Vous allez découvrir dans cet article un logiciel gratuit et simple d’utilisation qui pourrait bien vous changer la vie au quotidien. Je veux parler de OneNote, et en particulier de OneNote pour Windows 10 et OneNote pour Android.
Jugez plutôt :
- Toutes vos notes centralisées dans une seule interface, sans avoir à ouvrir ni fermer de fichiers
- Un système de rangement et de recherche souple et super efficace
- Des notes enrichies de liens, d’images, de sons, de vidéos, de pièces jointes, d’indicateurs… accessibles partout depuis votre mobile ou sur le web
- De multiples domaines d’application chez vous, au travail ou à l’école
…et bien d’autres fonctionnalités encore !
Vous avez envie d’en savoir plus ?
Alors continuez à lire cet article puis regardez ma démonstration de OneNote en vidéo !
Qu’est-ce que OneNote ?
De façon très synthétique, OneNote est un logiciel qui permet de centraliser des notes, de les organiser, de les partager et d’y faire des recherches de façon très efficace.
Vos notes peuvent contenir toutes sortes de choses : texte, images, dessins, liens, documents intégrés, enregistrements audio, notes manuscrites, indicateurs…
Vous pourrez tirer profit de OneNote aussi bien à la maison qu’au boulot ou à la fac.
Les différentes versions de OneNote
OneNote se décline sous 3 formes :
- Les applications de bureau pour Windows et MacOS
- L’appli web OneNote Online utilisable dans n’importe quel navigateur moderne
- Les applis mobiles pour Android et iOS
NB/ Amis Linuxiens, point de version de bureau pour vous… à mon grand regret.
Sous Windows, il existe deux branches distinctes de l’application de bureau :
- OneNote pour Windows 10, installé par défaut sur Windows 10, mais aussi téléchargeable gratuitement sur le Microsoft Store.
- OneNote tout court (encore appelé OneNote 2016), intégré à la suite Microsoft Office, mais également téléchargeable séparément et gratuitement sur cette page de Microsoft.
Pour connaître les différences entre ces 2 versions de OneNote pour le bureau, regardez ce comparatif.
Nous allons maintenant découvrir les principes de base de OneNote pour le bureau. Je parlerai surtout de OneNote pour Windows 10, mais une grande partie de ce que vous allez lire s’applique aussi à l’autre version.
Comment prendre des notes ?
Dans OneNote, vous prenez des notes dans des pages, que vous pouvez ensuite organiser comme bon vous semble.
Dans une page, vous pouvez commencer à écrire n’importe où. Vous n’avez qu’à cliquer à l’endroit souhaité et commencer à écrire du texte ou insérer d’autres contenus.
En cliquant à un endroit vide de la page, vous créez un bloc indépendant, que vous pouvez ensuite déplacer librement dans la page avec la souris.
Voici un exemple de page contenant 3 blocs indépendants :
Vous pouvez bien-sûr placer tout votre contenu dans un seul bloc si vous préférez (c’est d’ailleurs ce que je fais la plupart du temps), car les blocs sont en fait utiles si vous avez besoin de les déplacer les uns par rapport aux autres.
Vous pouvez aussi écrire façon manuscrite, dessiner et écrire des équations.
Dans tous les cas, pas besoin d’enregistrer vos modifications. Elles sont automatiquement enregistrées en permanence.
L’entrée manuscrite
Vous pouvez saisir vos textes, dessins et équations de façon manuscrite. C’est possible avec la souris, mais c’est surtout intéressant au doigt ou avec un stylet si vous avez un écran tactile.
Cerise sur le gâteau : OneNote peut convertir votre saisie manuscrite en texte !
Il suffit pour cela de sélectionner le texte manuscrit avec l’outil lasso puis de cliquer sur le bouton “Entrée manuscrite en texte” du menu Dessin. Regardez cette page pour plus de détails.
Enfin, si vous cliquez sur le bouton « Entrée manuscrite en forme », OneNote transformera les formes que vous dessinez à main levée en vraies formes géométriques !
Accédez à toutes vos notes instantanément
Vous en avez mare de rechercher vos fichiers dans l’explorateur de fichiers ?
D’ouvrir et fermer sans cesse des fichiers ?
Et d’attendre à chaque fois qu’ils se chargent ?
C’est clair que c’est pénible à la longue… et ça fait perdre beaucoup de temps…
OneNote résout brillamment ces problèmes grâce à la centralisation de toutes vos notes dans une même interface.
La centralisation des notes est sans doute le meilleur atout de OneNote, son ADN, ce qui fait qu’on en devient vite fan !
L’ensemble de vos notes est toujours accessible en quelques clics. Pas besoin d’ouvrir ni de fermer de fichiers.
