10 erreurs à éviter avec vos fichiers OneDrive

Vous ne voyez pas l’intérêt de stocker vos fichiers sur OneDrive ?

Ou bien vous avez eu des problèmes de synchro et vous ne voulez plus l’utiliser ?

Pourtant, en le paramétrant bien et en évitant certaines erreurs, OneDrive pourrait vous rendre de grands services…

Découvrez tout de suite les 10 erreurs à éviter pour tirer le meilleur parti de la puissance de OneDrive, et l’utiliser en toute confiance.

Erreur N°1 : ne pas du tout utiliser OneDrive

Ne pas utiliser OneDrive avec Windows 10, c’est un peu comme avoir une belle voiture et la laisser toujours au garage. Ou bien avoir un smartphone dernier cri et n’utiliser que les fonctions de base.

En n’utilisant pas OneDrive vous vous privez de :

• Un espace de stockage en ligne gratuit de 5 Go par défaut, et 1000 Go si vous avez un abonnement Microsoft 365
• L’accès à vos fichiers depuis n’importe quel appareil, pourvu que vous ayez une connexion Internet
• La synchronisation automatique de vos fichiers entre vos appareils
• Le choix des dossiers à synchroniser et les fichiers à la demande
• Le partage de fichiers avec d’autres personnes
• Le travail à plusieurs en simultané sur un même fichier Office
• La notification en temps réel des modifications dans OneNote
• La création automatique d’albums photos et la qualification automatique de vos photos avec des mots-clés
• …etc.

En particulier, OneNote couplé à OneDrive est un vrai bonheur ! Tout est synchronisé en temps réel, sans avoir besoin d’enregistrer. Vous pouvez accéder à vos notes sur tous vos appareils, les modifier hors connexion, et tout synchroniser lorsque vous vous reconnectez. Très pratique !

Le cloud est omniprésent, c’est un fait.
Donc, soit vous essayez d’en tirer le meilleur parti, soit vous renoncez à bon nombre de ses avantages.

Mais il s’agit de l’utiliser à bon escient et de façon intelligente.

Prendre votre voiture pour faire 300 mètres n’apporte rien de bon : vous ratez l’occasion de faire un peu de marche, vous encrassez votre moteur et vous rajoutez inutilement de la pollution dans l’air.

Idem avec OneDrive : si vous l’utilisez sans réfléchir, vous n’en tirerez que des inconvénients, comme nous allons le voir.

Erreur N°2 : stocker tous vos fichiers vidéo sur OneDrive

Vous avez un abonnement Microsoft 365 qui vous fait bénéficier d’un espace de stockage gratuit de 1 To sur OneDrive ? Vous vous dites que vous pourrez y stocker vos films et autres vidéos ?

Attention, ce n’est pas parce que c’est possible qu’il est judicieux de le faire, comme nous allons le voir.

Gare au temps de transfert !

Envoyer un gros fichier sur OneDrive peu prendre beauuuuuucoup de temps…

Les connexions Internet ont beau être de plus en plus rapides, elles sont encore loin d’être aussi rapides que les disques durs.

Gardez à l’esprit que pour une connexion ADSL, le débit montant (c’est-à-dire pour l’envoi de données) est en moyenne 7 fois plus faible que le débit descendant (pour la réception de données), comme vous pouvez le voir sur l’observatoire des débits Internet d’Ariase, qui s’appuie sur les tests de débits réalisés par les internautes.

Selon ce site, le débit montant moyen en ADSL est de 1.18 Mbits/s. Ce qui signifie que pour envoyer un film de 4 Go sur OneDrive, il vous faudra 7h43 !

Détails du calcul : 4x1024x8/1.18 = 27770 secondes, car 1 Go = 1024 Mo et 1Mo = 8 Mbits

Pour une connexion très haut débit (fibre optique), le débit montant moyen est de 42.67 Mbits/s. Ce qui signifie que le même film est envoyé en un peu moins de 13 minutes.

Copier le même film sur un disque dur externe ne vous prendra généralement guère plus d’une minute (cela dépend des types de disques interne et externe que vous utilisez).

