Nous avons déjà vu comment convertir un fichier Excel en PDF. Je vous propose cette fois de voir comment convertir un fichier Word en PDF, sans utiliser d’imprimante PDF. L’opération est basique en apparence, mais vous allez découvrir les options à prendre en compte pour générer un document PDF de qualité optimale.
Dans l’exemple de cette vidéo, j’ai utilisé un document d’une quinzaine de pages contenant des images, et bien mis en forme. J’ai également ajouté un commentaire en marge, de façon à voir comment Word le retranscrit dans le document en PDF. Je reprends ci-dessous par écrit les différentes étapes de la vidéo.
Préparer le document Word
Avant de générer le fichier PDF, je vous conseille de bien prépare votre document Word. Pour cela :
- Vérifiez sa mise en page (marges, en-têtes et pieds de pages)
- Vérifiez que vous avez correctement utilisé les différents niveaux de titres, car Word utilisera ces derniers pour générer des signets dans le document PDF. Pour vérifier vos titres rapidement, utilisez l’explorateur de document de Word (cochez la case « Volet de navigation » dans le ruban « Affichage » pour le faire apparaître)
- Renseignez l’auteur et le titre dans les propriétés du document, car Word les inclura également repris dans le document PDF
Enregistrer le fichier Word en PDF
Pour générer le fichier PDF, cliquez sur « Fichier \ Enregistrer sous » et sélectionnez le format PDF dans la liste déroulante des formats.
Cliquez ensuite sur le lien « Autres options… » pour ouvrir la boîte de dialogue « Enregistrer sous », dont voici la partie inférieure :
Vous pouvez ici encore renseigner l’auteur et le titre si vous ne l’avez pas déjà fait.
Choisir le type d’optimisation
Ensuite, vous pouvez choisir entre deux types d’optimisation du fichier PDF produit :
- Standard pour créer un fichier PDF de qualité suffisante pour l’impression papier
- Taille minimale pour créer un fichier plus léger, pour qu’il s’affiche rapidement dans un navigateur web. Cette option permet essentiellement de compresser les images incluses dans le fichier
Spécifier les options PDF
Le bouton Option permet d’accéder à la boîte de dialogue suivante, qui contient également des options importantes :
Vous pouvez spécifier l’étendue des pages à imprimer
Si votre doc contient des commentaires, l’option Document avec marques est disponible et sélectionnée par défaut. Sinon, elle est grisée. Voici un aperçu du document PDF si vous laissez cette case cochée :
Cochez l’option « Créer des signets à l’aide de titres » pour permettre aux utilisateurs de naviguer facilement dans votre document depuis le panneau des signets que vous pouvez voir à gauche dans l’image précédente.
Les propriétés du document sont celles dont nous avons parlé précédemment, notamment le titre et l’auteur. Il est intéressant d’inclure ces infos dans le fichier PDF. La case n’est décochable que si on décoche « Compatible PDF/A »
Concernant la case « Balises de structure de doc pour l’accessibilité« , vous en apprendrez plus sur cette doc Microsoft.
En deux mots, il existe pour les malvoyants des logiciels capables de lire l’écran avec une synthèse vocale. Cette case permet en fait d’inclure des infos supplémentaires dans le fichier PDF pour faciliter sa lecture avec un logiciel de lecture d’écran.
La case « Compatible PDF/A » est très importante.
La
cocher permet de garantir que le document PDF pourra être lu sur
n’importe quel matériel et logiciel de lecture PDF, et avec un visuel
identique, c’est-à-dire en préservant les polices, les graphiques et la
mise en forme.
Pour cela, Word va inclure les éléments obligatoires, qui sont les polices et propriétés du document. C’est pourquoi la case « Propriétés du document » ne peut plus être décochée lorsque la case PDF/A est cochée.
Cela augmente un peu le poids du fichier produit, surtout s’il y a beaucoup de polices différentes, mais ce n’est pas majeur.
Résultat de la conversion Word en PDF
Si on enregistre notre fichier Word de 15 pages en PDF, avec successivement les options standard et taille minimale, on obtient des tailles de fichiers respectives de 879 Ko et 687 Ko.
La différence tient essentiellement au fait que Word à compressé plus fortement les images dans le second document. Si vous imprimez ce fichier sur papier, il se peut toutefois que la différence soit plus flagrante.
Enfin, notez que le titre et l’auteur ont bien été intégrés dans les propriétés du doc.
En synthèse
Pensez à utiliser des titres pour générer des signets et faciliter la navigation dans votre doc, surtout s’il est assez long.
Pensez aussi à renseigner les propriétés Titre et Auteur.
Pour des documents envoyés par mail et lus sur un écran, privilégiez l’option taille minimale, de façon à minimiser la taille du fichier obtenu. Utilisez l’option standard si vous souhaitez préserver au maximum la qualité des images.
Sauf cas très particulier, gardez l’option PDF/A cochée si vous voulez garantir la lisibilité du document PDF sur n’importe quel matériel et logiciel de lecture PDF, avec un visuel identique,
Utilisiez-vous déjà les options présentées dans cet article pour convertir vos fichiers Word en PDF ?
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