Aucun temps de chargement…
Un peu plus loin, je vous dirai à quel endroit OneNote pour Windows 10 stocke physiquement les informations. En attendant, voyons comment organiser nos notes et naviguer parmi elles.
Comme nous l’avons vu plus haut, nous écrivons nos notes dans des pages.
Celles-ci sont regroupées dans des sections (un peu équivalentes à des dossiers).
Les sections appartiennent à des blocs-notes.
La capture d’écran ci-dessous vous montre à quoi tout cela ressemble :
Remarque : on peut en fait aller encore plus loin dans l’organisation, en créant des groupes de sections et des sous-pages. La profondeur des niveaux de sous-pages n’est pas limitée.
Le tout forme une hiérarchie dans laquelle on peut naviguer grâce au volet de navigation.
Le volet de navigation
Il s’agit de la partie gauche dans la capture d’écran ci-dessus.
Vous pouvez sélectionner un bloc-notes au moyen de la liste déroulante (ici, c’est le bloc-notes « Bureautique » qui est sélectionné).
Les sections du bloc-notes courant s’affichent en-dessous (2 sections nommées OneNote et Word dans notre exemple).
Les pages de la section sélectionnée (OneNote dans notre exemple) s’affichent à côté (7 pages ici).
Le contenu de la page courante (nommée ici Essais) s’affiche à droite du volet.
Astuces
Le volet de navigation est rétractable grâce au bouton situé à gauche du nom du bloc-notes courant (icône représentant 3 livres debout). Cela permet d’avoir le maximum de place pour afficher la page courante.
Vous pouvez aussi élargir ou rétrécir à votre convenance la colonne des sections et la colonne des pages.
Ajouter, supprimer et déplacer des éléments
Les boutons situés au bas du volet permettent d’ajouter facilement de nouvelles pages ou sections.
En dépliant la liste déroulante des blocs-notes, vous avez aussi accès à un bouton pour ajouter un nouveau bloc-notes.
Le menu contextuel des sections et pages permet de supprimer ou déplacer ces dernières, comme le montre la capture ci-dessous :
Vous ne pouvez pas supprimer un bloc-notes directement depuis OneNote, mais vous pouvez le fermer pour ne plus le voir dans le volet de navigation.
Astuce : pour supprimer complètement un bloc-notes, supprimez le fichier correspondant dans l’interface web de OneDrive.
Le menu contextuel « Déplacer/Copier » permet comme son nom l’indique de déplacer ou copier :
- Une section d’un bloc-notes à un autre.
- Une page d’une section à une autre (pas forcément dans le même bloc-notes)
Remarque : vous pouvez aussi déplacer ces éléments par simple glisser-déposer avec la souris
Créez des notes riches avec OneNote pour Windows 10
Sur un cahier, vous pouvez écrire, mais aussi souligner, surligner, dessiner. OneNote peut faire tout ça lui aussi. Mais vous allez voir qu’il peut aller encore bien plus loin…
Mettez votre texte en forme
OneNote est un logiciel de prise de notes et d’organisation de contenu. Pas un logiciel de traitement de texte. C’est pourquoi il possède moins d’options de mise en forme que Word par exemple. Mais rassurez-vous, l’essentiel y est, comme le montre la capture du menu Accueil :
On retrouve dans ce menu toutes les options de mise en forme classiques : choix de la famille de police, taille de police, gras, italique, souligné, surligné, couleurs de texte et de fond, puces, numéros, retrait, alignement, styles.
Voici le contenu de la liste déroulante des styles :
Via le menu Insertion, vous pouvez aussi créer des tableaux et ajouter des images.
Voici un exemple de texte mis en forme :
NB/ Pour placer le texte à côté de l’image, j’ai utilisé un tableau à deux colonnes
Utilisez des indicateurs
Vous aimeriez retrouver facilement vos tâches à faire parmi toutes vos notes ?
C’est possible en utilisant des indicateurs.
OneNote permet de qualifier et retrouver facilement certains types de notes grâce à des indicateurs. Ces derniers sont symbolisés par des icônes ou bien des mises en forme du texte.
Un petit exemple vaut mieux qu’un long discours :
Vous voyez dans cette capture 5 indicateurs matérialisés par des petites icônes à gauche des lignes, ou bien par une couleur de surlignage.
La liste des indicateurs fournis par le OneNote gratuit est assez réduite :
…mais vous pouvez créer vos propres indicateurs à partir d’une banque d’icônes fournie.
Remarque : OneNote 2016 fournit beaucoup plus d’indicateurs par défaut, mais on ne peut pas en créer de nouveaux. On peut en revanche spécifier les couleurs de police et d’arrière-plan de chaque indicateur, ce qui est bien pratique.
