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La correction orthographique dans Office

Que l’on soit doué ou pas en orthographe, la correction orthographique est une fonctionnalité essentielle dans un logiciel de bureautique. Car elle permet au minimum de corriger les fautes de frappes et d’inattention…et plus si besoin.
Dans cet article je vous propose une présentation détaillée du fonctionnement de la correction orthographique et grammaticale dans les applications Office, comment résoudre les problèmes et quelles sont les solutions alternatives.

Remarque : les captures d’écran proviennent d’office 365 de 2019, mais je pense que vous saurez les adapter si vous utilisez une version différente d’Office.

Vérification de l’orthographe et de la grammaire

Par défaut, les applications Office signalent les fautes directement pendant l’écriture. Elles soulignent les fautes d’orthographe en rouge, et les fautes de grammaire, de conjugaison ou d’homonyme en bleu. Voici un petit exemple :

Erreurs soulignées en rouge ou en bleu

Dans cet exemple, il y a deux fautes d’orthographe, une faute de conjugaison et une faut d’homonyme (“come” à la place de “comme”).

Contrairement aux autres applications, Excel ne souligne pas les mots mal orthographiés et ne propose pas de liste de corrections au clic droit sur le mot. Il faut lancer explicitement la correction en cliquant sur Orthographe dans le ruban Révision.

L’analyse avancée dans Word

Word étant une application de traitement de texte, elle analyse le texte de façon plus poussée que les autres applications Office. En effet, depuis la version 2016, en plus des fautes d’orthographe et de grammaire, elle propose des suggestions de vocabulaire plus adapté. Pour cela, elle analyse le texte selon trois critères : le choix du vocabulaire, le langage formel et le langage non discriminant. Voici un exemple illustrant ces critères :

Word - analyse avancée du vocabulaire
Analyse avancée du vocabulaire dans Word

Word souligne en points-tillés marrons les mots ou expressions que vous pouvez améliorer. Dans cet exemple, voici ce que Word suggère :

  • L’expression “au final” est une tournure informelle que Word propose de remplacer par “Finalement” ou “Pour finir”.
  • Word considère l’expression “Tous les clients” comme discriminante et propose de la remplacer par “Toutes les clientes et tous les clients”.
  • Enfin, le mot “e-mail” est un anglicisme, et Word propose d’utiliser l’équivalent français “courriel”.

N’avez-vous pas noté quelque chose de bizarre dans cet exemple ?
Word souligne l’expression “tous les clients” dans la seconde phrase mais pas dans les autres ! De même, il souligne le mot “e-mail” dans la troisième phrase mais pas dans les autres !
Honnêtement, je ne comprends pas pourquoi… Si vous avez une explication, s’il vous plait partagez-la en commentaire. Personnellement, je pense que cette fonctionnalité d’analyse avancée n’est pas encore vraiment au point…

Les options de paramétrage

Pour paramétrer la correction orthographique, cliquez sur la rubrique “Vérification” de la fenêtre d’options. Vous y trouverez deux catégories de paramètres :

  • Les paramètres communs à toutes les applications Office (première capture ci-dessous)
  • Les paramètres spécifiques à l’application. La seconde capture ci-dessous présente ceux de Word.
Office - paramètres communs de correction
Paramètres de correction orthographique communs aux applications Office
Word - paramètres correction orthographique
Paramètres de correction orthographique spécifiques à Word

Notez la présence d’un bouton “Paramètres…“. Un clic dessus ouvre la boîte de dialogue suivante :

Word - paramètres analyse avancée
Paramètres de grammaire et analyse avancée de Word

Celle-ci permet entre autres d’activer ou désactiver les différents types de suggestions d’améliorations présentées plus haut. Vous pouvez par exemple faire en sorte que Word ne souligne pas l’expression “tous les clients” dans l’exemple vu plus haut, en décochant la case “Sexisme”.
Personnellement, j’ai décoché toutes les cases de Langage non-discriminant, car je trouve que l’analyse du texte n’est globalement encore pas assez pertinente.

Ajouter des mots dans le dictionnaire personnel

Le dictionnaire d’Office ne contient pas tous les mots. En particulier les mots très techniques et spécialisés, les mots de certains jargons professionnels, les mots de patois…etc.

C’est souvent gênant de voir ces mots soulignés en rouge partout dans nos documents, alors qu’on sait qu’ont les a écrits correctement. Pour remédier à ce problème, il y a deux solutions possibles :

  • Demander à Office d’ignorer ces mots dans le document courant uniquement.
  • Ajouter ces mots dans un dictionnaire personnel, de façon à ce qu’Office ne les souligne plus dans aucun document.

