OneNote pour Windows 10 vs OneNote 2016

En tant qu’utilisateur régulier des applications OneNote, Word et Excel, je suis abonné à Office 365 depuis 2016. Depuis cette date, je réactive tous les ans mon abonnement en début d’année. Mais au lieu de renouveler mon abonnement via le site de Microsoft, je préfère en acheter un nouveau à prix réduit sur d’autres sites. En effet, on trouve toujours chez d’autres marchands des réductions d’au moins 30% par rapport aux prix pratiqués par Microsoft… Pas folle la guêpe 🙂

En vérifiant le prix normal sur le site de Microsoft, j’ai remarqué cette année quelque chose de bizarre : l’application OneNote ne figure plus dans liste des applications de la suite Office 365 Famille (elle figure toujours dans Office 365 Business)… Sur le coup, j’ai été très surpris et déçu. Je me suis dit : « Pourquoi ils font ça ?! Ils s’emmerdent pas quand même ! »

Mais après quelques jurons, j’ai cherché à mieux comprendre et j’ai fait des recherches sur le web. Je suis alors tombé sur cette page du forum aux questions d’Office. En la lisant j’ai été rassuré… J’ai compris qu’il y avait deux types d’applications OneNote et qu’on pouvait choisir celle qu’on voulait.

Avant de faire mon choix, je me suis beaucoup renseigné sur ces deux types d’applications et j’ai fait mes propres tests. Après ça, je me suis dit qu’il serait utile de partager avec vous ce que j’ai appris. Vous pourrez ainsi mieux comprendre les différences entre les deux applications et faire un choix plus éclairé.

Les deux types d’applications OneNote

Pour Windows (et uniquement pour Windows), l’application de bureau se décline en deux types :

• L’application d’origine, incluse dans Office jusqu’à la version 2016
• L’application gratuite pour Windows 10, installée par défaut

L’application d’origine est la plus ancienne. Elle a commencé avec OneNote 2003, qui était une application indépendante. Elle a ensuite été intégrée dans Office à partir de la version 2013.

Microsoft a commencé à développer une nouvelle application spécifique à Windows 10 en 2013 sur un modèle freemium. Elle a ainsi proposé une version gratuite de OneNote, installée par défaut dans Windows 10, mais possédant moins de fonctionnalités que l’application d’origine. Par exemple, la création de bloc-notes locaux, l’historique des pages, l’intégration avec Outlook et avec Sharepoint n’étaient disponibles que dans l’application d’origine.

Mais en 2015, Microsoft a semble-t-il pris la décision d’abandonner progressivement l’application d’origine pour ne développer que l’application pour Windows 10. C’est compréhensible, car ça lui permet de concentrer ses efforts sur une seule version pour Windows.

Pour que cela soit possible, il fallait cependant que les fonctionnalités majeures de l’application d’origine soient disponibles dans l’application pour Windows 10, afin de ne pas pénaliser les utilisateurs d’Office 365 ou 2016.

Début 2019, c’était le cas (enfin, plus ou moins…). Microsoft a expliqué que OneNote 2016 était la dernière version de la branche d’origine de OneNote. Il n’y aura plus de version ultérieure de cette branche. Son support standard s’arrêtera en octobre 2020 et son support étendu en octobre 2025.

OneNote pour Windows 10 est donc désormais la seule et unique application OneNote à laquelle Microsoft ajoutera de nouvelles fonctionnalités. Comme elle est unique, on l’appellera tout simplement « OneNote ».

Remarque : pour les utilisateurs de Mac OS, iOS et Android, il n’y a aucun changement. OneNote continuera d’évoluer.

Les différences entre les deux OneNote

Déploiement

OneNote est gratuite et installée par défaut dans Windows 10. Elle est aussi téléchargeable depuis le Microsoft Store pour ceux qui l’auraient désinstallée. Elle est également incluse dans Office 365 et à partir d’Office 2019. Je suppose que c’est pour faciliter l’installation de l’ensemble des applications pour les utilisateurs qui n’ont pas déjà OneNote.

Améliorations

D’après Microsoft, OneNote apporte les améliorations suivantes par rapport à OneNote 2016 :

• Meilleures performances, autonomie de batterie et fiabilité
• Moteur de synchronisation plus rapide et plus fiable
• Le bloc-notes OneNote pour la classe, les autocollants, les formulaires sont directement intégrés, sans avoir à installer de compléments.

Nouvelles fonctionnalités

Sur ce point, je trouve que Microsoft brode un peu, car les fonctionnalités supplémentaires de OneNote ne remplacent pas celles qui manquent…(début 2019). Voici quelques-uns des éléments mis en avant par Microsoft sur cette page.
NB/ la liste est longue, et je ne reprends ici que les point majeurs :

• Personnalisation de l’interface (là il faudra vraiment qu’on m’explique, car justement je trouve qu’elle est beaucoup moins personnalisable que celle de OneNote 2016 !)
• Apparence homogène entre les appareils et plateformes
• Création d’indicateurs personnalisés et partagés entre tous nos appareils
• Collaboration sur des documents joints
• Aperçu instantané des fichiers Office (a priori pas encore dispo…)
• Partage des notes avec d’autres applications : vraiment il faudra qu’on m’explique comment… Car à part le partage avec d’autres utilisateurs, je n’ai rien vu de tel.
• Centre de notifications. Pour l’instant il se contente de dire qu’un bloc-notes a été modifié sur un autre PC…
• …etc.

