Réussir sa mise en page Excel avant impression

Vous préférez Word pour imprimer vos documents ?
Sans doute parce que Word les affiche sous forme de pages, et qu’il est ainsi plus facile de voir ce que ça donnera une fois imprimé, n’est-ce pas ?

Mais Excel est l’application la plus pratique pour gérer des listes et des tableaux.
Car dans une feuille Excel, pas besoin d’ajouter soi-même des lignes et des colonnes. La grille est déjà toute prête.
En plus, on peut facilement appliquer des mises en forme, trier, filtrer… etc.

Du coup il vous arrive peut-être de recopier vos données d’Excel dans Word pour les imprimer correctement, non ?
Hmm, moi aussi je faisais ça avant… Mais ça c’était avant que je me décide à enfin maîtriser la mise en page Excel !

ça vous dirait de faire la même chose ?
Vous allez voir qu’il n’y a rien de compliqué. Il suffit juste de connaître quelques trucs. Allez, je vous montre tout ça en vidéo !

Démonstration d’une mise en page Excel en vidéo

Index :

• 0:00 : plan de la présentation
• 1:16 : présentation de la feuille à mettre en forme
• 2:00 : les 3 modes d’affichage
• 3:48 : Les 3 façons d’accéder aux options de mise en page
• 6:25 : Comment ajuster les marges et centrer le contenu
• 7:57 : Comment supprimer un saut de page (mettre le contenu à l’échelle pour qu’il tienne sur une seule page en largeur)
• 10:45 : Comment ajouter des informations dans les en-têtes et pieds de pages (titre, N° de pages)
• 12:25 : Comment répéter les en-têtes des colonnes d’un tableau sur toutes les pages
• 13:31 : Comment n’imprimer que ce qu’on souhaite à l’aide d’une zone d’impression
• 15:00 : idem en spécifiant les objets à ne pas imprimer
• 16:56 : affichage ou non du quadrillage et des en-têtes de lignes et de colonnes

Dans la suite de cet article, je reprends rapidement les principales techniques rencontrées dans la vidéo.

Les 3 modes d’affichage d’Excel

Excel permet d’afficher une feuille dans trois modes différents :

• Normal : c’est le mode par défaut
• Aperçu des sauts de page : dans ce mode, des lignes en points-tillés apparaissent pour indiquer les emplacements des sauts de pages lorsqu’on imprime la feuille
• Mise en page : dans ce mode, la feuille s’affiche comme un document Word. On voit l’en-tête et le pied de page, les marges et les sauts de page. C’est donc le mode le plus adapté pour voir exactement à quoi ressemblera la feuille une fois imprimée.

Voici des exemples d’aperçus d’une même feuille dans les deux derniers modes :

On peut passer d’un mode à l’autre au moyen des premiers boutons du menu Affichage, ou bien plus directement au moyen des boutons de la barre d’état. Le mode normal est le mode par défaut.

Remarque : Le mode d’affichage s’applique indépendamment à chaque feuille d’un classeur et non au classeur entier.

Les 3 façons d’accéder aux options de mise en page Excel

Il y a trois façons équivalentes de définir les options de mise en page Excel :

• Depuis le ruban « Mise en page » :

C’est la façon la plus directe de faire.

• Depuis la rubrique « Imprimer » du menu Fichier (qu’on appelle Aperçu avant impression) :

• Depuis la boîte de dialogue « Mise en page » :

Cette boîte de dialogue est en fait l’interface la plus ancienne, et cette page d’aide de Microsoft en décrit les onglet. La boîte de dialogue s’ouvre :

• Soit par le petit bouton dans le coin inférieur droit de chaque groupe du ruban « Mise en page »

• Soit par le lien « Mise en page » dans l’aperçu avant impression (à la fin des paramètres)

Remarque : en remplaçant les menus classiques par des rubans dans les applications Office, Microsoft a souhaité simplifier l’accès aux fonctionnalités de ses applications. C’est pourquoi les options présentes dans les boîtes de dialogue se retrouvent maintenant aussi directement accessibles dans les rubans.

Comme il reste quelques fonctionnalités présentes uniquement dans les boîtes de dialogue, Microsoft a conservé ces dernières. Ceci peut porter à confusion lorsqu’on n’est pas habitué, car beaucoup de fonctionnalités sont ainsi accessibles sous des formes différentes et à des endroits différents.

