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Convertir un fichier Excel en PDF

Index de la vidéo :

0’00 : plan de la présentation
1’20 : La mise en page de la feuille Excel
3’23 : 1ère méthode : enregistrer le classeur Excel en PDF. Les propriétés et la qualité du doc PDF
4’45 : options (sélection du contenu, norme PDF/A)
7’28 : enregistrement en PDF selon 2 qualités différentes et comparaison des tailles de fichiers
10’00 : 2de méthode : imprimante PDF
10’57 : propriétés de Foxit PDF Printer
12’05 : création d’un profil pour la compression des images et l’inclusion des polices dans le fichier
14’30 : génération des fichiers PDF pour chaque feuille et comparaison de la taille des fichiers avec la méthode précédente
15’55 : rassemblement des fichiers en un seul
17’24 : synthèse

Dans la suite de cet article, je reprends rapidement les principales techniques rencontrées dans la vidéo.

Mise en page et aperçu avant impression

Avant de convertir un fichier Excel en PDF, il est indispensable de mettre en page votre feuille Excel afin que le document PDF que vous allez produire soit de bonne qualité et lisible au format que vous visez.

En particulier, il est important de faire en sorte que la feuille Excel tienne sur une page en largeur, que ce soit en portrait ou en paysage. Pour faire cette mise en page, je vous invite à regarder cette vidéo que j’ai faite précédemment sur le sujet.

1ère méthode : Enregistrer le fichier Excel à convertir au format PDF

Passons maintenant à la création du fichier PDF avec la première méthode qui consiste à enregistrer directement le classeur Excel à convertir en PDF.

Pour cela, cliquez sur Fichier \ Enregistrer sous  et sélectionnez le format PDF dans la liste déroulante. Juste en-dessous, le lien “Autres options” permet d’ouvrir la fenêtre “Enregistrer sous”, qui contient des options très importantes.

Tout d’abord, je vous conseille de renseigner l’auteur et le titre, qui se retrouveront dans les propriétés du doc PDF. Ces infos et d’autres supplémentaires peuvent aussi être renseignées en cliquant sur Fichier \ Informations.

Ensuite, vous pouvez choisir entre deux types d’optimisation du fichier PDF produit :

  • Standard pour créer un fichier PDF de qualité suffisante pour l’impression papier
  • Taille minimale pour créer un fichier plus léger, pour qu’il s’affiche rapidement dans un navigateur web. Cette option permet essentiellement de compresser les images incluses dans le fichier

La fenêtre d’options PDF

Le bouton Options permet quant à lui d’accéder à la boîte de dialogue suivante, qui contient également des options très importantes :

Excel - Options PDF
Excel – Options pour le format PDF

La première chose à préciser est si l’on souhaite créer un fichier contenant toutes les feuilles du classeur Excel ou seulement la feuille courante. Pour cela, on sélectionne soit “Classeur entier”, soit “Feuilles sélectionnées”. On peut être plus restrictif en choisissant “Sélection”, auquel cas, il faut auparavant sélectionner une plage de cellules avec la souris.

Si la feuille contient un objet tableau, on peut sélectionner “Tableau” pour n’inclure que le tableau dans le fichier PDF. Pour cela, il faut auparavant cliquer n’importe où dans le tableau.

Concernant les zones d’impression, je vous invite à regarder la vidéo dont j’ai parlé précédemment sur la mise en page.

Concernant la case “Balises de structure de doc pour l’accessibilité”  : Cf. cette doc Microsoft. Pour les malvoyants, il existe en fait des logiciels capables de lire l’écran avec une synthèse vocale. Cette case permet en fait d’inclure des infos supplémentaires dans le fichier PDF pour faciliter sa lecture avec un logiciel de lecture d’écran.

La norme PDF/A

La case “Compatible PDF/A” est très importante. La cocher permet en effet de garantir que le document PDF pourra être lu sur n’importe quel matériel et logiciel de lecture PDF, et avec un visuel identique, c’est-à-dire en préservant les polices, les graphiques et de la mise en forme.

Pour cela, Excel va exclure du document les éléments qui ne font pas partie de la norme PDF/A. Il peut s’agir par exemple de contenus audio ou vidéo, ou de scripts…

Et il va au contraire inclure les éléments obligatoires, qui sont les polices et propriétés du document. C’est pourquoi la case “Propriétés du document” ne peut plus être décochée lorsque PDF/A est cochée.

