Si vous débutez, maîtriser les titres Word est l’une des premières choses que je vous conseille d’apprendre, car cela vous simplifiera énormément la vie pour la suite.
Dans cet article, vous allez découvrir de façon concise et pragmatique l’essentiel de ce qu’il y a savoir sur les titres dans Word. Et je paris qu’après cela, vous aurez déjà le sentiment d’être bien plus fluide et productif avec Word !
NB/ Même si vous n’êtes pas débutant sur Word, il se pourrait bien que vous appreniez ici quelques astuces fort utiles pour vous dépatouiller de certains problèmes… Notamment en ce qui concerne les numéros de titres ou les bordures de titres 😉
Cet article reprend l’essentiel de la vidéo que vous trouverez ci-dessous. A vous de choisir votre média préféré 🙂
5 bénéfices à utiliser les titres Word
Avant de rentrer dans la technique, voyons les bénéfices à utiliser des titres dans vos documents Word.
Structurer le document et faciliter la navigation
Vous aimez lire des gros pavés de textes sans titres ni images ? J’imagine que non, et moi non plus…
La première chose qu’on a tendance à regarder quand on lit un article ou n’importe quel document, ce sont ses titres. En effet, les titres permettent avant tout de structurer le document et d’en donner rapidement une vue d’ensemble.
De plus, les titres sont des repères pour aller directement aux chapitres qui vous intéressent. C’est d’ailleurs peut-être ce que vous avez fait en lisant cet article ;-).
Mais si le document est gros, faire défiler ses pages pour lire ses titres n’est pas très commode. C’est pourquoi, Word fournit un outil incontournable : le volet de navigation. Cet outil apporte à lui seul d’immenses services, comme vous allez le voir.
En premier lieu, le volet de navigation vous donne en un coup d’œil une vue d »ensemble des titres du document, hiérarchisée et avec la profondeur souhaitée.
De plus, comme les entrées sont cliquables, il offre un moyen très rapide pour naviguer vers un chapitre précis du document, tout en gardant le volet toujours visible sur le côté. Et ça, c’est bien plus confortable qu’une table des matières qui oblige à revenir sans cesse au début de document !
NB/ Une table des matières est toujours utile si vous imprimez le document. Cet article vous montrera comment la construire et comment faire en sorte qu’elle se mette à jour automatiquement à chaque fois que vous enregistrez le document (hé oui, c’est possible !)
Faciliter les références aux chapitres en numérotant les titres
Lorsque je crée des documents de cours avec Word (qui font généralement plusieurs dizaines de pages), je numérote toujours les titres. Cela permet de faire référence aux chapitres par leurs numéros, ce qui est bien commode, que ce soit à l’écrit ou à l’oral.
NB/ Même si cela vous paraît accessoire, c’est la somme des détails qui fait la différence au final.
Vous verrez plus loin que Word permet de gérer très facilement la numérotation des titres (à quelques petits soucis près…).
Réorganiser les chapitres
Quand vous souhaitez déplacer un chapitre dans un document, je paris que vous le sélectionnez et que vous faites ensuite un couper / coller n’est-ce pas ?
Si le chapitre à déplacer est long, sa sélection est laborieuse : il faut être sûr de ne prendre que ce chapitre, et de le prendre en entier.
Que dire quand il s’agit de remonter ou de descendre d’un niveau un chapitre complet, c’est-à-dire passer tous ces titres et sous-titres à un niveau supérieur ou inférieur ? C’est carrément pénible ! Et le risque de se gourrer est important…
C’est là qu’intervient notre amis le volet de navigation. Hé oui, encore lui !
Le volet permet de réorganiser complètement les chapitres d’un document, sans même toucher au texte ! Vous pouvez en effet :
- Déplacer un chapitre complet (c’est-à-dire son titre et tous les paragraphes qui sont en-dessous), par simple glisser-déplacer de son titre dans le volet
- Supprimer un chapitre complet en un clic
- Modifier le niveau hiérarchique d’un chapitre (c’est-à-dire de tous ses titres et sous-titres) en un seul clic également
Nous verrons plus bas comment modifier le niveau d’un chapitre. Mais pour voir plus en détails comment réaliser les autres opérations; je vous suggère fortement de lire cet article, dans lequel je décortique vraiment le volet de navigation.
