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OneNote pour Windows 10 vs OneNote 2016

En tant qu’utilisateur régulier des applications OneNote, Word et Excel, je suis abonné à Office 365 depuis 2016. Depuis cette date, je réactive tous les ans mon abonnement en début d’année. Mais au lieu de renouveler mon abonnement via le site de Microsoft, je préfère en acheter un nouveau à prix réduit sur d’autres sites. En effet, on trouve toujours chez d’autres marchands des réductions d’au moins 30% par rapport aux prix pratiqués par Microsoft… Pas folle la guêpe 🙂

En vérifiant le prix normal sur le site de Microsoft, j’ai remarqué cette année quelque chose de bizarre : l’application OneNote ne figure plus dans liste des applications de la suite Office 365 Famille (elle figure toujours dans Office 365 Business)… Sur le coup, j’ai été très surpris et déçu. Je me suis dit : « Pourquoi ils font ça ?! Ils s’emmerdent pas quand même ! »

Mais après quelques jurons, j’ai cherché à mieux comprendre et j’ai fait des recherches sur le web. Je suis alors tombé sur cette page du forum aux questions d’Office. En la lisant j’ai été rassuré… J’ai compris qu’il y avait deux types d’applications OneNote et qu’on pouvait choisir celle qu’on voulait.

Avant de faire mon choix, je me suis beaucoup renseigné sur ces deux types d’applications et j’ai fait mes propres tests. Après ça, je me suis dit qu’il serait utile de partager avec vous ce que j’ai appris. Vous pourrez ainsi mieux comprendre les différences entre les deux applications et faire un choix plus éclairé.

Les deux types d’applications OneNote

Pour Windows (et uniquement pour Windows), l’application OneNote se décline en deux types :

  • L’application d’origine, incluse dans Office jusqu’à la version 2016
  • L’application pour Windows 10, installée par défaut
OneNote 2016 - Interface utilisateur
OneNote 2016
OneNote - Interface utilisateur
OneNote pour Windows 10

L’application d’origine est la plus ancienne. Elle a commencé avec OneNote 2003, qui était une application indépendante. OneNote a ensuite été intégrée dans Office à partir de la version 2013.

Microsoft a commencé à développer une nouvelle application spécifique à Windows 10 en 2013 sur un modèle freemium. Elle a ainsi proposé une version gratuite de OneNote, installée par défaut dans Windows 10, mais possédant moins de fonctionnalités que l’application d’origine. Par exemple, la création de bloc-notes locaux, l’historique des pages, l’intégration avec Outlook et avec Sharepoint n’étaient disponibles que dans l’application d’origine.

Mais en 2015, Microsoft a semble-t-il pris la décision d’abandonner progressivement l’application d’origine pour ne développer que l’application pour Windows 10. C’est compréhensible, car ça lui permet de concentrer ses efforts sur une seule version pour Windows.

Pour que cela soit possible, il fallait cependant que les fonctionnalités majeures de l’application d’origine soient disponibles dans l’application pour Windows 10, afin de ne pas pénaliser les utilisateurs d’Office 365 ou 2016.

Fin 2018, c’était le cas (enfin, plus ou moins…). Microsoft a expliqué que OneNote 2016 était la dernière version de la branche d’origine de OneNote. Il n’y aura plus de version ultérieure de cette branche. Son support standard s’arrêtera en octobre 2020 et son support étendu en octobre 2025.

OneNote pour Windows 10 est donc désormais la seule et unique application OneNote à laquelle Microsoft ajoutera de nouvelles fonctionnalités. Comme elle est unique, on l’appellera tout simplement « OneNote ».

Remarque : pour les utilisateurs de Mac OS, iOS et Android, il n’y a aucun changement. OneNote continuera d’évoluer.

Les différences entre les deux

Voyons les principales différences entre OneNote et OneNote 2016

Déploiement

OneNote est gratuite et installée par défaut dans Windows 10. Elle est aussi téléchargeable depuis le Microsoft Store pour ceux qui l’auraient désinstallée. Elle est également incluse dans Office 365 et à partir d’Office 2019. Je suppose que c’est pour faciliter l’installation de l’ensemble des applications pour les utilisateurs qui n’ont pas déjà OneNote.

Améliorations

D’après Microsoft, OneNote apporte les améliorations suivantes par rapport à OneNote 2016 :

  • Meilleures performances, autonomie de batterie et fiabilité
  • Moteur de synchronisation plus rapide et plus fiable
  • Le bloc-notes OneNote pour la classe, les autocollants, les formulaires sont directement intégrés à OneNote sans avoir à installer de compléments.

Nouvelles fonctionnalités

Sur ce point, je trouve que Microsoft brode beaucoup, car les fonctionnalités supplémentaires de OneNote ne pèsent pas lourd par rapport à celles qui manquent… Voici quelques-uns des éléments mis en avant par Microsoft sur cette page (la liste est longue, et je ne reprends ici que les point majeurs) :

  • Personnalisation de l’interface (là il faudra vraiment qu’on m’explique, car justement je trouve qu’elle est beaucoup moins personnalisable !)
  • Apparence homogène entre les appareils et plateformes
  • Création d’indicateurs personnalisés et partagés entre tous nos appareils
  • Collaboration sur des documents joints
  • Aperçu instantané des fichiers Office. D’après mes essais, il ne s’agit que du remplacement de l’icône de l’application par une petite miniature de la première page (exemple : remplacement de l’icône PowerPoint par une miniature de la première diapo). Mais la miniature est tellement petite que ça n’a aucun intérêt. Pire, on ne voit même plus de quel type de fichier il s’agit ! Une vraie fausse bonne idée…
  • Partage des notes avec d’autres applications : vraiment il faudra qu’on m’explique comment… Car à part le partage avec d’autres utilisateurs, je n’ai rien vu de tel.
  • Centre de notifications : pour l’instant il se contente de dire qu’un bloc-notes a été modifié sur un autre PC
  • …etc.

