Tout ce que le format PDF peut faire pour vous

Dans cet article de synthèse, nous allons faire le tour des possibilités offertes par le format PDF. Il vous donnera j’espère quelques idées pour mieux exploiter ce format si vous l’utilisez déjà 🙂

Cet article est le premier d’une série consacrée au format PDF, dans laquelle nous verrons également comment :

• Créer des documents PDF d’excellente qualité
• Éditer un document PDF existant (texte, annotations, propriétés, protection…)
• Ajouter, supprimer, extraire des pages d’un document PDF

Les objectifs du format PDF

Le PDF (Portable Document Format) est un format de document créé par Adobe en 1992. Il avait pour objectif de permettre à quiconque d’échanger des documents par voie électronique, et de visualiser et d’imprimer leur contenu sur n’importe quel ordinateur.

C’est un format ouvert, c’est-à-dire que ses spécifications sont connues et que n’importe qui peut les utiliser. L’ISO (International Organization for Standardization) a normalisé le PDF en 2008 (norme ISO 32000).

Le PDF est donc pris en charge par de nombreux logiciels, quel que soit le système d’exploitation, ce qui en fait effectivement un format d’échange privilégié.

Le second objectif majeur du format PDF est de préserver la mise en page des documents quels que soient les logiciels utilisés pour l’affichage.

En ce sens, il se distingue des formats dérivés du XML dont l’objectif est à l’inverse de dissocier le contenu et la forme.

Les possibilités offertes par ce format

Voici les possibilités offertes par le format PDF :

• Intégrer dans un même document des contenus variés : texte, liens, champs de formulaire, images, contenus audio et vidéo et fonctions de traitement.
• Indexer le contenu d’un document (créer des signets cliquables)
• Protéger un document par mot de passe pour empêcher son édition, son impression, son annotation ou sa lecture
• Créer des formulaires éditables
• Signer électroniquement des documents (ce qui évite l’envoi de documents papiers)
• Se conformer aux normes d’accessibilité pour les personnes atteintes de handicaps

Les logiciels

Il existe bien entendu de nombreux logiciels permettant de manipuler le format PDF. On peut les classer en plusieurs catégories selon leur objectif :

• Les lecteurs, pour afficher et annoter les documents. Le plus ancien et le plus connu est celui d’Adobe : Acrobat Reader. Mais il en existe beaucoup d’autres. Citons par exemple l’excellent Foxit Reader, qui est à la fois bien plus léger et plus polyvalent qu’Adobe Reader.
  
• Les imprimantes PDF, pour générer des fichiers PDF en imprimant des documents, comme on les imprimerait sur papier. L’une des références en la matière est Bulzipp PDF Printer, dont l’édition Community est gratuite. Si vous êtes prêt à mettre la main à la poche, FinePrint pdfFactory pro est sans doute la plus complète et efficace, même si son interface ne paye pas de mine.
  Rq/ Depuis sa version 10, Foxit Reader n’est plus accompagné d’une imprimante PDF. Dommage, car celle était très bien…
  
• Les convertisseurs, pour générer des documents dans d’autres formats (formats RTF, docx, html…) à partir de PDF. Il s’agit d’une opération techniquement complexe, que beaucoup de services gratuits en ligne proposent, avec des résultats plus ou moins satisfaisants.
  Si vous préférez un logiciel installé, le meilleur pour convertir au format Word me semble être Word lui-même. En effet, depuis sa version 2013, il est capable d’ouvrir les fichiers PDF.
  
• Les logiciels pour scinder ou fusionner des documents PDF, ou en extraire des pages. Pour cela, je vous recommande vivement PDFsam Basic, qui est le seul logiciel gratuit que je connaisse sans limite du nombre de pages. Pour ne rien gâcher, il est léger et son interface est intuitive et agréable.
  
• Les éditeurs de propriétés (auteur, titre, date…), qu’on appelle aussi métadonnées. Les logiciels capables de faire ça ne sont pas légion. Le seul logiciel gratuit que je connaisse est PDF-XChange Viewer, qui était aussi en son temps le meilleur lecteur PDF, mais qui n’évolue dorénavant plus.
  
• Les suites bureautiques, comme Microsoft Office, WPS Office ou LibreOffice, capables d’enregistrer directement un document au format PDF.
  
• …et bien d’autres

Il existe aussi des suites logicielles intégrées, capables de réaliser toutes les opérations possibles et imaginables sur les PDF. L’une des référence est Icecream PDF Candy. Sa version gratuite est très limitée en nombre de pages traitées, mais sa version payante est vraiment bon marché (30 € à vie).

Dans quels cas utiliser le format PDF ?

Pour des documents lisibles n’importe où

Le format PDF permet en effet d’être quasiment sûr que les personnes vers desquelles on diffuse notre document, pourront le lire. Il permet aussi d‘être sûr que le document s’affichera de la même façon chez tout le monde.