Modifier facilement l’apparence globale d’un document
Word propose de nombreux thèmes et jeux de styles par défaut, à appliquer à vos documents. Là encore, ils se basent en grande partie sur les titres. C’est-à-dire que vous allez pouvoir modifier en un seul clic l’ensemble des styles de titres de votre document. Plutôt pratique n’est-ce pas ?
Pour découvrir plus en profondeur cette fonctionnalité, lisez cet article.
5 techniques pour manipuler les titres dans Word
Voyons maintenant les principales techniques à connaître pour maîtriser les styles dans Word.
Ajouter, modifier ou supprimer un titre dans Word
Pour définir une ligne de texte comme titre, il faut tout d’abord cliquer n’importe où dans cette ligne (pas besoin de la sélectionner), puis utiliser une des 2 méthodes suivantes :
Via la galerie des styles
La première méthode consiste simplement à cliquer sur un style de titre dans la galerie des styles du ruban Accueil :
Par défaut la galerie affiche les styles de titres 1 et 2, ainsi que le style « Titre » sans numéro, qui est destiné au titre du document. Les styles de titres 3, 4, 5…etc. apparaissent automatiquement au fur et à mesure que vous utilisez les niveaux précédents. C’est-à-dire que la première fois que vous mettrez un Titre 2 dans votre document, Word ajoutera le style Titre 3 dans la liste, et ainsi de suite…
Astuce : en cliquant sur la petite flèche entourée en rouge dans la capture ci-dessus, vous pouvez afficher le panneau des styles. A partir de ce panneau vous pourrez personnaliser le contenu de la galerie, en y ajoutant ou supprimant les styles que vous souhaitez.
Via un raccourci clavier
En appuyant sur MAJ + ALT + Flèche gauche ou droite, vous transformerez directement un texte en titre.
Si vous choisissez la flèche gauche, le titre sera de même niveau que le titre précédent dans le document. Par exemple, si le titre précédent est de niveau 2, le titre nouvellement créé sera aussi de niveau 2.
Si vous choisissez la flèche droite, le titre sera du niveau juste en-dessous celui du titre précédent dans le document, c’est-à-dire de niveau 3. Bien pratique…
La méthode fonctionne également pour modifier le niveau d’un titre existant :
- MAJ + ALT + flèche gauche fait remonter le titre d’un niveau (ex : changer un Titre 2 en Titre 1)
- MAJ + ALT + flèche droite fait descendre le titre d’un niveau (ex : changer un Titre 2 en titre 3)
L’image ci-dessous illustre cela :
Via le volet de navigation
Le volet de navigation s’avère très pratique quand vous souhaitez modifier le niveau de plusieurs titres d’un coup (typiquement, de tous les titres et sous-titres d’un chapitre).
Regardez l’exemple suivant :
Le titre « Ajouter un titre simple » est au départ de niveau 1. Il possède deux sous-titres de niveau 2, dont le premier possède lui-même deux sous-titres de niveau 3.
En cliquant sur « Abaisser » dans le menu contextuel de ce titre, on l’abaisse d’un niveau, ainsi que tous ses sous-titres. Tandis qu’en cliquant sur « Promouvoir », on le relève d’un niveau, ainsi que tous ses sous-titres.
Je vous assure que quand vous avez un document de 50 pages contenant plein de titres, ce genre de fonctionnalité est vraiment appréciable ! Je l’utilise d’ailleurs souvent dans mes supports de cours.
Numéroter vos titres dans Word
Nous arrivons à une question fréquente, et dont la réponse n’est pas triviale :
Comment numéroter les titres de façon hiérarchique, comme dans l’exemple précédent ?
