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Comment créer un PDF facile à lire sur tous les matériels ?

Dans le premier article consacré à cette série sur le format PDF, nous avons fait le tour des possibilités offertes par ce format.
Nous allons voir maintenant quels sont les points les plus importants à prendre en considération pour créer des fichiers PDF faciles à lire sur tous types de matériels. 

Les matériels ciblés

Pour commencer, vous devez garder à l’esprit que les gens peuvent utiliser différents types de matériels pour lire vos documents PDF : ordinateur, tablette, smartphone et liseuse électronique principalement. Certains de ces matériels amènent des contraintes bien spécifiques qu’il vous faudra prendre en compte pour que l’expérience de lecture reste la plus agréable possible. Passons les en revue :

Les ordinateurs

Un ordinateur, même portable, possède des capacités maximales : écran assez grand avec une résolution élevée, espace disque important, chipset ou carte graphique suffisamment performant. En plus, les logiciels de lecture offrent de nombreuses possibilités pour personnaliser l’affichage du document :

  • Affichage d’une ou plusieurs pages
  • Différentes options de défilement et de zoom des pages
  • Affichage d’une table des matières à partir des signets
  • Possibilités d’annoter le document
  • …etc

Vous l’aurez compris, si le document est destiné à être lu sur un ordinateur, il n’y a pas vraiment de limitations…

Les smartphones et tablettes

La puissance de ces matériels et leur espace de stockage sont de moins un moins un problème, surtout pour des tâches pas trop gourmandes telles que l’affiche de fichiers PDF. Néanmoins, par rapport à un ordinateur :

  • L’écran est plus petit (surtout sur les smartphones)
  • Les logiciels de lecture sont moins sophistiqués

Il sera donc par exemple difficile d’afficher en même temps à l’écran la table des matières et le document. De plus, si le document comporte des images assez grandes et détaillées, elles seront peu lisibles.
Si l’utilisateur est sans cesse obligé de zoomer et dézoomer, ou de changer l’orientation de son écran pour lire le document, il se lassera très vite.

Les liseuses électroniques

Leurs avantages

Les liseuses apportent un réel confort de lecture grâce à l’encre électronique, plus reposante pour les yeux qu’un écran classique. De plus, elles possèdent généralement une grande autonomie de plusieurs semaines.

Les liseuses sont optimisées pour afficher des formats spécifiques : epub pour beaucoup d’entre elles, mobi et azw pour la Kindle.
Grâce à ces formats, elles peuvent facilement adapter la mise en forme des documents, pour faire en sorte que le texte occupe le mieux possible l’espace disponible à l’écran.
Ces formats n’imposent ni la taille des marges, ni la taille de la police, ni les sauts de paragraphes…etc. Ces éléments sont donc adaptables par la liseuse et selon les préférences de l’utilisateur.

Pourquoi les liseuses sont moins adaptées au PDF

En revanche les liseuses ne peuvent pas adapter les mises en forme des fichier PDF. Et c’est normal, car rappelez vous que l’un des objectifs de ce format est justement de véhiculer à la fois le contenu et la forme du document. La liseuse ne peut donc pas ajuster cette mise en forme. Tout ce que l’utilisateur peut faire, c’est modifier le zoom et l’orientation de la page.

Sachant cela, si vous ciblez principalement les liseuses électroniques, avant les ordinateurs, n’utilisez pas le PDF !
Ou bien produisez aussi votre document aux formats epub et azw. Notez que sur ordinateur, on trouve facilement des logiciels gratuits pour lire ces formats.

Néanmoins, si vous visez principalement les ordinateurs, mais que vous souhaitez que votre fichier PDF soit également lisible facilement sur liseuse, vous devez prendre en compte les contraintes suivantes :

  • L’écran d’une liseuse est de taille moyenne (souvent entre smartphone et tablette)
  • Les écrans monochromes (en niveaux de gris) sont encore très répandus
  • Les performances matérielles sont inférieures à celles des ordinateurs et smartphones récents. Ainsi, le zoom et la navigation entre pages sont bien plus lents
  • Les pages se tournent à la façon d’un livre, et non pas en faisant défiler le document de haut en bas. On ne peut donc pas être “à cheval” sur deux pages.