Fonctionnalités pour les abonnés à Office 365

Certaines fonctionnalités de OneNote ne restent accessibles que pour les abonnés à Office 365 :

• Rejouer un dessin : sur un dessin à la main, rembobine et rejoue chaque dessin de trait pour permettre à d’autres personnes de voir comment a été créé le dessin.
• Insérer des éléments à partir de recherches faites en ligne depuis un panneau spécifique. Si on souhaite insérer par exemple des biographies, citations, évènements, lieux… on tape une expression dans une zone de recherche et OneNote affiche un ensemble de références qu’on peut insérer individuellement dans la page en cliquant sur des bouton +

• Assistant équation : OneNote est capable de résoudre des équations
• Stickers : bibliothèque de petites images pour illustrer la page, comme le montre la capture ci-dessous.
• …

Microsoft continuera d’ajouter de nouvelles fonctionnalités régulièrement, comme il le fait avec les applications Office.

Fonctionnalités manquantes par rapport à OneNote 2016

En lisant le site de Microsoft, on pourrait croire que OneNote reprend quasiment toutes les fonctionnalités de OneNote 2016. Mais à y regarder de plus près, il manque pour l’instant (début 2019) encore pas mal de choses. En témoigne l’écran des paramètres…

L’ensemble des paramètres de OneNote tient encore en une seule petite rubrique, contre 12 pour OneNote 2016.

Parmi les fonctionnalités manquantes, voici les plus importantes :

• Créer des blocs-notes en local (sur votre PC). OneNote ne prend en charge que la création dans OneDrive.
• Exporter une page, une section ou un bloc-notes au format Word ou pdf (on peut seulement exporter la page courante en PDF via l’impression)
• Personnaliser les menus, la barre d’outils
• Afficher automatiquement les options de mise en forme courantes au-dessus du texte sélectionné
• Ajouter des compléments COM. Dans OneNote 2016, cela permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités, notamment celles de la bibliothèque très fournie de Onetastic.

Points regrettables

Il s’agit là de mon avis personnel, mais je trouve que l’interface graphique de OneNote est beaucoup moins belle et ergonomique que celle de OneNote 2016. La technologie d’affichage UWP se prête mal à la réalisation d’applications comportant de nombreuses actions, comme les applications de bureautique, je trouve…

Par exemple, le ruban est remplacé par des menus dans lesquels tous les boutons sont sur une seule ligne, ce qui prend énormément de place ! Le menu Affichage est particulièrement large à cause des libellés. De ce fait, même avec une largeur de fenêtre de 1050 pixels par exemple, les 4 derniers boutons se retrouvent masqués…

La définition de la langue n’est accessible que par le menu contextuel, ce qui n’est pas super intuitif je trouve…

Comment spécifier l’application par défaut ?

Si vous utilisez Windows 10 et disposez d’Office 2016 ou versions antérieures, il y a fort à parier que les deux versions de OneNote soient installées sur votre ordinateur. Vous pouvez choisir laquelle utiliser par défaut, comme expliqué sur cette page.

Conclusion

Microsoft conseille d’utiliser OneNote pour Windows 10 à la place de OneNote 2016, car ce dernier n’évolue plus.
Je pense que pour un nouvel utilisateur c’est entendable. Mais si vous utilisez déjà OneNote 2013 ou 2016 depuis longtemps, la transition risque d’être encore un peu rude.
Pour ma part, je garde OneNote 2016 tant que je peux pour ne pas perdre ses avantages ergonomiques, ni les compléments Onetastic qui me sont bien utiles…

Microsoft travaille cependant d’arrache-pied sur OneNote, et nulle doute que cette dernière saura remplacer avec brio OneNote 2016 dans les années qui viennent.
J’espère qu’elle permettra à terme d’ajouter des compléments, afin que la communauté puisse contribuer à son enrichissement fonctionnel. Ce serait vraiment top 😉

En complément de cet article, pour en savoir plus sur les différences entre les deux OneNote, je vous invite à lire l’article d’Albin Labelle (MVP Microsoft).

Et puis, si vous voulez savoir pourquoi OneNote pourrait bien être une application dont vous ne pourrez plus vous passer, allez faire un petit tour par ici 😉

Références :

• Article du support Microsoft sur les différences entre les deux versions
• Page Wikipedia en anglais sur l’historique de OneNote

Utilisez-vous déjà l’une ou l’autre des applications OneNote ? Qu’en pensez-vous ? Partagez votre expérience en commentaire.