Vous pourriez être tenté d’utiliser une liste numérotée. Avouez que vous y avez pensé n’est-ce pas ? 😉
Bien que cette solution paraisse intuitive, ce n’est pas la bonne. La solution se trouve sur le bouton situé juste à côté, nommé « Liste à plusieurs niveaux » (dans le ruban Accueil) :
Voici ce que vous devez faire pour numéroter d’un coup l’ensemble des titres de votre document :
- Dans le document, placez le curseur sur un titre (peu importe lequel)
- Dans le ruban Accueil, cliquez sur le bouton « Liste à plusieurs niveaux »
- Puis cliquez sur la liste encadrée en rouge dans la capture ci-dessus
Dans cette capture, vous pouvez voir au passage qu’il y a d’autres types de listes multi-niveaux, avec des mots « Article » et « Section », ou avec des chiffres romains et des lettres pour différentier les niveaux de titres. A vous de choisir le type de liste qui vous convient.
Si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez créer votre propre style de liste à plusieurs niveau en suivant la procédure exposée sur cette page de doc Microsoft.
Remarque : la liste avec numérotation complète que nous venons d’utiliser a l’avantage de permettre de savoir exactement où nous sommes dans le document. Par exemple, avec le numéro 2.1.3 on sait qu’on est au second titre 1, premier titre 2, troisième titre 3.
Vous voyez que Word nous simplifie vraiment la tâche pour hiérarchiser les titres. En plus, la numérotation automatique recalcule les numéros de tous les titres dès que vous ajoutez ou supprimez un titre. Vous n’avez donc aucun numéro à saisir manuellement (et heureusement car ce serait vraiment fastidieux !)
Modifier un style de titre Word
Comme nous l’avons vu, le ruban Conception propose une galerie de thèmes et jeux de styles prédéfinis, dans laquelle vous pouvez puiser pour définir le style global de votre document. Un jeu de styles définit entre autres les styles des titres.
Cependant, il se peut que certains styles de titres ne correspondent pas tout à fait à ce que vous souhaitez.
Dans ce cas, vous pouvez facilement les modifier de la façon suivante :
Dans la galerie des styles du ruban Accueil, faites un clic droit sur le style à modifier et choisissez « Modifier… » :
Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :
Ici, j’ai modifié le style Titre 3 en changeant la couleur de police (1) et en ajoutant un retrait (2). Vous voyez que la zone centrale donne un aperçu des modifications
Si vous voulez que ces modifications s’appliquent à tous les fichiers que vous créerez par la suite, cocher le bouton « Nouveaux documents basés sur ce modèle » (3). Le style modifié sera ainsi enregistré dans le modèle de documents (Normal.dot par défaut).
Astuce : en cliquant sur la liste Format en bas à gauche de la boîte de dialogue, vous pouvez accéder à d’autres options de mises en forme, telles que les espacements avant et après le paragraphe, les bordures…etc.
La vidéo vous montrera par exemple comment ajouter une ou plusieurs bordures sur un titre, ou bien faire en sorte de ne plus afficher la numérotation à partir d’un certain niveau de titre (2 grands classiques).
Rendre un document PDF navigable
Pour finir, si vous exportez votre document Word en PDF, sachez qu’il est possible d’exporter aussi le contenu du volet de navigation, comme le montre l’image ci-dessous
Cela permet de naviguer dans le document PDF de la même façon que dans le document Word.
Pour exporter votre document Word en PDF, avec le contenu du volet de navigation :
- Cliquez sur le menu « Fichier \ Exporter »
- Puis sur le bouton « Créer PDF / XPS »
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Options… » pour ouvrir les options d’exportation
- Dans la fenêtre d’options, cochez les cases « Créez des signets à l’aide de » et « Titres », comme illustré ci-dessous
En synthèse
Cet article vous a présenté l’essentiel pour mettre en œuvre et exploiter de façon efficace les titres Word au quotidien. N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou suggestions ci-dessous.
Vous pouvez aller encore plus loin en définissant vos propres jeux de styles, dans lesquels vous pourrez personnaliser à l’envi les styles de vos titres. C’est notamment utile en entreprise pour créer des modèles de documents au style de l’entreprise.
Pour mettre à profit le temps que vous avez passé à lire cet article et bien mémoriser l’information., je vous recommande de faire dès que possible quelques essais 😉
Vous pouvez par exemple vous entraîner à refaire l’exemple du chapitre 2.1 et à modifier les niveaux des titres avec le volet de navigation et le raccourci clavier magique. Vous allez voir, c’est plutôt plaisant !
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