Les questions à se poser

A partir de ces considérations, voici les questions à se poser lorsqu’on s’apprête à créer un fichier PDF :

Est-ce que je vise un seul type de matériel ou plusieurs ?

Selon le type de document, il est probable que les gens utilisent beaucoup plus certains matériels que d’autres. Par exemple, si l’on diffuse une procédure interne dans une entreprise, il y de grandes chances que les salariés la lisent quasi exclusivement sur leur ordinateur. En revanche, si l’on produit un livret d’information, tel que ceux que je vous propose en téléchargement, il faut s’attendre à ce que les gens les lisent sur tous les types de matériels cités précédemment.

Si l’on vise à 90% les ordinateurs, alors il n’est pas nécessaire de s’encombrer des contraintes liées aux autres matériels. Cela facilite les choses et ouvre beaucoup plus de possibilités.

Est-ce que mon document doit être facilement lisible sur un smartphone ?

Si oui, il faudra être très vigilant à la taille des pages, des marges, de la police et des images. On aura intérêt à utiliser :

  • Une taille de page assez petite (ex : format A5)
  • Des marges étroites
  • Une police de corps de texte assez grande
  • Des images de petite taille
Est-ce qu’il doit être facilement lisible sur une liseuse électronique ?

Si oui, alors les points cités précédemment pour les smartphones sont d’autant plus importants.

En plus on aura intérêt à faire en sorte que le rendu du document en niveaux de gris soit correct. Ceci n’interdit pas d’utiliser les couleurs. Mais si on utilise les couleurs par exemple pour distinguer les niveaux de titres, on aura intérêt à faire en sorte que  :

  • Les niveaux de titres se distinguent aussi par leurs polices (famille, taille, gras, italique) ou leurs décorations (souligné, encadré)
  • Les couleurs soient suffisamment contrastées pour que les niveaux de gris obtenus se distinguent les uns des autres

De même, si le document comporte des images, il faudra soit utiliser directement des images en niveaux de gris, soit vérifier que les images en couleurs restent correctes une fois rendues en niveaux de gris. Dans tous les cas, on aura intérêt à limiter la profondeur de couleurs, c’est à dire le nombre de nuances de couleurs.

La structure du document

Fournir une vue d’ensemble

Je ne sais pas vous, mais moi, lorsque je lis un article long, un document technique ou un livre, je commence toujours par regarder sa table des matières. Et lorsqu’il n’y en a pas j’ai tendance à pester ;-). Cela me permet d’avoir très rapidement une vue d’ensemble du contenu du document. Et quelquefois je ne vais même pas plus loin, si je vois que le document ne traite pas ce que je cherche.

Aujourd’hui, on est tellement submergé de contenu à lire, à regarder ou à écouter, qu’on ne peut pas se permettre de perdre ne serait-ce que quelques minutes sur des choses qui ne nous intéressent pas. Si vous êtes sensible à votre efficacité et à l’optimisation de votre temps, vous savez de quoi je parle…
Donc soyez sympas avec vos lecteurs, et vous aussi, faites leur gagner du temps :-). Il y a deux approches possibles pour cela :

Les deux approches

  • Générer automatiquement des signets à partir des titres du document au moment de la création du fichier PDF
  • Créer soi-même une table des matières au début du document. En cliquant sur un titre, on arrivera automatiquement à l’endroit correspondant dans le document.

Les signets sont les choses qui s’affichent dans le volet sur le côté du document, comme le montre la capture ci-dessous :

Signets d'un document PDF

Le logiciel de lecture PDF construit la liste automatiquement à partir des signets trouvés dans le document. Cette liste a un gros avantage par rapport à une table des matières située au début du document : elle reste toujours visible quelle que soit la page affichée. On peut ainsi passer très vite d’un chapitre à un autre. Ce n’est pas forcément très utile pour la lecture d’un roman, mais ça l’est beaucoup plus pour une documentation technique par exemple.

De la même façon la liseuse Kindle est capable d’exploiter les signets pour générer un sommaire. Je ne sais pas si c’est le cas de toutes les liseuses du marché… Dans le doute, on peut ajouter soi-même une table des matières au début du document.