Pour cela, il suffit de faire un clic droit sur le mot et de choisir respectivement “Ignorer tout” ou “Ajouter au dictionnaire”. Voici un exemple du second cas :

Ajout au dictionnaire Office

Pour retirer un mot précédemment ajouté au dictionnaire, il faut aller dans les options de vérification d’Office et cliquer sur le bouton “Dictionnaires personnels“. Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :

Office - dictionnaires personnels
Liste des dictionnaires personnels dans Office

Sélectionnez la première ligne puis cliquez sur “Modifier la liste des mots”. Une autre boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle il est possible de supprimer des mots ou bien d’en ajouter de nouveaux.

Remarque : comme vous pouvez le voir, il est possible de créer plusieurs dictionnaires personnels et de définir lequel l’application doit utiliser par défaut. Les mots ajoutés au dictionnaire personnel le sont toujours dans le dictionnaire par défaut.

Choisir la langue de vérification

L’application ne peut vérifier l’orthographe que si l’on spécifie la langue du texte. Par défaut, cette langue est celle du système d’exploitation, mais on peut toujours choisir une autre langue si besoin. Pour cela il faut sélectionner du texte, puis dans le ruban Révision cliquer sur le menu Langues \ Définir la langue de vérification. Ceci a pour effet d’ouvrir la boîte de dialogue de sélection de la langue ci-dessous :

Word - langue

Dans cette liste, les langues installées sur le poste sont marquées d’une coche. En effet, les mots et règles des différentes langues sont définies dans des packs indépendants qui doivent être installés sur le poste.
La langue du texte sélectionné est sélectionnée par défaut.

Un même document peut contenir plusieurs blocs de textes de langues différentes. C’est pourquoi il faut sélectionner du texte avant d’ouvrir cette boite de dialogue.

Si vous voulez définir la langue du document entier, appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner la totalité du document.

Désactiver la vérification orthographique sur un paragraphe particulier

Sur certains morceaux de texte la vérification orthographique n’a pas de sens et peut même nuire beaucoup à la lisibilité, à cause des soulignements rouges. C’est le cas par exemple des extraits de code informatique, comme le montre la figure ci-dessous :

Extrait de code
Un extrait de code avec beaucoup de mots soulignés

Pour empêcher la vérification orthographique de ce texte et donc faire disparaitre les soulignements rouges, il suffit de cocher la case “Ne pas vérifier” dans la boîte de dialogue de choix de la langue.

OneNote - langue

Astuce

Dans OneNote, la boîte de dialogue de sélection de la langue est remplacée par le panneau ci-contre. Celui-ci ne contient pas de case à cocher “Ne pas vérifier”. On peut contourner le problème en sélectionnant une langue non installée sur le poste. Typiquement, j’ai pour habitude de sélectionner la langue “Afrikaans” (qui était la première de la liste avant l’ajout récent de l’Afar.

La liste contextuelle de correction

Il s’agit de la liste de propositions de corrections qui s’affiche lorsqu’on fait un clic droit sur un mot souligné.

Astuce productivité : pour afficher cette liste sans quitter le clavier, utilisez la touche “Menu” du clavier. Il s’agit de la touche située généralement entre les touches “Alt Gr” et “Ctrl”. Elle n’est pas présente sur tous les claviers, en particulier les claviers d’ordinateurs portables. Sélectionnez ensuite la correction adéquate avec les touches de flèches haut et bas.

Quand on prend l’habitude, c’est beaucoup plus rapide que la souris…

Attention, la liste de corrections proposée n’est pas toujours pertinente, comme le montre cet exemple :

Liste déroulante correction automatique

Dans cette capture d’écran, on peut voir que Word ne propose pas le mot “sans” dans la liste des corrections possibles.

Le panneau Orthographe

Il s’agit du panneau latéral qui s’affiche lorsqu’on clique sur le bouton “Orthographe” du ruban Révision dans Word, OneNote ou PowerPoint. Son aspect est un peu différent selon les applications. Dans Word, il est le plus complet et se présente en deux parties :

La première affiche les nombre de fautes et d’améliorations possibles de chaque type :

Word - panneau Rédacteur
Panneau Rédacteur de Word – nombre de fautes et d’améliorations possibles

La seconde s’affiche lorsqu’on clique sur le bouton “X résultats” en haut du panneau, et permet de corriger les problèmes :

Word - panneau Rédacteur
Panneau Rédacteur de Word – suggestions de correction

Il suffit de cliquer sur l’une des suggestions pour l’appliquer. On peut également ignorer le mot souligné dans le document ou bien l’ajouter au dictionnaire personnel en cliquant sur un des liens en-dessous des suggestions.

Les flèches < et > dans le coin supérieur droit permettent de naviguer entre les erreurs.

Notez aussi que le bouton Paramètres permet d’accéder directement aux options de vérification.