Plus loin, vous allez voir comment utiliser les indicateurs dans la recherche.
Intégrez des fichiers externes
Lorsqu’on prend des notes, il n’est pas rare d’avoir besoin de fichiers à côté.
Par exemple, si le prof vous a fourni un support de cours en PDF, ce serait bien de pouvoir y accéder rapidement depuis vos notes de cours, non ?
Eh bien c’est possible, car :
OneNote permet d’intégrer des fichiers directement au sein des pages !
Vous pouvez intégrer un fichier de votre disque dur dans une page en cliquant sur Insertion \ Fichier.
Le fichier est alors incorporé dans la page ou bien stocké en tant que fichier indépendant dans OneDrive, selon l’option sélectionnée dans les paramètres de OneNote.
Il apparaît dans la page sous forme d’icône.
La capture ci-dessous montre un fichier Word incorporé dans le coin gauche.
Vous pouvez également intégrer des images et des vidéos en ligne.
Ce qui est pratique dans OneNote pour Windows 10, c’est que vous pouvez lire les vidéos directement dans la page, comme vous pouvez le voir dans la capture.
Enfin, OneNote permet d’enregistrer directement des notes audios, sans passer par une application externe. Vous pouvez ainsi vous servir de OneNote sur votre smartphone comme d’un dictaphone.
Comme les vidéos, les fichiers audios sont lisibles directement dans OneNote.
Recherchez dans vos notes
Prendre des notes ne sert pas à grand-chose si on n’est pas capable de retrouver ensuite facilement les informations dont on a besoin.
Là encore, OneNote excelle en la matière. L’efficacité de sa recherche est sans doute son second atout majeur après la centralisation.
La recherche de mots ou expressions
Pour rechercher un mot ou une expression dans OneNote pour Windows 10 :
- Cliquez sur la loupe dans la barre verticale du volet de navigation
- Saisissez votre texte dans la zone de recherche qui s’affiche en haut et appuyez sur Entrée.
- Choisissez l’étendue de la recherche dans la liste déroulante juste en-dessous.
Vous pouvez ainsi rechercher dans la page, la section ou le bloc-notes courant, ou même dans l’ensemble des blocs-notes !
Les pages qui incluent le texte s’affichent en-dessous, comme le montre la capture suivante, dans laquelle j’ai cherché le mot « onenote ». Si le texte est dans le titre de la page, il apparait en gras.
Il suffit ensuite de cliquer sur une page pour l’ouvrir. Le texte recherché y est surligné en jaune à tous les endroits où il apparaît.
Astuce : pour rechercher une expression, mettez-la entre guillemets. Sinon, la recherche sera faite sur chacun des mots séparément, ce qui renverra beaucoup trop de résultats. Par exemple, si vous recherchez l’expression « en ce moment » et que vous ne la mettez pas entre guillemets, la recherche surlignera tous les mots « en », « ce » et « moment ».
La recherche par indicateur
Vous voulez retrouver toutes les tâches que vous avez notées dans différentes pages ? Ou bien toutes les questions auxquelles vous n’avez pas encore répondu ?
Facile avec la recherche par indicateur !
Voici comment faire :
- Dans la zone de recherche, tapez le nom de l’indicateur à rechercher.
Exemple : « A faire » - Dans le résultat de recherche, cliquez sur l’onglet « Indicateurs »
Tous les textes précédés de cet indicateur apparaissent alors dans le résultat de recherche, comme le montre la capture ci-dessous :
Remarque : lorsque vous commencez à taper le nom d’un indicateur, OneNote vous propose de compléter automatiquement le mot.
Accédez à vos notes n’importe où
Quand vous êtes en vacances, quoi de plus pratique que d’avoir sur votre smartphone la liste des lieux à visiter, que vous avez préparée quelques jours avant ?
OneNote est aussi l’allié de votre mobilité, car toutes vos notes sont stockées dans OneDrive, et donc accessibles de partout.
Vous n’avez pas à vous occuper de la façon dont sont stockées vos notes physiquement. Pas de dossiers ni de fichiers à créer. Le gros avantage du stockage sur OneDrive, c’est que vous pouvez accéder à vos notes depuis n’importe où, et de différentes façons :
- Sur votre ordinateur, avec la version de bureau
- Sur votre smartphone ou tablette avec l’appli OneNote pour Android ou iOS
- Depuis un ordi public, dans un navigateur avec OneNote Online
Et bien entendu, tout ça se synchronise automatiquement. Vous retrouvez ainsi par exemple sur votre smartphone les notes que vous avez prises sur votre PC, et inversement.