Conclusion : sauf si vous avez la fibre, stocker vos vidéos sur OneDrive prendra un temps fou.

Prendre soin de la planète

Si vous vous préoccupez d’écologie, sachez que les data-centers (centres de données) qui hébergent vos données sur Internet consomment beaucoup d’énergie pour leur fonctionnement et leur refroidissement en continu. D’après Gary Cook, analyste du secteur informatique au sein de l’antenne américaine de Greenpeace :

« Si Internet était un pays, il serait classé dans le top 5 des plus gros consommateurs mondiaux d’électricité »,

Cf. cet article du Parisien de janvier 2017

Il dit encore :

« D’après nos analystes, la vidéo Gangnam Style, visionnée 1,7 milliard de fois sur la planète, a induit une demande d’électricité équivalente à la consommation annuelle d’une petite centrale. Imaginez quand un film de 1h30 est visionné en streaming par dix millions de personnes ! »

En limitant le volume de données que vous stockez sur OneDrive, vous contribuerez à limiter la consommation d’énergie associée au stockage et au transfert des données.

Au fait : faites aussi régulièrement le ménage dans votre boîte mail, car tous ces vieux messages que vous ne relirez jamais consomment inutilement de l’énergie.

Solutions alternatives pour les vidéos

Je ne sais pas vous, mais j’aime bien regarder les films sur un grand écran. Alors je stocke mes films sur un disque dur externe et je les regarde sur ma télé.

Pour lire les vidéos stockées sur un disque dur externe, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Si vous avez une TV récente, il est probable que vous puissiez brancher votre disque dur dessus, et qu’elle puisse lire les films qui s’y trouvent
• Si vous avez une box TV avec votre abonnement Internet, même chose : vous pouvez brancher votre disque dessus
• Enfin, si comme moi vous êtes un peu geek sur les bords (ou bien que vous avez un geek dans votre famille), vous pouvez opter pour un mini-ordi de type Raspberry Pi sur lequel vous aurez installé le lecteur multimédia Kodi.

Comme ma TV est ancienne et que je n’ai pas de box TV Internet, j’utilise depuis plusieurs années un Raspberry Pi, car c’est un matériel à la fois polyvalent, peu encombrant et bon marché. Il ne nécessite aucune connexion Internet et il est facile à transporter. Je branche dessus mon disque dur externe, et je le commande à distance avec un mini-clavier Bluetooth.

Quid de vos musiques et photos ?

Un morceau MP3 de bonne qualité dépasse rarement 10 Mo. Idem pour une photo. Ces fichiers restent donc assez rapides à synchroniser et occupent un espace raisonnable.

Par exemple 1 film de 2.5 Go prend autant de place que 320 fichiers musicaux de 8 Mo.

Si vous ne disposez que d’un espace de 5Go sur OneDrive, faites tout de même attention, car cette limite peut être vite atteinte avec des musiques et photos. Cela représente par exemple 1600 photos. Mais vous pouvez augmenter cet espace à 50 Go pour 2€/mois, comme indiqué sur cette page. A moins que vous ne profitiez de l’espace de 1To offert avec votre abonnement Microsoft 365…

Erreur N°3 : stocker vos fichiers de code source sur OneDrive

Vous faites de la programmation à titre perso et vous pensez stocker vos fichiers sources sur OneDrive ?
Fausse bonne idée…

Il existe en effet des outils bien plus adaptés pour gérer du code source. Je pense aux outils en ligne gratuits GitHub et Azure DevOps. Ils permettent de :

• Héberger vos référentiels (de façon privée pour Azure DevOps)
• Synchroniser vos sources de façon contrôlée
• Versionner vos sources
• S’intégrer directement à votre environnement de développement (Visual Studio ou autre)
• Télécharger un référentiel sous forme de zip
• …etc.

Au départ, je ne n’utilisais pas moi-même ces outils, car je pensais que je n’avais pas besoin de tout ça. Mais quand j’ai décidé d’utiliser Azure DevOps (anciennement Visual Studio Team Services), j’ai vite constaté qu’il me simplifiait énormément la tâche.

Erreur N°4 : prendre OneDrive pour une sauvegarde

Vous utilisez OneDrive uniquement comme emplacement de sauvegarde en ligne ?