La boîte de dialogue Orthographe

A la place du panneau Orthographe, Excel, Outlook et Publisher affichent une boîte de dialogue qui ressemble à ceci :

Boite de dialogue Orthographe

Il s’agit ici de la boîte de dialogue d’Excel. Le visuel est encore un peu différent dans Outlook et dans Publisher, mais le principe est le même. Pour appliquer une suggestion, il faut cliquer sur l’un des boutons “Remplacer” ou “Remplacer tout”.

Remarque : il ne serait pas étonnant que Microsoft décide un jour d’homogénéiser davantage les applications Office en remplaçant cette boîte de dialogue par le panneau Orthographe. L’avantage du panneau est qu’on peut continuer à éditer le document lorsque le panneau est affiché. Ce n’est pas le cas avec la boîte de dialogue.

Que faire lorsque la vérification orthographique ne marche pas ?

Pour finir, j’aimerais vous donner quelques informations utiles en cas de problème. Plusieurs fois, il m’est moi-même arrivé de ne pas comprendre pourquoi la vérification orthographique ne marchait pas. Au fil du temps, j’ai repéré quels sont les points à vérifier.

Ainsi, si Word ne souligne aucune faute dans votre texte, voici les éléments à vérifier :

  • Dans la rubrique “Vérification” des options de Word, vérifiez que les cases à cocher dans “Exceptions pour …” sont décochées
  • Dans la boîte de dialogue de choix de la langue, vérifiez que le français est bien sélectionné et que la case à cocher “Ne pas vérifier l’orthographe ou la grammaire” est décochée. (Sélectionnez auparavant l’ensemble du texte du document en appuyant sur CTRL+A).
  • Lancez la vérification en cliquant sur le bouton intitulé “Vérifier le document” ou “Orthographe” du ruban “Révision”. Si la vérification fonctionne de cette façon, mais pas au cours de la frappe, c’est que les cases à cocher de vérification au cours de la frappe sont décochées dans les options de vérification spécifiques de Word.
  • Si vous éditez un document dans une autre langue, assurez-vous que le pack de langue correspondant est installé et que la langue est bien sélectionnée dans la boîte de dialogue de choix de langue.

Pour finir, sachez qu’Office est encore loin de détecter toutes les fautes.Donc, même si la vérification orthographique est opérationnelle, ne soyez pas trop surpris(e) si l’application ne souligne pas certaines fautes.

Les autres applications de correction orthographique

D’autres applications intègrent une fonctionnalité de correction orthographique. C’est le cas par exemple des navigateurs web, lorsqu’on écrit par des courriels, des messages sur les réseaux sociaux ou les forums, des articles de blog, ou encore lorsqu’on remplit des formulaires en ligne.

Mais il existe aussi des applications de correction orthographiques autonomes et bien plus poussées que les modules intégrés à Office ou aux navigateurs. Parmi les plus réputées, on peut citer par exemple :

Un test comparatif sur 7 correcteurs orthographiques, dont les trois que je viens de citer est disponible sur cette page.

Je ne les ai jamais testés moi-même, car la correction d’Office me suffit. Cependant, d’après ce qu’on peut lire sur ces sites et le témoignage de certains utilisateurs, ils vont bien plus loin qu’Office, surtout dans la correction grammaticale. Donc si la grammaire n’est pas votre point fort et que vous avez souvent besoin d’écrire du texte de façon très propre, ça peut franchement valoir le coup d’investir dans un tel logiciel. Cela peut également vous aider à vous améliorer, car certains de ces logiciels donnent des explications sur les corrections.

Conclusion

La correction orthographique dans les applications Office offre pas mal de fonctionnalités et elle est très paramétrable. Word offre des possibilités supplémentaires par rapport aux autres applications Office au travers de l’analyse avancée. Mais au moment au j’écris cet article (début 2019), il semble que cette analyse ne soit pas encore complètement au point (cf. exemples plus haut). De plus la pertinence des types d’analyses réalisées est discutable. Mais comme tout est paramétrable, ce n’est pas un problème en soi, car on peut choisir de désactiver ceux qui ne nous conviennent pas.

Cependant, la vérification et la correction orthographique sont encore loin d’être parfaites dans Office (du moins avec le français), et bon nombre de fautes ne sont pas détectées ou pas bien corrigées.

Ne vous fiez donc pas aveuglément à ces fonctionnalités de vérification et de correction. En particulier, si vous estimez que votre niveau est un peu juste en grammaire, des applications spécialisées telles que celles mentionnées plus haut pourront vous apporter un bénéfice certain.

Dites-moi en commentaire ce que vous pensez de la correction orthographique de Word. Utilisez-vous d’autres traitements de texte ou application de correction ? Si oui, en êtes-vous satisfait(e) ?

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