Ajuster les marges et centrer le contenu

En cliquant sur le bouton liste « Marges » du ruban « Mise en page », on peut choisir des marges prédéfinies (normales, larges ou étroites) ou bien personnalisées.
Dans ce dernier cas, on spécifie les valeurs de marges dans l’onglet Marges de la boîte de dialogue Mise en page. Celle-ci contient aussi des cases à cocher « Centrer sur la page » qui permettent en plus de centrer le contenu sur la page horizontalement et verticalement.

Faire en sorte que le contenu tienne sur une seule page en largeur

Généralement, pour faciliter sa lecture une fois imprimé, il est bon qu’un tableau tienne sur une seule page en largeur. Si la feuille n’est encore pas assez large en orientation paysage avec des marges réduites, on peut rétrécir le tableau au moyen d’une mise à l’échelle. Celle-ci peut être manuelle ou automatique.

Il faut garder à l’esprit que la mise à l’échelle n’affecte que l’impression et non la feuille Excel elle-même. Pour s’en rendre compte, il suffit de retourner en mode d’affichage normal pour voir que l’échelle n’a aucune influence sur l’affichage du tableau.

Ajouter des informations dans les en-têtes et pieds de pages

Depuis le mode d’affichage Mise en page, il est très simple d’ajouter des informations dans les en-têtes et pieds de pages. Il suffit pour cela de cliquer à l’endroit souhaité et d’y insérer l’information souhaitée.

Il peut s’agir d’une information saisie manuellement ou bien d’un champ prédéfini proposé par Excel dans le ruban contextuel Création. Ce dernier permet par exemple d’insérer les numéros et nombre de pages, la date, le nom de la feuille, du fichier…etc.

Remarque : Certaines techniques pour créer des en-têtes et pieds de pages dans Word pourraient aussi vous être utiles dans Excel. Pour en savoir plus, c’est par ici.

Répéter les en-têtes des colonnes d’un tableau sur toutes les pages

Lorsque la feuille à imprimer contient un tableau qui s’étend sur plusieurs pages, il est nécessaire de répéter les en-têtes de colonnes du tableau sur toutes les pages afin que le lecteur sache à quoi correspond chaque colonne.
Pour cela, on clique le bouton « Imprimer les titres » du ruban Mise en page pour ouvrir l’onglet feuille de la boîte de dialogue Mise en page.
Et dans cet onglet, dans la zone « Lignes à répéter en haut », on peut spécifier la référence de la ligne qui contient l’en-tête du tableau.

N’imprimez que ce que vous souhaitez

En définissant la zone à imprimer

C’est la méthode la plus directe lorsqu’on souhaite imprimer une zone contigüe, comme par exemple le tableau. Il suffit de sélectionner la zone et de cliquer sur le bouton liste « ZoneImpr » du ruban Mise en page, puis sur « Définir ».

Un aperçu avant impression montre alors que seule la zone sélectionnée sera imprimée. On peut effacer cette zone en cliquant sur l’entrée « Annuler la zone d’impression » du bouton liste précédent.

En indiquant les éléments qu’on ne veut pas imprimer

On peut masquer à l’impression les éléments qui ne s’inscrivent pas directement dans les cellules, telles que les formes, zones de texte, images, icônes et graphiques. Pour cela, il suffit de décocher la case « Imprimer l’objet » qui se trouve dans leur panneau « Format de la forme », accessible par menu contextuel :

Imprimer ou non le quadrillage et les en-têtes de lignes et colonnes

On peut choisir d’imprimer ou non le quadrillage et les en-têtes de lignes et colonnes depuis les cases à cocher correspondantes du ruban mise en page. Ces cases sont décochées par défaut.

Conclusion

Alors, qu’en pensez-vous ?
Pas si compliqué de faire une mise en page dans Excel, n’est-ce pas ?
Dites-moi ce que vous en pensez en commentaire…

PS/ Ce que vous venez de voir vous sera également très utile pour créer un fichier PDF, en vue de distribuer votre document. Si vous voulez convertir votre classeur Excel en un fichier PDF de qualité optimale et pas trop lourd, je vous conseille de jeter un œil à cet article.