C’est en effet une possibilité, mais ce n’est pas l’objectif premier de OneDrive.

OneDrive est avant tout un espace web synchronisé, qui vous permet d’accéder à vos données sur tous vos appareils à tout moment.
Alors qu’un sauvegarde est une copie de données utilisée uniquement en cas de problème. Et vous n’avez pas besoin de toutes les caractéristiques de OneDrive pour ça.

En plus, une sauvegarde est généralement volumineuse. Si vous l’envoyez sur OneDrive, vous serez donc confronté au problème de temps de transfert que nous avons vu plus haut.

Utiliser OneDrive comme une simple emplacement de sauvegarde, c’est comme prendre votre voiture exclusivement pour aller chercher votre baguette de pain au coin de la rue. C’est possible, mais ce n’est pas conçu pour ça.

NB/ Plus loin, vous verrez comment sauvegarder vos fichiers OneDrive…

Erreur N°5 : récupérer tous vos fichiers OneDrive en local

Si vous avez plusieurs matériels (PC, tablette, smartphone), OneDrive est très pratique pour synchroniser vos fichiers sur chacun d’eux.

Mais bien que les photos de votre belle-mère aient toute leur place sur l’ordinateur familial, voire votre smartphone, elles n’ont guère leur place sur votre ordi portable professionnel.
Non seulement elles prendront inutilement de la place, mais elles ralentiront en plus votre connexion Internet lorsqu’elles seront récupérées par synchro. Et dans un accès de rage, vous risquez de les supprimer, sans vous rappeler que cette suppression sera aussi synchronisée sur vos autres matériels. Vous vous mettrez alors à dos votre conjoint(e). Tout ça à cause de OneDrive, ce serait quand-même dommage, non !? 😉

Heureusement des solutions existent :

Exclure des dossiers de la synchro

OneDrive vous permet en effet d’exclure certains dossiers de la synchro, de sorte qu’ils restent dans le cloud et ne sont pas récupérés en local. Pour cela :

• Cliquez sur l’icône de OneDrive dans la barre des tâches
• Cliquez sur « Plus », puis sur « Paramètres »
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Compte, puis sur le bouton « Choisir des dossiers » :

Ceci ouvre la fenêtre suivante, dans laquelle vous pouvez décocher les dossiers que vous ne voulez pas synchroniser :

Les dossiers non cochés ne seront pas visibles dans votre dossier local OneDrive.

Les fichiers à la demande

Depuis la version de 1709 de Windows 10 (déployée à partir d’octobre 2017), OneDrive intègre une autre fonctionnalité très pratique, qui permet d’économiser beaucoup d’espace disque : les fichiers à la demande.
Cela permet de voir les fichiers présents dans un dossier de OneDrive, sans qu’ils soient présents sur votre disque dur. Les fichiers ne sont réellement récupérés en local que lorsque vous les ouvrez.

Ces fichiers apparaissent avec une icône en forme de petit nuage blanc dans l’explorateur Windows.

Si vous n’avez pas activé cette fonctionnalité au moment de la mise à jour de Windows 10, vous pouvez le faire en cochant la case « Libérez de l’espace et téléchargez des fichiers lorsque vous avez besoin de les utiliser » dans l’onglet « Paramètres » de la fenêtre de paramètres de OneDrive.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des fichiers à la demande, cliquez ici.

Erreur N°6 : envoyer automatiquement les photos de votre smartphone sur OneDrive

Avez-vous déjà vu ces paramètres bien cachés de OneDrive ?

Je parle de ceux de l’onglet « Enregistrement automatique » de la fenêtre de paramètres :

Je vous conseille de décocher ces deux cases. Même si vous voulez envoyer sur OneDrive les photos et vidéos prises avec votre smartphone, vous aimerez sans doute faire un peu de ménage avant. Par exemple pour supprimer cette photo sur laquelle vous faites la grimace face au soleil. Ou bien celle où vous avez une tête de torturé, parce que votre chérie vous a pris en train de vous cramer les doigts en essayant de retourner une saucisse sur le barbecue 😉

Bref, décocher la première case vous évitera de synchroniser inutilement certaines photos ou vidéos. Idem pour la seconde avec les captures d’écran.

