Convertir un fichier Excel en PDF peut être utile par exemple pour intégrer des tableaux, graphiques et autres données dans un rapport papier ou un document PDF.
Mais la tâche n’est pas aussi aisée que pour un fichier Word… C’est pourquoi je vous propose de voir en détails les problématiques spécifiques à l’exportation PDF depuis Excel, et comment les résoudre pour obtenir un résultat optimal.
Index de la vidéo :
00:20 : Les 3 questions qui se posent lors de la conversion d’un classeur Excel en PDF
01:19 : Présentation d’un exemple concret
02:16 : Mise en page du classeur avant conversion
02:42 : Exporter une ou plusieurs feuilles
02:59 : Exporter la feuille courante
03:49 : Exporter plusieurs feuilles en les sélectionnant par CTRL+clic ou MAJ+clic
05:09 : Exporter le classeur entier
06:08 : Exporter une partie d’une feuille
06:18 : Exporter uniquement un tableau ou un graphique
07:05 : Exporter une zone sélectionnée de la feuille
07:46 : Exporter une feuille complète sauf certains textes ou images
09:30 : Autres options d’exportation
09:51 : Etendue des pages du document PDF
10:25 : Compatibilité PDF/A
11:05 : Propriétés du document
11:56 : Balise de structure pour l’accessibilité
12:06 : Optimisation de la taille du fichier PDF
13:17 : Utiliser une imprimante PDF (ex : PDF24)
15:22 : Synthèse
16:06 : Bonus
La suite de cet article reprend par écrit toutes les explications de la vidéo (mais sans l’image !).
Les 3 questions qui se posent pour convertir un fichier Excel en PDF
- Comment mettre en page le classeur pour obtenir un document PDF A4 lisible ?
- Comment rassembler plusieurs feuilles d’un classeur Excel dans un seul document PDF ?
- Comment exporter uniquement une partie de la feuille Excel ? Par Exemple, uniquement un tableau ou uniquement un graphique
Nous allons répondre à toutes ces questions, et nous verrons aussi dans quels cas utiliser une imprimante PDF plutôt que la fonction d’exportation native d’Excel.
C’est parti !
Mise en page du classeur avant conversion
La mise en page du classeur avant conversion est une problématique assez complexe que j’ai traitée en détails dans cet article.
Vous y verrez notamment comment faire en sorte qu’une feuille Excel tienne sur une page A4 en largeur, que ce soit en portrait ou en paysage.
Exporter une ou plusieurs feuilles du classeur
Excel permet d’exporter en PDF une seule, plusieurs, ou toutes les feuilles d’un classeur.
Il permet aussi de tout rassembler dans un seul fichier PDF, sans recourir à un logiciel spécialisé.
Exporter uniquement la feuille courante
Par défaut, si on ne fait rien de particulier, seule la feuille courante (celle qui est affichée) sera exportée. Pour cela, il suffit de cliquer sur Fichier \ Exporter, puis sur le bouton « Créer PDF / XPS ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, on peut choisir le nom et l’emplacement du fichier PDF à générer.
Exporter plusieurs feuilles
Supposons qu’on veuille exporter en PDF 2 feuilles d’un classeur Excel qui en compte 5.
Il faut dans ce cas sélectionner les feuilles souhaitées en cliquant sur leur onglet tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Notez que si votre classeur comporte de nombreuses feuilles, et que vous souhaitez sélectionner un ensemble de feuilles contigües, vous pouvez aussi :
- Cliquer sur la 1ère feuille à sélectionner
- Maintenir la touche MAJ enfoncée
- Cliquer sur la dernière feuille à sélectionner
Les onglets changent de couleur lorsqu’ils sont sélectionnés.
Vous pouvez ensuite exporter l’ensuite comme précédemment, via le menu Fichier \ Exporter.
Convertir le ficher Excel complet en PDF
Vous pouvez exporter toutes les feuilles du classeur en utilisant la technique que nous venons de voir, c’est-à-dire en cliquant sur la première puis la dernière feuille du classeur tout en maintenant la touche MAJ enfoncée.
Mais il y a une autre technique plus commode si votre classeur comporte de nombreuses feuilles :
Après avoir cliquer sur le menu « Fichier \ Exporter », puis le bouton « Créer PDF / XPS », dans le bas de la fenêtre de sélection de dossier qui s’affiche, cliquez sur le bouton « Options… » :
Le clic sur ce bouton ouvre la fenêtre ci-dessous :
Dans cette fenêtre, cochez l’option « Classeur entier » dans la partie centrale.
Lorsque vous ouvrez le fichier PDF produit, vous voyez qu’il contient bien l’ensemble des feuilles dans l’ordre du classeur.
Exporter uniquement une partie d’une feuille
Nous venons de voir comment choisir les feuilles à exporter. Voyons maintenant comment exporter uniquement une partie d’une feuille (et non pas la feuille entière).
Il y a pour cela 3 possibilités :
Exporter uniquement un tableau ou un graphique
Pour exporter uniquement un tableau (on parle ici des objets tableaux structurés d’Excel), il suffit de placer le curseur n’importe où dans le tableau, puis d’exporter en PDF en choisissant l’option « Tableau » dans la fenêtre ci-dessus.
De même, pour un graphique, cliquez sur le graphique pour le sélectionner, et exportez le en PDF en choisissant l’option « Graphique sélectionné » dans la fenêtre ci-dessus.
Remarque : l’option « Graphique sélectionné » n’apparaît que si vous avez sélectionné au préalable un graphique. C’est pourquoi elle n’est pas visible dans la capture précédente.
