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Tout ce que le format PDF peut faire pour vous

Dans cet article de synthèse, nous allons faire le tour des possibilités offertes par le format PDF. Il vous donnera j’espère quelques idées pour mieux exploiter ce format si vous l’utilisez déjà 🙂

Cet article est le premier d’une série consacrée au format PDF, dans laquelle nous verrons également comment :

  • Créer des documents PDF d’excellente qualité
  • Éditer un document PDF existant (texte, annotations, propriétés, protection…)
  • Ajouter, supprimer, extraire des pages d’un document PDF

Les objectifs du format PDF

Le PDF (Portable Document Format) est un format de document créé par Adobe en 1992. Il avait pour objectif de permettre à quiconque d’échanger des documents par voie électronique, et de visualiser et d’imprimer leur contenu sur n’importe quel ordinateur.

C’est un format ouvert, c’est-à-dire que ses spécifications sont connues et que n’importe qui peut les utiliser. L’ISO (International Organization for Standardization) a normalisé le PDF en 2008 (norme ISO 32000).

Le PDF est donc pris en charge par de nombreux logiciels, quel que soit le système d’exploitation, ce qui en fait effectivement un format d’échange privilégié.

Le second objectif majeur du format PDF est de préserver la mise en page des documents quels que soient les logiciels utilisés pour l’affichage.

En ce sens, il se distingue des formats dérivés du XML dont l’objectif est à l’inverse de dissocier le contenu et la forme.

Les possibilités offertes par ce format

Voici les possibilités offertes par le format PDF :

  • Intégrer dans un même document des contenus variés : texte, liens, champs de formulaire, images, contenus audio et vidéo et fonctions de traitement.
  • Indexer le contenu d’un document (créer des signets cliquables)
  • Protégé un document par mot de passe pour empêcher son édition, son impression, son annotation ou sa lecture
  • Générer des formulaires éditables
  • Signer électroniquement des documents (ce qui évite l’envoie de documents papiers)
  • Conformité avec des normes d’accessibilité pour les personnes atteintes de handicaps

Les logiciels

Logiciels de traitement PDF

Il existe bien entendu de nombreux logiciels permettant de manipuler le format PDF. On peut les classer en plusieurs catégories selon leur objectif :

  • Les lecteurs, pour afficher les documents. Le plus ancien et le plus connu est celui d’Adobe : Acrobat Reader. Mais il en existe beaucoup d’autres. Citons par exemple l’excellent PDF-XChange Viewer, qui existe en version installée et portable. Il a l’avantage d’être beaucoup plus léger qu’Adobe Reader.
  • Les imprimantes PDF, pour générer des fichiers PDF en imprimant des documents, comme on les imprimerait sur papier. L’une des références en la matière est Bulzipp PDF Printer, dont l’édition Community est gratuite.
  • Les convertisseurs, pour générer des documents dans d’autres formats (formats RTF, docx, html…) à partir de PDF. Il s’agit d’une opération techniquement complexe, que beaucoup de services gratuits en ligne proposent, avec des résultats plus ou moins satisfaisants. Côté logiciels installés, le meilleur pour convertir au format Word me semble être Word lui-même. En effet, depuis sa version 2013, il est capable d’ouvrir les fichiers PDF. Je citerais aussi Icecream PDF Converter, un logiciel pour Windows simple, qui existe en version gratuite. Il donne également de très bons résultats.
  • Les logiciels pour ajouter, supprimer, extraire des pages d’un document PDF. Je vous recommande dans ce cas Icecream PDF Split & Merge, très simple à utiliser. Sa version gratuite est tout à fait suffisante pour une utilisation courante.
  • Les éditeurs pour annoter les documents et éditer leur propriétés (auteur, titre, date…), qu’on appelle aussi métadonnées. PDF-XChange Viewer le fait très bien

Bien entendu, certains logiciels sont très spécialisés, tandis que d’autres permettent de faire plusieurs des opérations énumérées ici. Je reviendrai plus en détails sur les logiciels évoqués ici dans les prochains articles de cette série.

Dans quels cas utiliser le format PDF ?

Pour que votre document soit facile à ouvrir

Le format PDF permet en effet d’être quasiment sûr que les personnes vers desquelles on diffuse notre document, pourront le lire. Il permet aussi d’être sûr que le document s’affichera de la même façon chez tout le monde.

Par exemple, vous avez édité votre document avec Microsoft Word, et vous voulez le faire lire à d’autres personnes. Si vous le diffusez dans son format d’origine (docx), vous devez vous assurer que les personnes qui le lisent possèdent le même logiciel que vous, ou bien un logiciel compatible (par exemple Libre Office pour le docx).

Mais même dans ce cas, vous n’êtes pas sûr que les personnes auront la même version de logiciel que vous, ou du moins une version compatible.

De plus, même si le document est lisible, vous n’avez aucune garantie que son rendu sera le même dans leur logiciel. Par exemple, même un document au format odf produit par Word s’affiche rarement exactement de la même façon dans Libre Office.

Bref, à partir d’un besoin pourtant simple, on peut vite se heurter à pas mal de soucis.