Erreur N°7 : laisser Office synchroniser les fichiers à la place de OneDrive

N’avez-vous jamais eu des problèmes de synchronisation de vos fichiers Office (Word, Excel…) sur OneDrive ?
Du genre, une icône rouge qui s’affiche dans la barre des tâches pour vous dire qu’il y a un conflit non résolu entre deux versions du même fichier ?

Ce problème apparaît normalement lorsque vous travaillez à plusieurs sur un même fichier et qu’Office ne sait pas résoudre les conflits entre modifications contradictoires. Pourtant, j’ai beaucoup rencontré ce problème, même en travaillant tout seul sur mes fichiers. Alors un jour où j’en ai eu mare, j’ai cherché sur Internet l’origine du problème et je suis tombé sur cette page.
Elle n’explique pas l’origine du problème, mais elle montre comment le résoudre durablement. Il suffit pour cela d’ouvrir l’onglet Office de la fenêtre de paramètres de OneDrive :

…et de décocher la case « Utiliser Office pour synchroniser les fichiers Office que j’ouvre ».

Attention toutefois, car si vous travaillez réellement à plusieurs sur un même document, Office ne sera plus en mesure de fusionner automatiquement les modifications provenant de différentes versions de documents.

Remarque : depuis que j’ai coché cette case, je n’ai plus rencontré un seul problème de synchro ! Mais je l’ai fait il y a déjà plusieurs années et Microsoft a peut-être amélioré les choses entre temps. Donc si vous ne rencontrez pas de problème alors que cette case est cochée, laissez-là telle quelle…

Erreur N°8 : ne pas sauvegarder votre dossier local OneDrive

Le monde se divise en 2 blondin : ceux qui ont un abonnement Microsoft 365 et ceux qui n’en ont pas…

Si vous n’êtes pas abonné Microsoft 365, sachez que votre espace OneDrive n’est pas sauvegardé automatiquement !

En cas en cas de problème grave, comme par exemple un virus qui endommagerait une bonne partie de vos fichiers, vous ne pourrez donc compter que sur les sauvegardes que vous aurez faites vous-mêmes.

Il est donc prudent de faire des sauvegardes de temps en temps, typiquement sur un disque dur externe ou une clé USB.
Pour cela, vous pouvez par exemple :

• Faire une simple copie manuelle de votre dossier OneDrive local vers un disque dur externe. Dans ce cas, je vous conseille vivement de compresser les fichiers dans une ou plusieurs archives zip avant de les copier. En effet, la copie de quelques gros fichiers est beaucoup plus rapide que la copie de milliers de petits fichiers.
• Utiliser un logiciel de sauvegarde, comme par exemple AOMEI Backuper. Sa version gratuite, déjà très complète, vous permettra de faire des sauvegardes automatiques, incrémentielles et compressées.

Utiliser le système de restauration de Microsoft 365

Si vous êtes abonné Microsoft 365, une solution de sauvegarde locale n’est pas indispensable, car Microsoft fait pour vous une sauvegarde quotidienne. Vous pouvez ainsi restaurer une version antérieure de votre espace OneDrive complet datant entre 0 et 29 jours. Cette solution est très pratique, car vous n’avez à vous soucier de rien.

Pour cela, connectez-vous à votre espace OneDrive en ligne, cliquez sur Paramètres (petite roue dentée en haut à droite), Options, puis “Restaurer votre espace OneDrive”. Regardez cette page de doc Microsoft pour voir tous les détails.

Attention, cette solution ne permet toutefois pas de restaurer uniquement certains fichiers, comme vous pourriez le faire avec une sauvegarde locale.

Récupérer des fichiers supprimés par erreur

Si vous supprimez des fichiers par erreur dans OneDrive, sachez que vous avez une chance de les récupérer, même s’ils ne sont plus présents dans la corbeille de Windows. En effet OneDrive stocke les fichiers supprimés dans une corbeille pendant 30 jours, même si vous n’avez pas d’abonnement Microsoft 365.

