Quel est selon vous le moyen le plus commode pour naviguer dans un long document Word ?
Vous pensez peut-être à la table des matières ?
C’est un moyen intéressant, mais vous allez voir que le volet de navigation Word est bien plus efficace.
En plus, il apporte une productivité sans équivalent pour modifier la structure d’un document en déplaçant des chapitres ou en modifiant ses niveaux de titres.
Si vous n’avez jamais exploité ces possibilités, je crois que vous allez adorer ? !
Afficher le volet de navigation Word
Pour afficher le volet de navigation, allez dans le ruban Affichage et cochez la case « Volet de navigation » (cf. capture sur cette page si besoin).
Ce volet s’affiche sur la gauche du document. Il comporte 3 onglets, comme le montre la capture ci-dessous : Titres, Pages et Résultats.
Astuce : comme le volet de navigation prend de la place, il peut être utile de le masquer par moments. Pour l’afficher ou le masquer rapidement, je vous conseille de créer un raccourci clavier ; c’est vraiment très pratique ! Si vous voulez savoir comment faire, c’est par ici. Pour ma part, j’ai créé le raccourci CTRL + B, qui est identique à celui du volet de favoris de Firefox.
Comme son nom l’indique, le volet de navigation permet avant tout de naviguer dans un document. Mais vous allez voir qu’il va bien plus loin que ça…
Naviguer dans un document Word
L’onglet Titres recense les titres du document. Il s’agit en quelques sortes d’une table des matières automatique. Il suffit de cliquer sur une entrée pour faire défiler le document jusqu’au chapitre correspondant.
Conseil : pour bien exploiter le volet de navigation, il est donc important de maîtriser les titres Word. Pour tout savoir sur la création, la mise en forme et la numérotation des titres, jetez d’abord un œil à cette page.
Mais Le volet de navigation a 3 avantages majeurs par rapport à une table des matières :
- Il reste affiché quelle que soit la page sur laquelle on se trouve (alors que la table des matières n’est visible qu’au début du document).
- Il se met automatiquement à jour dès qu’on modifie un titre dans le document (alors qu’une table des matières doit être rafraîchie manuellement)
- Son affichage est malléable comme vous allez le voir
Choisir le niveau de titres à afficher
Comme dans une table des matières, l’onglet Titres affiche par défaut les 3 premiers niveaux de titres. Mais vous pouvez choisir le nombre de niveaux à afficher en faisant un clic droit sur un titre et en choisissant « Afficher les niveaux des en-têtes \ Afficher les titres de niveau x », comme le montre la capture ci-dessous :
Ainsi, dans un document très long, il peut être utile de n’afficher que les 2 premiers niveaux de titres par exemple, pour s’y retrouver facilement.
Développer / réduire les titres
Vous pouvez réduire un titre, c’est-à-dire masquer tous ses sous-titres en cliquant sur la petite flèche noire qui le précède. Un nouveau clic sur la flèche développera à nouveau le titre.
Dans la capture précédente, vous remarquez 2 entrées dans le menu contextuel : « Développer tout » et « Réduire tout ».
La première permet d’afficher tous les titres, jusqu’au niveau le plus fin.
La seconde permet de réduire tous les titres, de sorte que seuls les titres de premier niveau restent affichés.
Rechercher du texte dans un document
La zone de recherche qui se trouve en haut du volet de navigation est en fait plus sophistiquée qu’il n’y paraît. Comme vous l’avez compris, elle permet de rechercher un mot ou un morceau de phrase dans le document. Word affiche alors 4 choses :
- Le nombre d’occurrences du texte recherché, c’est-à-dire le nombre de fois où le texte apparaît dans le document.
- 2 petites flèches permettant de déplacer le curseur dans le document d’une occurrence à la suivante ou à la précédente. Pour faciliter le repérage des occurrences, Word les surligne en jaune dans le document.
- Dans l’onglet Titres, il surligne en jaune les titres des chapitres dans lesquels le texte apparaît
- Dans l’onglet Résultats, il affiche des extraits des paragraphes dans lesquels les occurrences apparaissent. En cliquant sur un des résultats, vous positionnez le curseur sur l’occurrence correspondante
Vous voyez que le volet de navigation facilite donc énormément la navigation dans les résultats de recherche !
Mais j’ai gardé le meilleur pour la fin…
Déplacer des chapitres
Il s’agit là d’une fonctionnalité très puissante et souvent méconnue du volet de navigation.
Saviez-vous qu’en déplaçant un titre dans le volet de navigation, vous déplacez en fait tout le chapitre correspondant dans le document Word !?
Regardez :
Cette méthode permet donc de réorganiser le contenu de votre document de façon bien plus efficace et sûre qu’avec des couper/coller, car vous n’avez plus besoin de sélectionner de longs morceaux de texte. Tout se fait par glisser/déplacer en un rien de temps.
Cette même fonctionnalité facilite également le déplacement ou la copie d’un chapitre vers un autre document.
En effet, en cliquant sur l’entrée « Sélectionner l’en-tête et le contenu » du menu contextuel, vous pouvez très facilement sélectionner un chapitre entier, ce qui vous permet ensuite de le couper ou de le copier pour le coller vers un autre document.
Modifier le niveau des titres
Pour finir, le volet de navigation offre aussi une méthode très efficace pour modifier les niveaux de plusieurs titres d’un coup, comme le montre l’exemple ci-dessous :
En cliquant sur « Abaisser » dans le menu contextuel du titre sélectionné, on l’abaisse d’un niveau, ainsi que tous ses sous-titres. Le titre passe donc du niveau 1 à 2. Ses sous-titres, du niveau 2 à 3…etc.
Tandis qu’en cliquant sur « Promouvoir », on le relève le titre sélectionné d’un niveau, ainsi que tous ses sous-titres.
En synthèse
Vous avez vu dans cet article comment le volet de navigation Word facilite grandement la navigation et la recherche dans un document.
Vous avez également eu un aperçu de ses puissantes fonctionnalités pour réorganiser des documents en un clin d’œil, en déplaçant ses chapitres et en modifiant les niveaux de titres.
Le volet de navigation Word remplace donc très avantageusement une table des matières, sauf pour les documents destinés à être imprimés.
Maintenant, dites-moi en commentaire : aviez déjà l’habitude d’utiliser cet outil ? Connaissiez-vous toutes ses fonctionnalités ? Sinon, si vous venez juste de l’essayer, qu’en pensez-vous ?
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