Attention, je ne dis pas qu’il faut s’interdire d’échanger des documents dans d’autres formats que le PDF. Mais à moins de connaître précisément l’environnement logiciels de vos interlocuteurs, le format PDF est le choix le plus simple et le plus prudent. Car la très grande majorité des gens possèdent un logiciel de lecture de PDF (typiquement Adobe Reader) sur leur ordinateur. Ou bien elles peuvent en installer un facilement si ce n’est pas le cas…

…même dans une version ancienne du lecteur

Les plus avertis me diront : il existe aussi plusieurs versions du format PDF. Effectivement, si vous avez créé un document PDF en spécifiant la version de compatibilité la plus récente de ce format, et que votre interlocuteur a une vieille version d’Adobe Reader installée sur son poste, il risque de ne pas pouvoir lire votre document.

Toutefois, ce problème est assez simple à résoudre :

  • soit vous rendez votre document PDF compatible avec des versions assez anciennes du format (le plus judicieux). Nous verrons comment faire cela dans le prochain article.
  • soit votre interlocuteur installe la dernière version d’Adobe Reader ou de son logiciel de lecture préféré.

Pour qu’il soit lisible sur smartphone

En effet, le format PDF est également très bien pris en charge par les smartphones pas trop anciens, ce qui n’est pas le cas des autres formats.

Pour que les utilisateurs puissent l’annoter

Bon nombre de logiciels de lecture PDF permettent également d’annoter les documents. Cela peut être intéressant si vous voulez recueillir des remarques sans que le document d’origine soit modifié. Grâce à PDF-XChange Viewer par exemple, les utilisateurs peuvent aisément écrire des commentaires, barrer, surligner, encadrer du texte, ajouter des dessins…etc.

Pour que votre document ne puisse pas être modifié, ni recopié

Certains logiciels comme Adobe Acrobat ou Microsoft Word peuvent éditer les fichiers PDF non protégés. Mais le format PDF permet de protéger facilement un document par mot de passe pour contrôler son édition, son impression et sa lecture.

La capture ci-dessous présente les options de sécurité du logiciel Bullzip PDF Printer, l’imprimante PDF évoquée plus haut :

Bullzip PDF Printer - sécurité

Dans cette capture, on peut voir qu’il est possible de définir :

  • Un mot de passe pour le propriétaire du document
  • Un mot de passe pour les utilisateurs
  • Des autorisations pour les utilisateurs

Dans cet exemple, nous n’autorisons pas les utilisateurs à imprimer le document, ni à copier son texte dans le presse-papier.
Comme nous avons défini deux mots de passe, une fenêtre de saisie de mot de passe s’affiche lorsqu’on ouvre le document dans un logiciel d’édition ou de lecture. Si l’utilisateur saisit le mot de passe du propriétaire, il possède tous les droits sur le document (affichage et modification). S’il saisit le mot de passe utilisateur, il peut seulement afficher le document. S’il ne connait aucun mot de passe, il ne peut rien faire

Le format PDF permet donc de contrôler finement le niveau de sécurité associé à un document.

Pour faire remplir un formulaire à d’autres personnes

Formulaire PDF construit avec JotForm

Grâce au format PDF, vous pouvez en effet demander à d’autres personnes de remplir un formulaire sans qu’elles aient besoin de l’imprimer. Le document comporte des champs qui sont éditables directement dans Adobe Reader (ou autre).

Ceci présente de gros avantages :

  • C’est plus simple pour l’utilisateur
  • Une fois rempli, le formulaire est beaucoup plus lisible qu’avec une écriture manuscrite
  • La saisie est plus fiable : vous pouvez définir le format ou le caractère obligatoire de certains champs

Pour les entreprises et les administrations, il est même possible de faire signer les documents par voie électronique. Cela fait gagner beaucoup de temps à leurs clients ou administrés, car il n’est plus nécessaire d’imprimer le document, de le signer puis de le scanner pour le renvoyer par voie électronique.

La création de formulaire est relativement simple et peut se faire avec des logiciels gratuits en ligne tels que l’excellent JotForm.

En revanche, la mise en place de la signature électronique, bien qu’elle soit simple, nécessite un logiciel ou un service payant tel que Adobe Sign. La personne qui reçoit le document peut signer le document au doigt ou au stylet si elle possède un écran tactile, ou bien intégrer une image de sa signature au document. La capture ci-dessous montre l’écran de signature d’Adobe Sign :

Adobe Sign

Dans le prochain article…

Dans le prochain article, vous verrez comment créer des documents PDF. Mais surtout vous verrez quels sont les points importants auxquels vous devez penser pour produire des documents d’excellente qualité, que vos utilisateurs apprécieront.

En attendant, n’hésitez pas à partager en commentaire quelle(s) utilisation(s) vous faites du format PDF, et quelles idées vous tirez de cet article.
A très bientôt…

Si vous avez aimé cet article, un like ou un partage me ferait très plaisir ;)
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Sebastien
Invité
Sebastien

Bonjour,

Pour se défaire des versions de PDF, je n’ai pas vu de commentaires sur l’utilisation du PDF/A.
C’est aujourd”hui un format normé qui permet justement de garantir l’ouverture du document au format original dans le temps.
😉

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