui se rapproche de plus en plus de celle des application locales.

Cependant les applications de bureau continuent d’évoluer elles aussi. Elles sont de plus en plus intelligentes et offrent des fonctionnalités avancées et une productivité que les applications web ne peuvent égaler

C’est pourquoi les applications de bureau restent encore indispensables pour certains besoins ou contextes.

En fait, elles font elles-mêmes de plus en plus appel à des services web pour la traduction, les dictionnaires, le téléchargement de modèles, le stockage des documents…etc.

Un des enjeux majeurs pour une bonne cohabitation du web et du local est la fidélité de rendu des documents dans l’un ou l’autre environnement. En particulier, un document édité en local doit pouvoir s’afficher avec un très bon rendu dans l’application web. A ce jeu Microsoft et OnlyOffice sont très doués. OnlyOffice prend même parfois l’avantage sur son concurrent dans certaines situations.

Les 2 suites bureautiques principales en entreprise

2 mastodontes dominent le marché des solutions de productivité en entreprise : Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Google G Suite.

L’étude précédente montre l’évolution de leur adoption par les entreprises :

On voit donc qu’en 2018, plus de 56% des entreprises utilisaient Office 365 et presque 25% utilisaient G Suite.

On voit aussi qu’Office 365 a fortement progressé, tandis que G Suite stagne depuis 2016.

Notons toutefois que G Suite a un handicap majeur par rapport à sa concurrente : elle ne propose pas d’application de bureau.

Voyons maintenant plus en détails les solutions proposées par Microsoft et Google pour les entreprises

Microsoft Office

Microsoft continue de proposer 2 modèles de licences :

• Les versions millésimées : Office 2010, 2013, 2016, 2019… plutôt destinées aux PME, et achetées définitivement.
• Office 365, vendue sous forme d’abonnement par utilisateur et par mois, avec engagement annuel, et déclinée en 3 niveaux (Business Essentials, Business, Business Premium).

Office Famille et Petite entreprise 2019 se compose des logiciels de bureau suivants pour Windows ou Mac OS :

• Outlook (mail et calendrier)
• Word (traitement de texte)
• Excel (tableur)
• PowerPoint (présentation)
• OneNote (prise de notes)

…et la licence n’est valable que pour un seul ordinateur.

Office Professsionnel 2019 ajoute les logiciels suivants (pour Windows uniquement)

• Publisher (création de documents de communication)
• Access (base de données)

Office 365 comprend les mêmes logiciels qu’Office Professionnel, et ajoute selon les niveaux un ou plusieurs des éléments suivants :

• Les versions web de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook (avec possibilité de travailler à plusieurs sur le même document)
• Les versions mobiles pour iOS ou Android d’Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote
• Les services cloud :

• Exchange (mail et calendrier)
• OneDrive (stockage et partage en ligne)
• SharePoint (GED et intranet)
• Microsoft Teams (réunions en ligne, chat, planning)
• Microsoft Bookings (planification et gestion de RDV)
• De sécurité (contrôle d’accès aux infos, stratégies de mots de passe)

De plus chaque utilisateur peut utiliser Office 365 sur 5 appareils simultanément (ordinateurs, tablettes et smartphones).

Cette page reprend en détail les différences entre Office 2019 et Office 365 pour les entreprises.

Tandis que cette page vous donnera plus d’informations sur les 3 niveaux d’Office 365 pour les entreprises.

Début 2020, Office 365 était utilisé par plus d’un million d’entreprises dans le monde, dont plus de la moitié aux Etats-Unis,

d’après Statista.

G Suite

Rappelons que G Suite ne peut concurrencer Microsoft 365 que sur le cloud, car Google ne propose pas d’application de bureau.

