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Simplifiez vous la vie grâce aux raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent nous faire gagner énormément en productivité au quotidien. De nombreuses applications en proposent, notamment Microsoft Office et Libre Office, qui en comportent un grand nombre. Certains sont communs à plusieurs applications, d’autres spécifiques à une seule.
Dans cet article je m’intéresserai particulièrement aux applications de traitement de texte, car c’est dans ce domaine que les raccourcis clavier me semblent apporter le plus grand bénéfice.

Dans quels cas utiliser des raccourcis clavier ?

Un raccourci clavier est vraiment utile s’il n’est pas trop difficile à exécuter et à mémoriser et s’il remplace des opérations complexes ou très fréquentes.

Par exemple, le raccourci CTRL + flèche gauche ou droite me paraît très pertinent, car il est facile à exécuter et à retenir, et en plus il permet d’exécuter une action très fréquente : déplacer le curseur dans le texte de mot en mot, plutôt que de caractère en caractère. Il fait ainsi gagner beaucoup de temps. Si vous ne le connaissez pas, faites le test et vous verrez que déplacer le curseur dans le texte est vraiment beaucoup plus rapide de cette façon !

A l’inverse, le raccourci “ALT + CTRL + MAJ + < ” qui permet d’augmenter la taille de la police d’un point (ex : faire passer la police de 11 à 12) me semble tout à fait inutile à retenir. Non seulement je trouve qu’il est très difficile à faire, car il faut presser 4 touches à la fois, mais en plus il remplace une opération peu fréquente. En effet, en utilisant des styles prédéfinis, on n’a pas souvent besoin de modifier soi-même la taille de la police (j’ai bien dit “pas souvent” et non “jamais”). En plus, un bouton dans le ruban Accueil permet de faire la même chose en un clic de souris.

Mais ne négligez pas non plus le “coût” de mémorisation d’un raccourci. A vouloir trop en mémoriser d’un coup, on peut vite s’embrouiller…

Il s’agit donc de bien jauger combien de raccourcis on est prêt à mémoriser, leur faciliter d’exécution et le temps et le confort qu’ils nous font réellement gagner.

Les raccourcis clavier indispensables

Voici une sélection des raccourcis que j’utilise au quotidien et dont je ne pourrais plus me passer. Ils sont applicables dans Word et dans Writer, et certainement dans d’autres applications de traitement de texte.

Les grands classiques

Les raccourcis suivants fonctionnent dans beaucoup d’applications Windows, pas seulement de traitement de texte. Je les mentionne pour la forme, mais je pense que beaucoup d’entre vous les connaissez déjà :

RaccourciAction
CTRL + XCouper l’élément sélectionné
CTRL + CCopier l’élément sélectionné
CTRL + VColler l’élément préalablement sélectionné
CTRL + ASélectionner tout
CTRL + ZAnnuler la dernière action
CTRL + SEnregistrer
CTRL + FAfficher la zone de recherche

Ils ont le gros avantage de pouvoir être exécutés d’une seule main et sans lâcher la souris. C’est extrêmement pratique dans de nombreux cas.

Astuce pour les gauchers
Si vous utilisez votre souris de la main gauche, vous pouvez avantageusement remplacer ces 3 premiers raccourcis par les 3 suivants, exécutables de la main droite :

  • MAJ + Suppr : couper l’élément sélectionné
  • CTRL + Inser : copier l’élément sélectionné
  • MAJ + Inser : coller l’élément préalablement copié

Déplacer le curseur

Déplacer le curseur est une opération extrêmement fréquente dans un logiciel de traitement de texte. C’est pourquoi il est particulièrement utile de connaître les méthodes les plus efficaces.