Fonctionnalités pour les abonnés à Office 365

Certaines fonctionnalités de OneNote ne restent accessibles que pour les abonnés à Office 365 :

  • Rejouer un dessin : sur un dessin à la main, rembobine et rejoue chaque dessin de trait pour permettre à d’autres personnes de voir comment a été créé le dessin.
  • Insérer des éléments à partir de recherches faites en ligne depuis un panneau spécifique. Si on souhaite insérer par exemple des biographies, citations, évènements, lieux… on tape une expression dans une zone de recherche et OneNote affiche un ensemble de références qu’on peut insérer individuellement dans la page en cliquant sur des bouton +
OneNote - insertion de références de recherches
Volet de recherche d’élément en ligne de OneNote
  • Assistant équation : OneNote est capable de résoudre et d’afficher le résultat d’une équation qu’on écrit
  • Stickers : OneNote propose une bibliothèque de petites images pour illustrer la page, comme le montre la capture ci-dessous.
OneNote - stickers
Les stickers de OneNote

Microsoft continuera d’ajouter de nouvelles fonctionnalités régulièrement, comme il le fait avec les applications Office.

Fonctionnalités manquantes par rapport à OneNote 2016

En lisant le site de Microsoft, on pourrait croire que OneNote reprend quasiment toutes les fonctionnalités de OneNote 2016. Mais à y regarder de plus près, il manque pour l’instant (début 2019) beaucoup de choses !

En témoigne l’écran des paramètres…

OneNote 2016 - paramètres

Les paramètres de OneNote 2016 étaient très nombreux et divisés en 12 rubriques (l’image ci-contre ne montre que les titres des rubriques) :

OneNote - paramètres

Ceux de OneNote tiennent en une petite rubrique bien maigre (l’image ci-contre montre tous les paramètres de OneNote) :

Parmi les fonctionnalités manquantes, voici les plus importantes :

  • Créer des blocs-notes en local (sur votre PC). OneNote ne prend en charge que la création dans OneDrive.
  • Exporter une page, une section ou un bloc-notes au format Word ou pdf (on peut seulement exporter la page courante en PDF via l’impression)
  • Consulter l’historique des versions de pages
  • Personnaliser les menus, la barre d’outils
  • Afficher automatiquement les options de mise en forme courantes au-dessus du texte sélectionné
  • La reconnaissance de caractères dans les images. Avec OneNote 2016, il était possible de récupérer très facilement le texte dans une image grâce à l’OCR intégrée. Ce n’est plus possible avec OneNote.
  • Ajouter des compléments COM. Cela permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités à OneNote 2016. C’est ce que fait notamment la bibliothèque Onetastic, extrêmement riche. OneNote nous prive ainsi d’énormément de choses.

Points regrettables

Il s’agit là de mon avis personnel, mais je trouve que l’interface graphique de OneNote est beaucoup moins belle et ergonomique que celle de OneNote 2016. La technologie d’affichage UWP se prête mal à la réalisation d’applications comportant de nombreuses actions, comme les applications de bureautique, je trouve…

Par exemple, le ruban est remplacé par des menus dans lesquels tous les boutons sont sur une seule ligne, ce qui prend énormément de place ! Le menu Affichage est particulièrement large à cause des libellés. De ce fait, même avec une largeur de fenêtre de 1050 pixels par exemple, les 4 dernier boutons se retrouvent masqués…

OneNote - menu Affichage
Menu Affichage de OneNote avec les 4 derniers boutons masqués

La définition de la langue n’est accessible que par le menu contextuel, ce qui n’est pas super intuitif je trouve…

Comment spécifier l’application par défaut ?

Si vous utilisez Windows 10 et disposez d’Office 2016 ou versions antérieures, il y a fort à parier que les deux versions de OneNote soient installées sur votre ordinateur. Vous pouvez choisir laquelle utiliser par défaut, comme expliqué sur cette page.

Conclusion

Microsoft conseille d’utiliser OneNote pour Windows 10 à la place de OneNote 2016, car ce dernier n’évolue plus. Je pense que pour un nouvel utilisateur ou un utilisateur peu avancé, c’est entendable. Mais pour un usage intensif et/ou avancé, il est à mon avis vraiment préférable d’utiliser OneNote 2016. C’est en tout cas ce que je fais moi-même, car je ne veux pas perdre tous les avantages ergonomiques de OneNote 2016 et les compléments Onetastic…

J’ai été déçu par la façon dont Microsoft a mis en avant cette nouvelle application, avec des arguments très exagérés, et en omettant de mentionner les fonctionnalités manquantes par rapport à OneNote 2016. J’aurais aimé qu’ils soient transparents sur ce point, au lieu de le planquer sous le tapis… Je leur ai d’ailleurs remonté ce point dans le centre de commentaires Windows.

On peut espérer que Microsoft comble progressivement le retard fonctionnel de OneNote par rapport à OneNote 2016. En attendant, heureusement que OneNote 2016 reste disponible ! 🙂

Références :

Utilisez-vous l’une ou l’autre des applications OneNote ? Qu’en pensez-vous ? Partagez votre expérience en commentaire.

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