Google classe l’ensemble des applications de G Suite selon 4 grands besoins :

Voici une brève description de applications proposées :

• Connecter
  • Gmail (messagerie pro)
  • Agenda (planification)
  • Hangouts Chat (messagerie d’équipe sécurisée)
  • Hangouts Meet (visioconférence). Google propose aussi un kit matériel pour salle de conférence
• Créer
  • Docs (traitement de texte)
  • Sheets (feuilles de calcul)
  • Forms (formulaires)
  • Slides (présentations)
  • Sites (construction de sites web)
  • App Maker (développement d’applis avec peu de programmation)
  • Keep (gestion de notes et tâches)
  • Jamboard (tableau blanc numérique collaboratif)
• Accéder
  • Drive (stockage et partage de fichier cloud)
  • Cloud Search (recherche dans G Suite)
• Contrôler
  • Administration (gestion des comptes utilisateur et appareils)
  • Vault (archivage, recherche et exportation d’infos)
  • Appareils mobiles (gestion des appareils mobiles)

La plupart sont disponibles sous forme d’applications mobiles pour Android et iOS.

G Suite est proposée en 3 niveaux (Basic, Business et Enterprise) détaillés sur cette page.

Les challengers pour le bureau

Les suites bureautiques qui proposent une alternative vraiment crédible à Microsoft Office pour le bureau sont rares.

Voici les 2 principales :

WPS Office

WPS Office, développée par l’éditeur chinois Kingsoft depuis 1988, enregistrait en 2019 plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels d’après cette source. Aussi bien des individuels, que des entreprises et organismes publiques.

Elle est disponible pour Windows, Mac OS, Linux, Android et iOS. Elle propose 4 applications : Writer, Spreadsheets, Presentation, et PDF Tools.

Elle se décline en 3 niveaux :

• Basic gratuit à destination du grand public
• Pro en abonnement annuel, ou bien en achat de licence à vie
• Premium en abonnement mensuel ou annuel

Elle est compatible avec les formats de documents de Microsoft et Google.

Si vous voulez en savoir pourquoi je considère cette suite comme la meilleure alternative (et de loin) à Microsoft Office pour le bureau, lisez cet article.

LibreOffice

En 2000, Sun Microsystems avait lancé le projet OpenOffice.org pour produire une alternative libre et gratuite à Microsoft Office. C’est ainsi qu’est née OpenOffice.

Après la version 3.3 sortie en 2011, le projet s’est scindé en 2 branches :

• Apache OpenOffice, soutenu par la fondation Apache
• LibreOffice, soutenu par la fondation The Document Fundation, mais développée par la communauté

Ces 2 suites bureautiques sont disponibles pour Windows, Mac OS et Linux. Il existe également une application pour Android portant le nom d’Andropen Office (amusant ce nom, vous ne trouvez pas ? ?)

OpenOffice et LibreOffice se sont répandus dans les organismes publics (gouvernements, écoles, universités…), car il s’agit de logiciels open source utilisant le standard ODF (Open Document Format). Elles supportent aussi le standard OOXML utilisé par Microsoft Office.

Remarque : OOXML (Office Open XML) a été créé par Microsoft, et est également standardisé.

OpenOffice et LibreOffice intègrent les logiciels suivants :

• Writer (traitement de texte)
• Calc (tableur)
• Impress (présentation)
• Draw (dessin)
• Math (édition de formules mathématiques)
• Base (base de données Firebird ou HSQL DB)

De plus, les fonctionnalités de LibreOffice peuvent être étendues par des plugins.

LibreOffice est développée activement par la communauté. Une nouvelle version sort tous les 6 mois, en mars et septembre. OpenOffice évolue en revanche bien plus lentement et prend donc du retard sur LibreOffice. Cf. ce comparatif des 2 suites pour plus de détails.

D’après Wikipédia, LibreOffice revendiquait en 2018 200 millions d’utilisateurs dans le monde, dont 25% d’étudiants. Mais je n’ai pas réussi à trouver de statistiques sur son taux d’adoption par les entreprises et administrations.

Mon avis perso : LibreOffice souffre selon moi de 2 défauts majeurs :
– sa compatibilité médiocre avec les formats Office
– son ergonomie brouillonne qui la rend beaucoup moins productive que ses concurrentes.