NB/ Excel inclut toujours les polices dans le fichier PDF, même si PDF/A est décochée…

La taille des fichiers

Les différences de tailles de fichiers obtenues selon les options “standard” et “taille minimale” peuvent être importantes, surtout s’ils contiennent des images.

Visuellement, on ne voit pas toujours de différence à l’écran si la qualité des images reste suffisante. Si vous imprimez sur papier, il se peut toutefois que la différence soit plus flagrante.

Notez qu’Excel enregistre les feuilles du classeur dans le même fichier PDF, et non pas dans des fichiers séparés, ce qui est plutôt pratique.

2ème méthode : utiliser une imprimante PDF

Une imprimante PDF est un logiciel qui permet d’ajouter une imprimante virtuelle, qui imprime non pas sur du papier, mais dans des fichiers PDF.

Je vais utiliser ici celle de Foxit, qui est fournie avec Foxit Reader, un logiciel de lecture PDF gratuit et complet, dont voici le lien de téléchargement.

Cette fois, nous allons donc générer un document PDF en imprimant notre classeur Excel. Pour cela on clique sur “Fichier \ Imprimer” et on sélectionne l’imprimante “Foxit Reader PDF Printer”. Et on sélectionne aussi “Imprimer le classeur entier” dans les paramètres d’impression Excel.

Propriétés de l’imprimante

Cliquons sur le lien “Propriétés de l’imprimante” pour ouvrir la fenêtre de propriétés de Foxit, que voici :

Propriétés imprimante Foxit PDF Printer
Propriétés de l’imprimante Foxit PDF Printer

Dans l’onglet “informations sur le doc”, on peut ajouter des infos comme on l’a fait avec Excel : titre, auteur…etc. L’onglet Général contient les options les plus importantes :

Dans la liste déroulante “Paramètres par défaut”, on peut choisir de façon simple parmi différents profils d’impression. On a le choix entre :

  • Impression de haute qualité (à réserver pour l’impression papier)
  • PDF/A
  • Standard (compromis entre haute qualité et taille de fichier minimale
  • Taille de fichier minimale (pour les documents envoyés par mail ou mis sur Internet)

Création d’un profil personnalisé

Grâce au bouton “Editer…” on peut créer d’autres profils personnalisés à partir des profils existants. Ce bouton ouvre la fenêtre suivante :

Paramètres imprimante Foxit PDF Printer
Paramètres d’images et de polices pour l’imprimante Foxit PDF Printer

Dans cette fenêtre, on peut régler le niveau de qualité des images et choisir les polices à inclure dans le fichier.

Remarque : si on modifie ces paramètres, il faut les enregistrer dans un nouveau profil au moment du clic sur OK. On pourra ensuite retrouver ce profil dans la liste déroulante vue plus haut.

Si aucune police n’est incorporée, c’est le système d’exploitation qui les fournira s’il les possède. Mais on n’a de ce fait pas la garantie que le fichier sera lisible, si ces polices ne sont pas installées. En contrepartie, le fichier PDF sera plus léger.

Si vous cherchez à optimiser le plus possible la taille du fichier PDF et que votre document ne contient que des polices très courantes installées sur quasiment tous les matériels, vous pouvez choisir de n’incorporer aucune police. A vous de bien jauger le plus important entre garantir la lisibilité sur tous les matériels ou privilégier la légèreté du fichier et donc sa rapidité de téléchargement et d’affichage.

Fusion des fichiers PDF

Foxit produit un fichier PDF par feuille Excel. Si on veut les rassembler en un seul fichier, on peut utiliser le service en ligne de fusion gratuit de Foxit.

Synthèse

Lorsqu’il s’agit de convertir un fichier Excel en PDF, il y a toujours un compromis à faire entre la taille du fichier PDF obtenu et sa qualité, surtout celle de ses images. Pour des documents envoyés par mail et lus sur un écran, n’hésitez pas à compresser assez fortement les images pour obtenir des fichiers légers.

De plus si vous voulez garantir que le document PDF pourra être lu sur n’importe quel matériel et logiciel de lecture PDF, avec un visuel identique, pensez bien à sélectionner l’option PDF/A.

Enfin, Foxit est une très bonne imprimante PDF gratuite, car elle offre toutes les options nécessaires pour l’optimisation de la taille des fichiers et la prise en charge du PDF/A, ce qui est loin d’être le cas de toutes les imprimantes PDF gratuites.

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