Revoyons tout d’abord rapidement les différentes touches de déplacement du curseur. Ce sont les touches en vert dans l’image suivante (leur disposition varie selon les claviers) :

Touches de déplacment du curseur

De façon générale, dans toutes les applications de traitement de texte, le comportement de ces touches est le suivant :

  • Flèches gauche et droite : déplace le curseur d’un caractère vers la gauche ou la droite
  • Flèches haut et bas : déplace le curseur d’une ligne vers le haut ou vers le bas
  • Touches Origine et Fin : déplace le curseur vers le début ou la fin de la ligne courante
  • Touches de pagination : déplace le curseur d’une page vers le haut ou vers le bas

On peut associer les touches de déplacement du curseur avec CTRL pour modifier l’ampleur du déplacement :

  • CTRL + flèche gauche ou droite : déplace le curseur de mot en mot
  • CTRL + flèche haut ou bas : déplace le curseur de paragraphe en paragraphe
  • CTRL + Origine ou Fin : déplace le curseur au début ou à la fin du document

Sélectionner du texte

La sélection de texte est une autre opération extrêmement fréquente dans un logiciel de traitement de texte.

On sélectionne du texte en associant les touches de déplacement du curseur avec la touche MAJ :

  • MAJ + flèche gauche ou droite : sélectionne le texte caractère par caractère
  • MAJ + flèche haut ou bas : sélectionne le texte ligne par ligne
  • MAJ + Origine ou Fin : sélectionne le texte jusqu’au début ou à la fin de la ligne courante

On peut augmenter l’étendue de la sélection en ajoutant la touche CTRL dans les raccourcis précédents :

  • CTRL + MAJ + flèche gauche ou droite : sélectionne le texte mot par mot
  • CTRL + MAJ + flèche haut ou bas : sélectionne le texte paragraphe par paragraphe
  • CTRL + MAJ + Origine ou Fin : sélectionne le texte jusqu’au début ou à la fin du document

Facile, non ? Si vous avez compris la logique, vous verrez que ces raccourcis clavier sont assez intuitifs à l’usage.

Voici deux autres raccourcis que je trouve très pratiques :

  • Clic à un endroit, puis MAJ + Clic à un autre endroit : sélectionne tout le texte situé entre les deux endroits cliqués. Ceci est bien plus efficace que de maintenir le bouton de la souris enfoncée pour sélectionner un grand morceau de texte.
  • MAJ + F5 : dans Word, permet de revenir à une position précédente du curseur. En effet, Word mémorise les dernières postions du curseur et on peut y revenir grâce à ce raccourci ! Très pratique quand on s’est déplacé loin dans le texte et qu’on veut revenir à la position à laquelle on était en train de taper

Déplacer et mettre en forme du texte

Déplacer et mettre en forme du texte sont aussi des opérations très fréquentes. Pour cela, voici des raccourcis clavier spécifiques à Word que je trouve particulièrement efficaces :

  • CTRL + ; : ajoute ou enlève une puce au paragraphe courant
  • F4 :  répète la dernière action réalisée. Il peut s’agir par exemple d’une mise en forme quelconque, de l’ajout d’une ligne à un tableau…etc.
  • ALT+ MAJ + flèche gauche ou droite : augmente ou diminue le niveau de titre (Titre 1, Titre 2…etc.)
  • ALT+ MAJ + flèche haut ou bas : déplace le paragraphe courant ou la ligne de tableau courante vers le haut ou vers le bas.

Personnellement j’étais très enthousiaste quand j’ai découvert ces raccourcis et je les utilise sans arrêt. Ils me font gagner énormément de temps ! A essayer ABSOLUMENT !

Le dernier par exemple est beaucoup plus rapide qu’un couper / coller car il n’est même pas nécessaire de sélectionner l’élément à déplacer ! Il suffit de cliquer n’importe où dedans avant d’exécuter le raccourci. Il est également extrêmement efficace pour trier les éléments d’une liste ou d’un tableau.

Lister tous les raccourcis de Word

Savez-vous qu’il est possible d’afficher dans un document Word tous les raccourcis clavier de Word ? Voici comment faire :

  1. Dans Word, appuyez sur ALT + F8 pour afficher la fenêtre des macros (cf. ci-dessous)
  2. En bas, dans la liste déroulante “Macro disponible dans”, sélectionnez “Commandes Word”
  3. En haut, sélectionnez la ligne “ListerCommandes” et cliquez sur “Exécuter” 
Lister les commandes de Word
Macro pour lister les commandes de Word