Leurs limites

LibreOffice et WPS Office ne couvrent pas tous les besoins des entreprises. Par exemple, elles n’intègrent pas de logiciels de messagerie, d’agenda, de réunion en ligne… Il faut donc les compléter par d’autres logiciels gratuits ou payants, avec une intégration de l’ensemble qui sera certainement moins bonne que dans une suite logicielle du même éditeur (liens entre applications, préservations de formats lors de copier/coller…etc.).

Les challengers pour le web

Les suites bureautiques sur le web s’accompagnent dans certains cas d’applications de collaboration, de gestion de projet, de CRM…etc.

Ce n’est cependant pas le cas de WPS Office, qui n’est pas du tout dans la course du web. Ses applications de bureau sont bien déclinées en version web, mais ces dernières sont encore très peu évoluées, et pas comparables aux ténors du marché.

Les challengers sérieux sont d’après moi Zoho Docs, et surtout OnlyOffice, qui fournit beaucoup de fonctionnalités innovantes et totalement gratuites !

Le passage d’une suite bureautique à une autre

Le changement de suite bureautique dans une organisation de grande taille (par exemple pour passer d’une solution payante vers une gratuite) peut s’avérer difficile et coûteux. Car il ne faut surtout pas sous-estimer les facteurs suivants :

• Les coûts d’intégration de la nouvelle suite bureautique dans l’environnement informatique existant
• Les éventuels problèmes de qualité et/ou disponibilité engendrés par la migration
• La baisse de productivité temporaire engendrée par le changement d’habitudes
• Le coût de formation des salariés

Les suites bureautiques pour particuliers et TPE

Pour les particuliers et les très petites entreprises, la communication, la collaboration et la mobilité sont généralement des besoins beaucoup moins importants que pour les grandes entreprises.

De même, ils ne font guère usage de fonctionnalités pointues telles que la base de données, le publipostage, les calculs avancés de simulation financière, emprunts… etc. Des outils tels que Access, Power Pivot, un solveur leur sont donc peu utiles.

Les particuliers et TPE sont en revanche très sensibles au prix (particulièrement les étudiants) et à la facilité d’utilisation. Pour ces raisons, elles peuvent se tourner vers les solutions gratuites.

Les solutions gratuites

Voici les principales solutions gratuites :

• La suite web Office Online de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
• Les applications web Docs, Sheets, Slides et Forms de Google
• La suite web OnlyOffice
• Les logiciels de bureau WPS Office et LibreOffice

Les solutions payantes

Microsoft est la seule à proposer des solutions payantes réservées aux particuliers et TPE, avec Office 2019 et Office 365.

Les contenus de ses offres sont décrits sur cette page.

Voici les raisons majeures qui peuvent pousser un particulier à acheter Office 365 ou Office 2019 :

• Même suite bureautique qu’au travail : une personne qui utilise déjà Office au travail n’aura pas besoin de s’habituer à un autre produit. Elle pourra immédiatement mettre à profit chez elle les savoir-faire et la productivité acquis en entreprise
• Un atout sur son CV :  un employeur appréciera plus un CV qui mentionne la maîtrise de la suite bureautique utilisée dans son entreprise. Or, comme nous l’avons vu, Office est de loin la suite la plus utilisée en entreprise. Ce critère est même décisif dans certains domaines comme la comptabilité, le secrétariat, l’administratif…
• La facilité d’utilisation : ce point est très subjectif, et basé sur ma propre expérience. Word et Excel possèdent 2 fonctionnalités qui facilitent beaucoup le travail de mise en forme des documents : les jeux de styles et les thèmes. En tant qu’utilisateur de Microsoft Office et de LibreOffice, je trouve qu’il est beaucoup plus facile de faire des documents aux mises en forme soignées et variées avec Office.
• L’achat à moindre coût : il est facile de trouver de très grosses promotions sur Office 2019 (exemple :  une licence à moins de 15€ !), et des promotions intéressantes sur l’abonnement à Office 365 (-25%).