Par exemple, vous avez édité votre document avec Microsoft Word, et vous voulez le faire lire à d’autres personnes. Si vous le diffusez dans son format d’origine (docx), vous devez vous assurer que les personnes qui le lisent possèdent le même logiciel que vous, ou bien un logiciel compatible (par exemple WPS Office).

Mais même dans ce cas, vous n’êtes pas absolument sûr que les personnes auront une version 100% compatible.

De plus, même si le document est lisible, vous n’avez aucune garantie que son rendu sera le même dans leur logiciel. Par exemple, même un document au format odf produit par Word s’affiche rarement exactement de la même façon dans Libre Office.

Bref, à partir d’un besoin pourtant simple, on peut vite se heurter à pas mal de soucis.

Attention, je ne dis pas qu’il faut s’interdire d’échanger des documents dans d’autres formats que le PDF. Mais à moins de connaître précisément l’environnement logiciels de vos interlocuteurs, le format PDF est le choix le plus simple et le plus prudent. Car la très grande majorité des gens possèdent un logiciel de lecture de PDF, ou bien peuvent en installer un facilement…

…même dans une version ancienne du lecteur

Les plus avertis me diront : il existe aussi plusieurs versions du format PDF. Effectivement, si vous avez créé un document PDF en spécifiant la version de compatibilité la plus récente de ce format, et que votre interlocuteur a une vieille version d’Adobe Reader installée sur son poste, il risque de ne pas pouvoir lire votre document.

Toutefois, ce problème est assez simple à résoudre :

• soit vous rendez votre document PDF compatible avec des versions assez anciennes du format (le plus judicieux). Nous verrons comment faire cela dans le prochain article.
  
• soit votre interlocuteur installe la dernière version d’Adobe Reader ou de son logiciel de lecture préféré.

Pour qu’il soit lisible sur smartphone

En effet, le format PDF est également très bien pris en charge par les smartphones pas trop anciens, ce qui n’est pas le cas des autres formats.

Pour que les utilisateurs puissent l’annoter

Bon nombre de logiciels de lecture PDF permettent également d’annoter les documents. Cela peut être intéressant si vous voulez recueillir des remarques sans que le document d’origine soit modifié. Grâce à Foxit Reader par exemple, les utilisateurs peuvent aisément écrire des commentaires, barrer, surligner, encadrer du texte, ajouter des dessins…etc.

Pour que votre document ne puisse pas être modifié, ni recopié

Certains logiciels comme Adobe Acrobat ou Microsoft Word peuvent éditer les fichiers PDF non protégés. Mais le format PDF permet de protéger facilement un document par mot de passe pour contrôler son édition, son impression et sa lecture.

La capture ci-dessous présente les options de sécurité du logiciel Bullzip PDF Printer, l’imprimante PDF évoquée plus haut :

Dans cette capture, on peut voir qu’il est possible de définir :

• Un mot de passe pour le propriétaire du document
• Un mot de passe pour les utilisateurs
• Des autorisations pour les utilisateurs

Dans cet exemple, nous n’autorisons pas les utilisateurs à imprimer le document, ni à copier son texte dans le presse-papier.
Comme nous avons défini deux mots de passe, une fenêtre de saisie de mot de passe s’affiche lorsqu’on ouvre le document dans un logiciel d’édition ou de lecture. Si l’utilisateur saisit le mot de passe du propriétaire, il possède tous les droits sur le document (affichage et modification). S’il saisit le mot de passe utilisateur, il peut seulement afficher le document. S’il ne connait aucun mot de passe, il ne peut rien faire

Le format PDF permet donc de contrôler finement le niveau de sécurité associé à un document. Toutefois, sachez que cette protection peut facilement être déjouée par certains logiciels…

Pour faire remplir et signer un formulaire à d’autres personnes

Grâce au format PDF, vous pouvez en effet demander à d’autres personnes de remplir un formulaire sans qu’elles aient besoin de l’imprimer. Le document comporte des champs qui sont éditables directement dans les lecteurs PDF.

Ceci présente de gros avantages :

• C’est plus simple pour l’utilisateur. Avec Foxit Reader, il pourra même signer le fichier sans avoir à l’imprimer.
• Le formulaire sera beaucoup plus lisible qu’avec une écriture manuscrite
• La saisie est plus fiable : vous pouvez définir le format ou le caractère obligatoire de certains champs

La création de formulaire est relativement simple et peut se faire avec des logiciels gratuits en ligne tels que l’excellent JotForm.

Même la signature électronique est maintenant à portée de tous, grâce à des logiciels tels que Foxit Reader, ou des applications mobiles telles que Microsoft Office ou Adoble Fill & Sign.

Dans le prochain article…

Dans le prochain article, vous verrez comment créer des documents PDF. Mais surtout vous verrez quels sont les points importants auxquels vous devez penser pour produire des documents d’excellente qualité, que vos utilisateurs apprécieront.

En attendant, n’hésitez pas à partager en commentaire quelle(s) utilisation(s) vous faites du format PDF, et quelles idées vous tirez de cet article.
A très bientôt…