Créer ses propres raccourcis

Bien qu’Office fournisse par défaut un grand nombre de raccourcis clavier, comme l’atteste la liste que vous venez peut être d’afficher, vous pouvez avoir besoin de créer les vôtres. Voici comment faire :

  • Cliquez sur le menu Fichier \ Options \ Personnaliser le ruban
  • Dans la partie droite, cliquez sur le bouton “Personnaliser” à côté du libellé “Raccourcis clavier” (tout en bas de la fenêtre)
  • La fenêtre ci-dessous s’ouvre :
Créer un raccourci clavier dans Word
Créer un raccourci clavier dans Word

Voici la marche à suivre :

  1. La partie gauche permet de sélectionner la catégorie de commande. Sélectionnez la ligne “Toutes les commandes” si vous ne savez pas dans quel onglet se situe la commande ou si vous souhaitez accéder à une commande non disponible depuis un onglet du ruban
  2. Dans la partie droite, sélectionnez la commande souhaitée
  3. Dans la zone “Nouvelle touche de raccourci”, saisissez le raccourci souhaité
  4. Cliquez sur le bouton Attribuer pour affecter le raccourci à la commande

Exemple perso

A titre d’exemple, voici deux raccourcis clavier que j’ai ajoutés dans Word :

CatégorieCommandeRaccourciDescription
Toutes les commandesFenêtreSuivCTRL + ²Passe au document Word suivant lorsque plusieurs documents sont ouverts. Bien plus pratique que le raccourci par défaut ALT + F6, car il peut être exécuté facilement d’une seule main, et ressemble au raccourci CTRL + Tab utilisé dans d’autres applications pour naviguer entre les onglets.
Onglet Affichage
VoletNavigationCTRL + BAffiche ou masque le volet de navigation. Il s’agit du même raccourci que pour afficher ou masquer le volet des favoris dans Firefox, mon navigateur préféré.

Six conseils pour bien utiliser les raccourcis clavier

Pour finir, voici six conseils avant de vous lancer dans l’utilisation de raccourcis clavier :

Ne vous encombrez pas la mémoire de raccourcis peu utiles. Utilisez des raccourcis pour des commandes remplissant au moins un des deux critères essentiels : opérations complexe ou fréquente. Si vous essayez d’utiliser trop de raccourcis, vous risquez de ne plus vous rappeler des plus importants.

Notez vos raccourcis préférés quelque part (dans OneNote, sur une feuille…) afin de les retrouver facilement, car il n’est pas facile de les retrouver dans les options de Microsoft Office ou de Libre Office. Or il vous sera très utile au départ de consulter votre liste personnelle de temps en temps pour réviser un peu.

Enrichissez votre liste progressivement. N’essayez pas de retenir trop de raccourcis d’un coup, car vous risquez de vous emmêler les pinceaux. Commencez par quelques raccourcis simples et prenez le temps de bien les ancrer en les utilisant suffisamment longtemps. Ensuite, quand ces raccourcis seront devenus des réflexes naturels, essayez d’en adopter de nouveaux. Recommencer ce processus plusieurs fois.

Utilisez des raccourcis simples, sinon vous aurez trop de mal à les retenir ou bien vous prendrez plus de temps à les exécuter qu’à cliquer sur la commande correspondante dans le ruban ! Si vous n’arrivez pas à retenir certains raccourcis, n’hésitez pas à les modifier ou à les supprimer.

Privilégiez les raccourcis utilisables dans plusieurs applications. Cela ne fera que renforcer leur intérêt et favorisera leur mémorisation.

Créez vos propres raccourcis personnalisés si vous identifiez des commandes que vous utilisez très souvent, et/ou que vous trouvez fastidieuses à réaliser avec la souris, et pour lesquelles il n’existe pas de raccourci prédéfini ou pas suffisamment pratique.

Pour aller plus loin

Si vous voulez aller encore plus loin dans votre efficacité avec le clavier dans les applications Office, je vous suggère de lire cet article qui vous expliquera comment remplacer automatiquement vos abréviations par des mots complets, et ainsi écrire plus vite.
Pour finir, pouvez-vous partager en commentaire les raccourcis clavier que vous trouvez les plus efficaces dans votre propre pratique ?

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