Table des matières Word : création, mise à jour et alternatives

Une table des matières est-elle vraiment utile dans un document ?
Quelle autre alternative puissante Word offre-t-il ?
Comment créer et mettre à jour une table des matières Word ?
Quel problème important cela pose-t-il, et comment y remédier ?

C’est à ces questions que je vous propose de répondre dans cet article.

Les 3 utilités d’une table des matières

Vous savez sans doute déjà qu’une table des matières regroupe les titres des chapitres de votre document.  En voici un exemple dans Word :

Exemple de Table des matières

Une table des matières est surtout utile dans un document long et structuré. Elle sert dans ce cas 3 objectifs :

  • Elle donne un aperçu rapide de la structure du document
  • Elle permet d’accéder rapidement à un chapitre particulier en cliquant sur une entrée alors que la touche CTRL est enfoncée.
  • Elle donne les numéros de pages des chapitres, ce qui est utile si le document est imprimé sur papier.

Elle est donc utile à la fois sur écran et sur papier.

Cependant, sur écran vous aurez vraiment avantage à utiliser le volet de navigation de Word.

Si vous ne connaissez pas ou peu le volet de navigation, je vous conseille vivement de cliquer ici pour vous faire une idée de sa puissance. Vous verrez que lorsque vous y aurez goûté, vous ne pourrez plus vous en passer 😉

Préparer le terrain

Comme la table des matières affiche les titres du document, il est bien entendu indispensable de mettre… des titres dans le document. Ça peut paraître idiot, mais ça va mieux en le disant.

Vous pouvez toujours créer une table des matières dès le départ, mais elle sera vide et vous ne pourrez pas voir à quoi elle ressemble. Donc commencez par créer la structure de votre document avec des titres et sous-titres avant de créer une table des matières. Réfléchir en premier à la structure du document vous aidera en plus à mieux structurer vos idées, et vous fera gagner du temps.

Si vous voulez tout savoir sur la création, la mise en forme et la numérotation des titres, jetez d’abord un œil à cette page.

Créer une table des matières Word

Une fois les titres du document bien définis, la création de la table des matières est très simple :

  • Placez le curseur au début du document, après son titre et/ou sa page de garde
  • Dans le ruban Références, déroulez la liste « Table des matières » et cliquez sur celle qui vous plait

Si les modèles proposés ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une table des matières personnalisée en choisissant « Table des matières personnalisée… » dans la liste. Cela permet d’ouvrir la boîte de dialogue ci-dessous :

Options de table des matières
Personnalisation d’une table des matières dans Word

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir :

  • D’afficher ou non les numéros de pages
  • D’aligner ou non les numéros à droite
  • Un format parmi une liste de formats prédéfinis
  • Le nombre de niveaux de titres à afficher

L’aperçu vous permet de voir directement l’influence de chacun de ces paramètres. Pour plus d’informations sur la personnalisation d’une table des matières, regardez cette page de doc de Word.

Mes conseils :

  • Ne dépassez pas 3 niveaux de titres (pour ma part je me limite même généralement à 2), sinon la table des matières devient peu lisible
  • Ajoutez un saut de page après la table des matières pour bien la séparer du corps du document. Cela vous permettra également de garder de la place si jamais elle s’enrichit.
  • Si elle n’est pas trop longue, faites en sorte que votre table des matières ne soit pas à cheval sur deux pages. Cela facilitera beaucoup sa consultation sur papier.

Mettre à jour une table des matières manuellement

Pour mettre à jour votre table des matières, cliquez dessus puis sur le bouton « Mettre à jour la table… » qui apparaît en haut :

Mettre à jour la table des matières

Dans la petite boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez « Mettre à jour toute la table » et cliquez sur OK.

Options de mise à jour de la table des matières

Conseil : Le premier choix « Mettre à jour les numéros de page uniquement » n’a d’intérêt que pour les gros documents, pour lesquels la construction de la table peut être longue, et uniquement dans le cas où vous êtes sûr(e) que les modifications que vous avez faites n’impactent que les numéros de pages et pas les titres. Dans tous les autres, cas, préférez la mise à jour complète de la table pour être sûr(e) qu’elle reflète fidèlement votre document.

En finir avec le problème de la mise à jour

La mise à jour manuelle d’une table des matières est simple, comme vous avez pu le constater. Cependant, elle pose un gros problème : il ne faut pas oublier de la faire !

En effet, imaginez que vous modifiiez un document créé il y a longtemps, par exemple pour ajouter un chapitre. Si vous avez l’habitude, vous penserez peut-être à mettre à jour la table des matières avant d’enregistrer et de fermer le document. Mais avouez que c’est facile d’oublier.

Les conséquences d’une table non mise à jour

Imaginez qu’un collègue ou vous-même ouvre le document plusieurs mois plus tard. Il essaiera sans doute de se faire une idée générale de son contenu en regardant sa table des matières. Si cette dernière n’est pas à jour, il aura donc une information fausse ou incomplète. Pire, il risque même de ne pas lire le document, croyant que ce qu’il cherche ne s’y trouve pas.

Comment remédier au problème définitivement pour tous vos documents ?

Il peut paraître étonnant que Word ne propose pas nativement une option pour mettre à jour automatiquement la table des matières lorsqu’on enregistre un document… Cela dit, il y a moyen d’implémenter cette fonctionnalité vous-même de façon assez simple et surtout centralisée. Voici comment faire :

Mise à jour automatique d'une table des matières Word en VBA

Retrouvez le code VBA montré dans cette vidéo dans cet article, que j’ai écrit pour le blog Votre Assistante.

En synthèse

Une table des matières reste très utile pour des documents longs destinés à être imprimés sur papier. Pour tout le reste, le volet de navigation est bien plus pratique, du fait de sa mise à jour automatique et de son affichage à côté du document.

Bien qu’il soit simple de créer puis mettre à jour une table des matières, il est malheureusement encore plus simple d’oublier de la mettre à jour lorsqu’on modifie le document ! C’est pourquoi il est très intéressant de mettre en place une solution de mise à jour automatique de tables des matières à l’enregistrement de n’importe document. La vidéo ci-dessus vous a montré comment faire.

Avez-vous testé la solution que je vous propose pour la mise à jour automatique ? Si oui, qu’en pensez-vous ?

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Roman
16/04/2019 13:57

Hello Cyril.
Merci pour tes précieux conseils !
C’est vite fait de perdre du temps à chercher comment accomplir de petites choses techniques sur word.
Je sens que je vais régulièrement venir sur ton blog !
Au plaisir 😉