Exporter une plage de cellules de la feuille
Il suffit de sélectionner la plage de cellules souhaitée et de choisir l’option Sélection dans la fenêtre précédente.
Exporter la feuille courante complète, sauf certains textes ou images.
Il peut être utile de ne pas faire apparaître certains textes ou images dans le fichier PDF produit lors de l’exportation. Par exemple, du texte explicatif ou des images d’illustration qui n’auraient pas leur place dans une mise en page au format A4.
Pour exclure du texte de l’exportation PDF :
- Placez le texte en question dans des zones de textes
- Dans le menu contextuel de chaque zone de texte, sélectionnez « Format de la forme«
- Dans le panneau latéral qui s’affiche, cliquez sur l’onglet « Taille et propriétés » symbolisé par une croix dans un carré
- Dépliez la rubrique « Propriétés » et décochez la case « Imprimer l’objet », comme illustré dans la capture ci-dessous :
Pour les images, dans le menu contextuel, cliquez sur « Format de l’image« . Le panneau latéral est très semblable à celui d’une zone de texte…
Autres options d’exportation en PDF
Vous savez maintenant l’essentiel. Mais pour être exhaustif, finissons par les quelques options d’exportation que nous n’avons pas vues dans la fenêtre d’options :
Etendue des pages
Dans la partie supérieure, l’étendue des pages fait référence aux pages du document PDF. Par exemple, si une feuille du classeur contient un gros tableau qui prend 7 pages A4, vous pouvez choisir de n’imprimer que les 2 premières en spécifiant Pages 1 à 2
Compatibilité PDF/A et propriétés du document
Tout en bas, la case « Compatible PDF/A » permet de vous assurer que le document PDF sera lisible sur tous les lecteurs PDF et systèmes d’exploitation, en préservant les propriétés, les polices, les graphiques et la mise en forme.
NB/ Pour plus d’infos sur la norme PDF/A, lisez cette page de Wikipédia.
Pour cela, Excel va exclure du document les éléments qui ne sont pas compatibles avec la norme PDF/A. Il peut s’agir par exemple de contenus audio ou vidéo, ou de scripts…
Il va au contraire inclure les éléments obligatoires, qui sont les polices et propriétés du document. C’est pourquoi la case « Propriétés du document » ne peut plus être décochée lorsque PDF/A est cochée.
Pour cela, Excel inclut les polices dans le document PDF, pour être sûr que son rendu soit correct même si la police n’est pas présente sur l’ordinateur sur lequel l’utilisateur lit le document.
La case « Propriétés du document » fait référence à certaines propriétés que vous retrouvez dans le menu Fichier \ Informations, à savoir le titre, les mots clés, et l’auteur.
Si vous cochez cette case, les propriétés du classeur Excel seront donc reprises dans le document PDF.
Accessibilité
Pour les malvoyants, il existe des logiciels capables de lire l’écran avec une synthèse vocale.
La case « Balises de structure pour l’accessibilité » permet d’inclure des infos supplémentaires dans le fichier PDF pour faciliter sa lecture avec un logiciel de lecture d’écran.
Optimisation de la taille du fichier
Enfin, la dernière option, qui n’est pas des moindres, concerne l’optimisation de la taille du document. Cette option a le plus d’influence quand votre classeur comporte des images.
- Si vous choisissez l’option « standard », la qualité des images sera préservée, au détriment de la taille du fichier PDF, qui sera donc importante.
- Avec l’option « Taille minimale », Excel va compresser les images pour diminuer la taille du document PDF, au détriment de la qualité des images.
La différence de tailles des fichiers PDF obtenus selon ces 2 options peut être importante si le fichier contient des images.
Visuellement, on ne voit pas toujours de différence à l’écran si la qualité des images reste suffisante. Si vous imprimez sur papier, il se peut toutefois que la différence soit plus flagrante.
Convertir un fichier Excel à l’aide d’une imprimante PDF
Pour terminer, à la place du menu fichier \ Exporter, vous pouvez aussi utiliser une imprimante PDF.
L’intérêt de cette technique est que votre imprimante PDF peut vous donner accès à des options supplémentaires par rapport aux options d’exportation d’Excel.
Par exemple, avec l’imprimante PDF24 vous pouvez entre autres :
- contrôler plus finement la compression des images, en choisissant parmi 5 niveaux de compression
- protéger le document PDF contre l’impression, l’édition…etc.
NB/ N’hésitez pas à regarder la vidéo de présentation de PDF24 qui vous montrera tout ce qu’il est possible de faire avec cette imprimante PDF puissante et gratuite.
Pour utiliser une imprimante, cliquez cette fois sur le menu Fichier \ Imprimer, et sélectionnez votre imprimante PDF dans la liste déroulante « Imprimante ».
La liste déroulante qui est en-dessous permet de sélectionner la partie du classeur que vous souhaitez imprimer.
Vous noterez que cette liste contient les mêmes options que la fenêtre d’options d’exportation que nous avons vu avant.
En synthèse
Vous savez désormais tout ce qu’il y a à savoir pour convertir un fichier Excel en PDF, en maîtrisant parfaitement son rendu final.
Excel fournit tout ce qu’il faut pour :
- Mettre en page le classeur avant sa conversion en PDF
- Sélectionner les parties du classeur à exporter
- Prendre en charge la norme PDF/A pour garantir la lisibilité du document sur le long terme
- Compresser les images pour réduire la taille du fichier PDF
…et si jamais ce n’est pas encore suffisant, une imprimante PDF telle que PDF24 permet d’ajuster plus finement le niveau de compression des images et de définir le niveau de protection du fichier PDF.
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