Pour récupérer des fichiers, connectez-vous à votre espace OneDrive en ligne, cliquez sur la corbeille, sélectionnez les fichiers souhaités et cliquez sur “restaurer”.

Erreur N°9 : négliger la sécurité

Vous utilisez le même mot de passe simple pour votre compte Microsoft et d’autres sites internet pour être sûr(e) de vous en rappeler ?

Mauvaise idée !

Votre mot de passe Microsoft est utilisé aussi pour protéger votre espace OneDrive. Donc la sécurité de tous les fichiers importants que vous stockez sur OneDrive (exemple : documents administratifs, documents de travail…) dépend de ce mot de passe.

Microsoft met en œuvre des moyens considérables pour assurer la sécurité de vos données. L’entreprise vous prévient même par mail lorsqu’elle détecte un accès à vos données depuis un matériel inhabituel. Mais le dernier maillon de la chaîne de sécurité, c’est vous et la façon dont vous gérez vos mots de passe.

Pour découvrir enfin une méthode pratique, simple et sécurisée pour gérer tous vos mots de passe, y compris sur smartphone, jetez un œil à ceci.

Erreur N°10 : partager à tout va

Vous le savez sans doute, vous pouvez partager des fichiers ou dossiers avec d’autres personnes sur OneDrive.

Très pratique pour partager les premiers pas de votre bambin avec vos parents qui habitent à l’autre bout de la France ! Au lieu de leur envoyer toutes vos photos par mail, vous leur envoyez simplement un lien vers votre dossier partagé. C’est beaucoup plus rapide et plus sécurisé.

Mais faites attention à la façon dont vous créez le partage. OneDrive vous donne plusieurs possibilités :

• Partager un dossier complet ou des fichiers individuels
• Donner l’accès uniquement en lecture ou bien autoriser aussi la modification des fichiers
• Définir un mot de passe et/ou une date d’expiration

La règle en matière de sécurité est de ne partager que le strict nécessaire, et le temps nécessaire.

Inutile de partager avec vos amis ou collègues des tas de documents dont ils n’ont pas besoin. Car même si vous avez confiance en eux, rien ne vous garantit qu’ils soient aussi vigilants que vous en matière de sécurité. Vous n’aimeriez pas retrouver votre bulletin de salaire sur le PC familial de votre collègue, accessible à tous les membres de sa famille n’est-ce pas ?

Pour cela, définissez une arborescence de dossiers assez fine pour vous permettre de partager facilement ce que vous voulez, et pas plus.
Et lorsqu’un partage n’est plus nécessaire, supprimez-le.

Pour en savoir plus sur le partage de fichiers dans OneDrive, lisez cette page.

En synthèse

Une bonne partie de ce que nous avons vu dans cet article s’applique en fait aussi aux autres stockages en ligne, tels que Google Drive et DropBox, pour ne citer que les plus populaires.

Vous aurez avantage à utiliser OneDrive si vous utilisez également la suite Microsoft Office. En effet, les applications Office, et en particulier OneNote, s’intègrent parfaitement à OneDrive.
De plus, un abonnement à Microsoft 365 (anciennement Office 365) vous donne accès à un énorme espace de stockage d’1 To par utilisateur et à une sauvegarde automatique.
Enfin, l’intégration native dans Windows 10 et les fichiers à la demande sont également des arguments majeurs en faveur de OneDrive.

Cependant, si vous utilisez beaucoup la suite Google Docs, vous aurez avantage à utiliser Google Drive. Car là aussi, l’intégration entre les deux apporte une belle plus-value.

Si vous avez envie d’utiliser une solution de stockage en ligne et que vous n’avez pas encore fait votre choix, lisez cet article comparatif entre OneDrive, Google Drive et DropBox.

Enfin, si vous utilisez conjointement plusieurs stockages en ligne, la solution de MultCloud pourrait vous intéresser. Elle permet en effet de transférer / synchroniser facilement des fichiers entre espaces cloud.

J’aimerais beaucoup que vous partagiez votre expérience : Utilisez-vous déjà OneDrive ? Ou bien avez-vous envie de l’essayer ? Sinon, pourquoi ?