Les avantages d’Office 365

Office 365 apporte les bénéfices supplémentaires suivants par rapport à Office 2019 :

• En version famille, l’abonnement est utilisable par 6 personnes. Chacune d’elles peut installer Office sur l’ensemble de ses appareils et se connecter à 5 appareils en même temps
• Chaque personne dispose d’un espace de stockage gratuit de 1 To sur OneDrive
• Des fonctionnalités supplémentaires dans OneNote (plus de détails ici) et Sway
• Le fait de disposer en continu des nouvelles fonctionnalités des logiciels. Pas besoin d’attendre 3 ans la sortie d’une nouvelle version. Office 365 est toujours à la pointe.

En mars 2020, Office 365 comptait 258 millions d’utilisateurs mensuels (rappelons que l’abonnement est mensuel ou annuel).

d’après Office 365 IT Pros

Les solutions pour étudiants et enseignants

Ce que nous avons vu dans le chapitre précédent pour les particuliers et TPE s’applique aussi aux étudiants et enseignants.

Cependant, Microsoft a également développé une offre qui s’adresse spécifiquement à eux, notamment pour répondre aux besoins de collaboration entre enseignants et étudiants.

Tandis que WPS propose son niveau Pro gratuitement aux enseignants et étudiants.

Dans tous les cas, un abonnement doit être souscrit par l’établissement scolaire.

Les étudiants et enseignants peuvent alors profiter des outils gratuitement chez eux

Voyons quelles sont les abonnements proposés.

Office 365 Education

Office 365 Education propose 3 formules d’abonnement à l’établissement :

A1 : formule 100% gratuite, qui donne accès aux application web d’Office Online (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) et aux services cloud suivants pour l’établissement :

Voici une description sommaire de ces services :

• Exchange est le serveur de messagerie et calendrier pour l’établissement
• OneDrive est l’espace de stockage et partage en ligne
• SharePoint est un outil de GED (gestion électronique de documents) et de création d’intranet
• Microsoft Teams est une plateforme collaborative pour le travail en équipe (réunions en ligne, chat, planning). Elle est en fait le successeur de Skype Entreprise
• Sway est un outil de présentation de contenu sur tous types d’écrans
• Forms permet de créer des enquêtes, questionnaires et sondages, et de recueillir les résultats dans Excel
• Stream permet de partager du contenu vidéo au sein de l’établissement
• Flow permet de créer des flux de travail automatisés entre des applications et services pour obtenir des notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données, etc.
• PowerApps permet de créer facilement des applications
• School Data Sync est un outil de Synchronisation des données scolaires
• Yammer est un réseau social d’entreprise

Outre les services décrits ci-dessus, certaines fonctionnalités de OneNote facilitent vraiment la collaboration entre enseignants et étudiants. Elles sont décrites sur cette page.

A3 : formule donnant accès en plus aux versions de bureau de ces logiciels, à Publisher, Access et au service Bookings (planification et gestion de RDV)

A5 : formule donnant accès en plus au service Power BI et à la gestion de la sécurité intelligente et la conformité avancée.

Pour voir tous les détails et les prix de ces formules, consultez cette page.

WPS Office Premium

WPS Office Premium offre les avantages suivants :

• Des fonctionnalités avancées sur ses applications Writer, Presentation et Spreadsheets
• Des outils de conversion de PDF vers Word et de fusion / séparation de documents PDF
• Des modèles en lignes pour tous types de documents
• Chaque utilisateur peut installer la suite sur un maximum de 9 appareils (3 PC et 6 mobiles)
• Un stockage en ligne gratuit de 20 Go

En synthèse

Vous avez vu que la suite bureautique est au cœur de l’activité d’une entreprise / organisation. Son choix doit donc être murement réfléchi, car déterminant et très engageant pour la suite.

Un particulier ou une TPE aura plus de facilité à changer si besoin. Même si les solutions gratuites sont tentantes, le prix n’est cependant pas le seul critère à considérer.

Si ce dossier vous a été utile, il le sera sans doute aussi pour vos collègues ou amis ; alors n’hésitez pas à le partager. Cela m’encouragera également à continuer de faire ce genre de synthèse, qui demande un travail très important.

Pour finir, j’aimerais savoir : quelle suite bureautique utilisez-vous et qu’est-ce qui a guidé votre choix ? Dites-moi tout en commentaire.