Pour ouvrir un bloc-notes dans OneNote Online, vous pouvez :
- Soit aller dans le dossier OneDrive qui contient vos blocs-notes et cliquer sur celui que vous voulez
- Soit lancer d’abord l’application OneNote Online depuis la page office.com, et ouvrir le bloc-notes souhaité
Travaillez hors connexion
Le stockage sur OneDrive est merveilleux. Mais cela veut-il dire que vous ne pourrez pas travailler si vous n’avez pas de connexion Internet ?
Rassurez-vous,
OneNote créé un cache sur votre appareil pour vous permettre de travailler hors connexion. Il se synchronise automatiquement avec OneDrive dès que vous retrouvez une connexion internet.
Remarque : avec le OneNote fourni avec Office, il est possible de créer des blocs-notes locaux, c’est-à-dire stockés uniquement sur votre disque dur. Ils sont par défaut stockés dans le répertoire Mes documents\Blocs-notes OneNote.
Collaborez en temps réel avec d’autres personnes
Je ne vais pas trop m’étendre sur ce sujet qui fera l’objet d’un article pour lui tout seul. Mais sachez que grâce au stockage sur OneDrive, vous pouvez travailler à plusieurs en même temps sur un bloc-notes.
Si vous travaillez sur la même page, les modifications de chacun sont synchronisées en temps réel sur les ordinateurs des autres. C’est assez impressionnant à voir !
Seul le débit de votre connexion Internet peut limiter la fluidité.
OneNote offre ainsi une solution de collaboration très efficace, que ce soit à titre privé ou pro.
Retrouvez vos notes perdues
Vous regrettez d’avoir supprimé du texte dans une page il y a quelques jours ?
Pas de panique, car ce malin de OneNote a plus d’un tout dans son sac ?.
OneNote garde en effet un historique des versions de chaque page, grâce auquel vous pouvez retrouver des données effacées et/ou restaurer une version antérieure de la page.
Pour cela, faites simplement un clic droit sur la page dans le volet de navigation et cliquez sur « Versions de pages » afin d’afficher le panneau ci-dessous :
Dans ce panneau, cliquez sur la version de la page que vous voulez voir. Vous pouvez alors copier le texte à récupérer, ou même restaurer la page complète en cliquant sur le bouton « Définir en tant que page active ».
Vous avez carrément supprimé une page complète et vous aimeriez la retrouver ?
C’est possible aussi, car
OneNote permet d’afficher et restaurer les pages supprimées.
Pour cela :
- Sélectionnez le bloc-notes qui contenait la page supprimée
- Dans le menu Affichage, cliquez sur « Notes supprimées ». Le panneau de navigation affiche alors les pages supprimées, comme le montre la capture ci-dessous
- Faites un clic droit sur la page à récupérer et choisissez « Restaure vers »
- Choisissez le bloc-notes et la section dans lesquels restaurer la page
Vraiment très pratique tout ça, non ?
En tout cas, ça peut vous sauver la mise, et c’est bien plus facile que de retrouver un hypothétique fichier de sauvegarde.
En synthèse
OneNote est un outil puissant de prise de notes et d’organisation personnelle.
Je suis loin d’avoir présenté dans cet article l’ensemble de ses fonctionnalités.
Il peut vous rendre service dans de multiples contextes personnels, professionnels ou scolaires. Par exemple :
- Prendre des notes durant des réunions, cours, formations, séminaires…
- Collaborer en direct avec d’autres personnes
- Partager du contenu entre enseignants et étudiants
- Noter des tâches à faire pour vous ou d’autres personnes
- Faire vos listes de courses ou choses à ne pas oublier
- Centraliser vos documents, comptes-rendus, notes
- …etc.
Les utilisations possibles sont vraiment très nombreuses !
OneNote est au centre de mon système d’information personnel depuis 2006. J’ai une dizaine de bloc-notes, plus de 100 sections et je ne compte pas les pages…
Je l’ai aussi beaucoup utilisé au travail lorsque j’étais chef de projet, pour la collaboration au sein de mon équipe.
J’utilise le OneNote fourni avec Office, car je préfère son ergonomie à celle de OneNote pour Windows 10 (cf. ce comparatif). Mais sachez que vous pouvez utiliser les 2 versions sur le même ordinateur si vous le souhaitez.
Si vous souhaitez suivre l’évolution de OneNote pour Windows 10, consultez de temps en temps la page des nouveautés.
Cet article vous donne-t-il envie d’essayer OneNote ? L’utilisez-vous déjà ? En êtes-vous satisfait(e) ?
N’hésitez pas à partager votre expérience en commentaire !
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