Utiliser les niveaux de titres

Dans tous les cas, il est nécessaire de bien structurer le document. Pour cela, il faut absolument utiliser les niveaux de titres fournis par votre logiciel de traitement de texte. Peu importe que votre document de départ soit au format odt, docx, html ou autre. Les processus de génération de signets et de tables des matières s’appuient tous deux sur les niveaux de titres.

Exemple : créer un PDF avec Word

Nous allons voir maintenant concrètement comment créer un document PDF facile à lire sur tous les types de matériels. J’utiliserai ici Microsoft Word, mais j’imagine que la plupart des logiciels de traitement de texte conviendront parfaitement.

Éditer le document

Comme recommandé précédemment, nous allons utiliser le format A5 (moitié du A4), et des marges étroites. Pour cela, dans le ruban Création de Word, nous utilisaons les menus suivants :

Word - format A5
Word - marges étroites

Pour la suite de l’exemple, j’ai copié dans ce document le début de l’article que vous êtes en train de lire. J’ai utilisé le jeu de styles nommé “Ombré” et une police Calibri 12 pour le style normal (au lieu de 10 par défaut).

Pour rajouter une table des matières, il suffit de se placer au début du document et de cliquer sur ce menu :

Word - table des matières

Créer le fichier PDF

Word permet d’enregistrer directement au format PDF, ce qui évite d’avoir à installer une imprimante PDF. J’imagine que d’autres logiciels de traitement de texte sont capables de le faire aussi. (Dites-le moi en commentaire si ce n’est pas le cas, car ça m’intéressera de savoir)…
Sinon on peut utiliser une imprimante PDF telle que Bullzip PDF Printer, qui fournit tout ce qu’il faut.
Voici les étapes à suivre et les paramètres à spécifier :

Dans Word, cliquer sur le menu “Enregistrer sous”. Puis dans l’écran qui s’affiche, sélectionner le format PDF dans la liste déroulante des formats :

Word - enregistrer au format PDF

Avant de cliquer sur Enregistrer, cliquer sur le lien “Autres options…” juste en-dessous de la liste déroulante pour ouvrir la fenêtre d’options suivante :

Word - options PDF

Dans cette fenêtre, cocher “Créer des signets à l’aide de titres”. Puis cliquer sur OK pour revenir à la fenêtre “Enregistrer sous” présentée ci-dessous :

Word - enregistrer sous - PDF

Dans cette fenêtre, cocher ‘Taille minimale (publication en ligne)”, de façon à ce que Word optimise la taille du fichier. Il le fait principalement en jouant sur la qualité des images. Si le document n’en comporte aucune, ce choix n’aura donc guère d’impact. Cliquer enfin sur Enregistrer.

Voici comment s’affiche le document sur un ordinateur avec PDF-XChange Viewer par exemple :

Signets d'un document PDF

Et voici comment il s’affiche sur une liseuses Kindle, sans aucun réglage particulier :

Kindle

Vous pouvez voir que le document est parfaitement lisible et occupe bien l’espace de l’écran. Même en niveau de gris, le titre du haut reste bien lisible.

Enfin, voici le sommaire généré automatiquement par le Kindle à partir des signets.

Kindle - sommaire

Je n’ai pas mis de capture d’écran concernant le smartphone, mais croyez-moi sur parole si je vous dis que le document s’affiche également très bien sur ce matériel.

Synthèse

En synthèse, voici les principales recommandations que vous avez vues dans cet article :

  • Déterminez les matériels sur lesquels vous souhaitez que vos fichiers PDF s’affichent correctement, en ayant à l’esprit les contraintes imposées par les smartphones et liseuses électroniques.
  • Si vous visez les smartphones et liseuses, utilisez les bonnes tailles de pages, marges, polices et images. Pour les liseuses, faites attention également à la profondeur de couleurs.
  • Pour tous les documents comportant beaucoup de texte, générez des signets à partir des titres au moment de l’enregistrement en PDF. Cela facilitera beaucoup la vue d’ensemble et la navigation dans votre document.

Maintenant, partagez votre expérience en commentaire : lisez-vous des fichiers PDF sur smartphone ou liseuse ? Utilisez-vous les signets ?

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