Mise en forme et styles dans Word – les bases indispensables

La mise en forme d’un document Word peut servir plusieurs objectifs :

• Rendre le document agréable et facile à lire
• Faire ressortir les éléments importants pour que le document soit percutant
• Faciliter son impression en noir et blanc
• …etc.

Faire une mise en forme réussie revient à choisir un ensemble approprié et harmonieux de polices, tailles, couleurs, décorations…etc. et à les appliquer aux bons endroits. Pas si simple… Heureusement, Word nous facilite beaucoup la tâche grâce aux styles et jeux de styles prédéfinis, comme nous allons le voir.

NB/ Ne pas confondre la mise en forme avec la mise en page, qui concerne l’orientation de la page, les marges, les en-têtes et pieds de pages…etc.

Un exemple concret

Pour voir comment faire une mise en forme dans Word, partons du texte brut ci-dessous, extrait d’un article Wikipédia :

Fixons nous comme objectif de mettre en forme ce texte de façon à :

1. Faire ressortir le titre
2. Accentuer certaines parties importantes
3. Atténuer certaines parties secondaires
4. Mettre en avant la citation

Voici un exemple de mise en forme qui satisfait ces objectifs :

NB/ Le texte important est en bleu et en italique, tandis que le texte secondaire est en gris et italique. Et la citation est bien mise en avant par un centrage et des lignes au-dessus et en-dessous.

Maintenant, voyons comment obtenir ce résultat.

La mauvaise façon de faire

Quiconque n’ayant jamais utilisé d’autre logiciel de traitement de texte que Wordpad ou équivalent, pourrait être tenté de faire cette mise en forme avec les options de police de Word :

C’est tout-à-fait possible, mais cela présenterait trois inconvénients majeurs :

• Ce serait long à faire, car il faudrait appliquer soi-même toutes les options de police à chaque élément de texte : police, taille, couleur, gras, italique…etc.
• Pour appliquer la même mise en forme à plusieurs morceaux de texte, il faudrait à chaque fois cliquer sur un morceau déjà mis en forme et utiliser l’outil « Reproduire la mise en forme » pour récupérer sa mise en forme et l’appliquer à un autre morceau.
• Si l’on voulait modifier une mise en forme après coup, il faudrait la réappliquer sur tous les morceaux de texte concernés. Sur un texte court, c’est entendable, mais sur un document de 50 pages, ça l’est beaucoup moins…

La bonne façon de faire

Word répond aux problématiques que je viens de décrire avec la notion de style. Une liste de styles est fournie dans le ruban Accueil et il suffit d’un ou deux clics pour appliquer un style au paragraphe qui a le curseur ou bien au texte sélectionné.

Cette liste fournit des styles tout faits pour les titres, mais aussi pour le texte à accentuer, les citations…etc. Ainsi, pour mettre en forme notre texte, voici les quatre styles à utiliser :

• Titre 2
• Accentuation intense
• Indication
• Citation intense

Un style permet donc de regrouper toutes les mises en forme (police, taille, couleur, décoration…etc.), et de les appliquer d’un seul coup au texte sélectionné. Et comme les styles sont nommés, il est très facile de les retrouver. Nous verrons aussi plus loin que les styles sont faciles à modifier.

C’est pourquoi je vous conseille d’utiliser au maximum les styles !
Car la mise en forme de votre document Word sera ainsi très facile à créer, mais aussi à faire évoluer si besoin.

Exploiter au maximum les styles

Afficher la liste complète des styles

Lorsqu’on déplie la liste de styles du ruban Accueil, elle ressemble à ceci :

A première vue cette liste est assez limitée, mais il existe en fait de nombreux autres styles. Pour accéder à la liste complète, vous devez cliquer sur la petite flèche dans le coin inférieur droit du groupe Styles :

Ceci ouvre le volet de styles, qui affiche par défaut une liste recommandée de styles (image de gauche), qui est plus longue que la précédente, mais pas encore complète :

Pour afficher la liste complète des styles (image de droite), vous devez cliquer sur le bouton Options afin d’ouvrir la boîte de dialogue ci-dessous, dans laquelle vous devez sélectionner « Tous les styles ».

