Je vous ai demandé il y a quelques semaines par mail et en vidéo de me soumettre les sujets que vous aimeriez voir traiter dans mes prochains articles. Karim m’a répondu qu’il aimerait en apprendre plus sur le suivi de projet dans Excel. C’est pourquoi j’ai décidé de vous parler aujourd’hui de la gestion de projet informatique que j’ai mise en œuvre durant ma carrière de chef de projet.
Il s’agit cependant d’un sujet vaste, et il me faudra plusieurs articles pour le traiter. Cet article est donc le premier d’une série, dans laquelle je vais partager avec vous mon expérience de chef de projet, en vous expliquant mon contexte et en vous montrant les méthodes et les outils Excel que j’ai utilisés, et les résultats que j’ai obtenus. Je pense que beaucoup de concepts peuvent être transposés dans la gestion d’autres types de projets.
Dans ce premier article, je vais commencer par vous présenter quels ont été mon contexte, mes problématiques et mon approche globale pour y répondre.
Le texte qui suit reprend le contenu de la vidéo.
Remarque : la carte mentale (Mind Map) a été réalisée avec XMind 8, dans sa version gratuite.
Mon contexte
J’ai travaillé pendant 8 ans en tant que chef de projet sur le développement de logiciels de gestion agricole.
Notre objectif était de sortir environ une nouvelle version par an. La production de ces versions faisait intervenir des équipes de :
- Marketing (cahier des besoins et analyses fonctionnelles)
- Développement (entre 6 et 10 personnes que je dirigeais)
- Test
Problématiques principales de la gestion de projet informatique
Mes 2 problématiques principales pour la gestion de projet informatique ont été la planification et le suivi de la production à court et long terme.
- A long terme : pour une voire plusieurs versions
de logiciel
Objectif : avoir une idée grossière du contenu et de la date de sortie de chacune - A court terme : pour l’implémentation de chaque spécification principale des versions en cours de production
La planification à long terme
Objectifs :
- Envisager différents scénarios pour aider à la décision sur :
- Les moyens alloués (ressources humaines)
- Les spécifications fonctionnelles principales des versions
- Fixer un objectif de date et de contenu pour la version
Par exemple, il s’agissait de pouvoir dire :
Avec tant de personnes et telles fonctionnalités développées, voici la date de sortie probable de cette version.
Ou bien
Pour sortir une version avec tel contenu et à telle date, voici les moyens nécessaires.
J’avais besoin d’un outil me permettant de faire varier assez facilement les paramètres et de voir tout de suite le résultat. Je vous le présenterai dans une prochaine vidéo.
La planification à court terme
Dans le cadre d’un travail itératif, il s’agit de :
- Découper le travail en itérations de quelques semaines
- Planifier chaque itération : définir les tâches et leur calendrier de réalisation
NB/ La méthodologie que nous utilisions était proche de SCRUM en moins poussée.
Le suivi à court terme
Il s’agit de :
- Suivre de façon rapprochée l’avancement de chaque itération par rapport à ce qui a été prévu
- Prendre les bonnes décisions pour la poursuite du travail
Le suivi à long terme
Il s’agit de :
- Suivre l’avancement de la production des versions par rapport à la planification long terme
- Prendre les bonnes décisions pour la poursuite du travail
Schéma résumé des problématiques de gestion de projet informatique
Voyons maintenant plus en détail les différentes phases, sans parler des outils utilisés pour le moment.
Détail de la planification
La planification globale
Elle consiste à croiser des ressources et du travail à réaliser.
Il faut déterminer le plus précisément possible les ressources humaines à disposition du projet, en tenant compte de différents facteurs :
- Leur temps de présence : travail à temps plein ou à temps partiel notamment
- Leur part de temps hors projet : en effet, une personne ne travaille généralement pas à 100% de son temps de présence sur le projet qui nous concerne. Elle peut travailler sur d’autres projets ou sur des tâches annexes.
- Leur taux de productivité : une personne expérimentée a généralement un taux de productivité supérieur à un débutant, c’est-à-dire qu’elle réalise plus de travail par unité de temps. Il faut pouvoir modéliser ceci au moyen d’un taux de productivité qu’on peut faire évoluer au cours des mois.
Je ne détaille pas les aspects financiers et matériels, car je ne les ai jamais gérés moi-même.
Le travail à réaliser doit être défini à partir d’un découpage en grandes itérations. Dans le cas du développement logiciel, on peut définir aussi ces grandes itérations comme les modules fonctionnels principaux de la version.
On définit également un ordre de priorité pour chacune d’elles, ainsi qu’un chiffrage grossier en jours-hommes du travail à réaliser (exemple : un travail de 20 jours-hommes peut être réalisé par une personne en 20 jours, ou par 4 personnes en 5 jours)
Le recoupement des ressources et du travail à réaliser à l’aide d’un outil Excel permet de calculer une date d’échéance prévisible pour le projet.
A l’inverse, l’outil peut aussi être utilisé pour déterminer les ressources nécessaires pour parvenir à une date de fin souhaitée.
La planification des itérations
La planification globale définit un découpage en itérations. On peut affiner ce découpage au fur et à mesure pour définir des itérations plus courtes et plus faciles à planifier et suivre. Leur planification se fait donc au fur et à mesure.
La planification d’une itération consiste à définir des tâches précises avec un temps de travail prévu (en jours-hommes), à affecter ces tâches à des personnes, puis à faire une planification temporelle précise du démarrage et de l’enchaînement des tâches. Typiquement, on peut représenter cette planification par un diagramme de Gantt.
Détail du suivi
Le suivi des itérations
Cette partie est relativement simple. Elle consiste à suivre régulièrement (par exemple une fois par semaine) l’avancement des itérations en cours, c’est-à-dire le travail réalisé et restant sur chaque tâche. Durant cette phase, on identifie les éventuelles tâches bloquantes pour l’avancement des autres tâches et on prend les mesures nécessaires. On peut éventuellement réajuster la planification.
Le suivi global
A chaque fin d’itération, on calcule le travail réalisé et on estime le travail restant. En effet, la mesure de ce dernier peut s’affiner au fur et à mesure de l’avancement du projet et des problématiques rencontrées. A partir de ces valeurs, on peut calculer une date de fin projetée.
Enfin on peut regarder si ces valeurs correspondent à celles initialement prévues lors de la planification globale et prendre les décisions les plus appropriées pour la suite.
Conclusion
Planifier et suivre un projet ne s’improvise pas, et le hasard fait rarement bien les choses, contrairement à ce que dit le dicton. C’est d’autant plus vrai que le projet est vaste et ambitieux. J’ai appris au cours de mes années de travail que tout ce qu’on néglige ou qu’on laisse de côté finit par se rappeler à nous, bien souvent sous forme de problème. D’ailleurs c’est un principe qui s’applique à beaucoup de domaines de la vie, et pas seulement à la gestion de projet informatique ?
Bien qu’il soit impossible de tout prévoir à l’avance – et d‘ailleurs, ça ne serait même plus drôle si c’était possible – les chances de succès augmentent considérablement lorsqu’on se donne le temps et les moyens de suivre une démarche rigoureuse.
Il est très important notamment de garder une vision claire de la situation du projet tout au long de celui-ci, de façon à pouvoir réagir le plus tôt possible en cas de problèmes et ne pas laisser ces derniers s’aggraver. Plus un problème est détecté tôt, plus il est facile à résoudre. Tandis que si vous vous apercevez par exemple deux mois avant l’échéance prévue, que votre projet d’un an a pris deux mois de retard, il vous sera impossible de rattraper ce retard…
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