La liste complète est vraiment longue et répond à tous les besoins pour mettre en forme des titres, citations références, légendes, bibliographies, tables des matières, notes de bas de page, définitions, index, liens, listes…etc. Il y a vraiment de quoi faire !

Astuce : en cochant la case « Afficher l’aperçu », vous pouvez voir à quoi ressemble chaque style directement dans le volet de styles.

Modifier ou ajouter des styles

Si la liste complète des styles n’est pas encore suffisante, vous pouvez la compléter en créant vous-même un nouveau style. Pour cela, cliquez sur le bouton + dans le coin inférieur gauche du volet.

Si un style existe déjà, mais que son apparence ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en dépliant la liste déroulante en regard du style et en cliquant sur « Modifier… », comme illustré ci-dessous :

NB/ L’ajout et la modification de styles sont des aspects avancés que je traiterai dans un futur article. En attendant, vous pouvez vous référer à la doc de Microsoft pour en savoir plus.

L’importance de séparer le contenu et la mise en forme

Les styles permettent de séparer le contenu (texte, images…) des mises en forme qui lui sont appliquées. Ce principe est très important, car c’est grâce à lui qu’il devient possible de faire évoluer la mise en forme globale du document en quelques clics.

NB/ On retrouve d’ailleurs ce principe dans le développement de sites web. Les mises en forme sont centralisées dans des feuilles de styles CSS et appliquées au moyen de classes de styles. Il devient ainsi aisé pour le webmaster de changer complètement l’apparence du site en modifiant uniquement les feuilles de styles, sans toucher au contenu.

Même les options de police les plus courantes peuvent être remplacées par des styles. Voici par exemple quelques suggestions :

Choisir un jeu de styles

Comme nous l’avons vu, chaque style est modifiable et les modifications sont bien entendu répercutées dans tout le document. Mais modifier soi-même tous les styles reste fastidieux. C’est pourquoi Word fournit des jeux de styles prédéfinis (18 jeux disponibles à la date de cet article). La liste des jeux de styles, accessible depuis le ruban Conception, se présente de façon similaire à celle des styles

Chaque jeu de style définit les apparences de tous les styles.
En appliquant un jeu de styles au document, on peut donc en un seul clic modifier complètement son apparence, pour peu que le mises en forme aient bien été appliquées au moyen de styles.

Par exemple, voici ce qu’on obtient en appliquant le jeu de styles « Lignes (élégant) » à notre document :

Vous pouvez constater pas mal de différences avec l’exemple initial concernant les tailles et couleurs de polices, l’italique, les traits…etc. Et toutes ces modifications ont été appliquées en un seul clic !

Autre exemple, avec le jeu de styles « Ombré » :

Vous pouvez voir ici que le titre et le texte accentué sont mis en majuscules, et que le titre est sur un fond coloré.

Synthèse

Nous venons de voir les notions les plus importantes concernant la mise en forme d’un document Word à l’aide de styles.

Nous avons vu que l’utilisation de styles plutôt que des options de police, facilite beaucoup la mise en forme initiale du document, mais aussi sa modification ultérieure.

Le ruban Accueil fournit par défaut une liste de styles relativement réduite, mais il est possible d’afficher la liste complète dans le panneau de styles. Ce dernier permet aussi de modifier les styles et d’en ajouter de nouveaux.

Les jeux de styles définissent des mises en forme pour chaque style, et permettent ainsi de modifier en profondeur l’apparence d’un document en un seul clic.

Sachez aussi que l’utilisation de styles pour les titres vous apportera d’autres avantages importants :

• Faciliter la création de tables des matières
• Faciliter grandement la navigation dans le document à l’aide du volet de navigation
• Permettre de replier/déplier des chapitres pour faciliter la lecture ou la présentation
• …

Dans cet article, j’ai volontairement survolé ou éludé certains aspects des mises en forme (création et modification de styles et jeux de styles, application de jeux de couleurs, de jeux de polices, de thèmes…etc.). Mais vous avez déjà toutes les bases nécessaires pour mettre en forme efficacement vos documents Word à l’aide de styles.

Cet article vous a-t-il été utile ? N’hésitez pas à me donner votre avis en commentaire.