Tableaux Word : pour aller plus loin

Vous souhaitez créer des tableaux Word plus pros, découvrir des possibilités inédites et des bonnes pratiques ?

Alors découvrez ici une sélection de 7 techniques simples et puissantes pour créer, modifier et mettre en forme des tableaux Word. Vous m’en direz des nouvelles !

Cet article suppose que vous savez déjà créer des tableaux simples dans Word, et sélectionner des lignes, colonnes et cellules.

Transformer un texte en tableau Word

Prenons par exemple la liste de personnes suivante :

Jean Sérien

Anne Estesy

Luc Arnes

Yves Ahou

Laurent Barre

Rémi Sion

On peut facilement mettre cette liste sous forme d’un tableau à 6 lignes et 2 colonnes ressemblant à ceci :

Pour cela :

• Sélectionnez les données
• Cliquez dans le ruban Insertion sur Tableau, puis sur « Convertir le texte en tableau », comme le montre la capture ci-dessous :

Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante, qui vous permet de préciser le nombre de colonnes du tableau et le caractère qui permet de séparer le texte en colonnes.

En l’occurrence, le prénom et le nom sont séparés par un espace dans le texte initial. Pour que Word les sépare en 2 colonnes, vous devez donc saisir le nombre de colonnes 2, puis sélectionner l’option « Autres » et saisir un espace dans la zone située à côté.

Vous l’aurez compris, si les données sont par exemple séparées par des virgules ou tirets dans le texte initial, vous devrez saisir une virgule ou un tiret dans la zone « Autres ».

Remarque : la boîte de dialogue ci-dessus permet également de sélectionner l’ajustement du tableau qui sera créé. J’ai sélectionné ici l’option « Ajuster au contenu » pour que chaque colonne ajuste sa largeur à son contenu.

Transformer un tableau Word en texte

Pour réaliser l’opération inverse, c’est-à-dire convertir un tableau Word en texte, suivez les étapes suivantes :

• Cliquez n’importe où dans le tableau
• Cliquez dans le ruban contextuel « Mise ne page » (celui le plus à droite), puis sur Données \ Convertir en texte, comme le montre la capture ci-dessous :

La boîte de dialogue suivante apparaît pour vous demander comment afficher les données :

Cette boîte de dialogue reprend en partie les mêmes options que celle que nous avons vu précédemment. Vous devez sélectionner de la même façon l’option autre et taper un espace dans la zone à côté pour obtenir des lignes de textes

Centrer verticalement le texte dans les cellules

Examinons le tableau ci-dessous :

 …dans lequel j’ai modifié l’alignement vertical (V) et horizontal (H) du texte de chaque cellule, à l’aide des options d’alignement du ruban « Mise en page ».

Vous ne trouvez pas qu’il y a un problème sur la seconde ligne ?

Bah oui, le texte n’est pas bien centré verticalement. Il est légèrement décalé vers le haut.

Mais pourquoi donc ?

La réponse est dans les espaces après paragraphes. En effet, Word ajoute automatiquement un espace après chaque paragraphe, y compris dans les tableaux. Ce qui est centré, c’est en fait le texte + cet espace.

Il suffit donc de supprimer cet espace en sélectionnant l’ensemble du tableau, puis en cliquant sur le menu suivant du ruban Accueil :

Voici ce qu’on obtient :

Vous voyez cette fois que le texte de la seconde ligne est parfaitement centré verticalement.

Maîtriser comme un chef les bordures et trames de fond

D’après vous, comment peut-on réaliser la figure suivante dans Word ?

Vous l’aurez deviné, il s’agit d’un tableau sur lequel on a habilement réglé les bordures et trames.

Voyons comment faire cela pas à pas :

• Créez tout d’abord un tableau ordinaire comportant 1 ligne et 3 colonnes
• Réglez la hauteur de ligne par exemple à 1cm
• Puis centrez le texte dans les cellules verticalement et horizontalement comme nous l’avons fait au chapitre précédent. Vous obtenez ce qui suit :

C’est maintenant que le plus intéressant arrive…

Espacer les cellules

Pour distinguer chaque cellule, vous allez tout d’abord ajouter un espacement entre elles. Pour cela, cliquez sur le menu « Marges et cellules » du ruban « Mise en page » :

… ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :

En spécifiant les options encadrées en rouge, vous obtenez le résultat suivant :

Modifier les bordures

Il vous reste maintenant à supprimer les bordures extérieures du tableau et à modifier les bordures de chaque cellule. Pour cela, vous utilisez les options de bordures du ruban « Création de tableau » :

Cliquez n’importe où dans le tableau puis sur la toute petite flèche entourée en rouge dans la capture ci-dessus. Ceci ouvre la boîte de dialogue « Bordures et trames » :

Cliquez sur chacun des boutons encadrés en rouge pour supprimer toutes les bordures extérieures du tableau.

Pour modifier les bordures d’une cellule particulière :

• Sélectionnez l’épaisseur et la couleur de bordure souhaitées dans les listes correspondantes encadrées en bleu dans la capture plus haut. Si le bouton « Mise en forme des bordures » ne s’active pas tout seul, activez-le. Le curseur de la souris se transforme en pinceau pour indiquer que ce mode est actif.
• Cliquez alors sur les bordures souhaitées pour leur appliquer le style sélectionné
• Répéter les 2 dernières opérations pour chaque cellule du tableau
• A la fin, appuyez sur la touche Echap ou sur le bouton « Mise en forme des bordures » pour quitter ce mode.

Modifier les trames de fond

Bravo, vous en avez terminé avec les bordures. Il ne vous reste plus qu’à appliquer des couleurs de fond aux cellules. Pour cela :

• Sélectionnez la cellule souhaitée
• Puis sélectionnez la couleur de fond souhaitée dans la liste « Trame de fond », encadrée en vert dans la capture plus haut.

Et voilà, le tour est joué !

Dessiner un tableau complexe dans Word

Quelquefois, vous aurez peut-être besoin des créer un tableau Word de ce style-là :

… c’est-à-dire avec des cellules fusionnées.

Comment faire ce type de tableau de façon rapide et simple ?

Il y a 2 approches possibles :

• Effacer les traits en trop dans certaines cellules
• Séparer certaines cellules en plusieurs cellules

L’une n’est pas meilleure que l’autre et les 2 peuvent être utilisées ensembles. C’est ce que je vais faire maintenant pour l’exemple. Partons par exemple du tableau suivant :

Avec l’outil gomme du ruban mise en page, cliquons sur les traits que nous voulons effacer, pour arriver à ceci :

…puis fractionnons la cellule centrale en 4 en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Fractionner du ruban « Mise en page », et en spécifiant 2 lignes et 2 colonnes dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :

Voici le résultat :

En fractionnant de la même façon les 3 autres cellules, on obtient la forme finale attendue.

On peut uniformiser largeurs des colonnes en sélectionnant les 4 lignes centrales et en cliquant sur le bouton suivant :

Il ne reste ensuite qu’à ajuster les colonnes de la première ligne en faisant glisser les traits avec la souris.

Ici, j’ai volontairement compliqué un peu l’exercice pour vous présenter les différentes techniques. Vous arriverez plus rapidement au résultat en créant un tableau de 5 colonnes et 6 lignes et en supprimant les traits en trop avec la gomme. Vous n’aurez en effet dans ce cas pas besoin d’ajuster les largeurs de colonnes.

Ajouter un espacement entre un tableau et le paragraphe suivant dans Word

Vous avez sans doute déjà remarqué que lorsque vous tapez du texte sous un tableau, il est complètement collé à lui.

Bien sûr, vous pouvez simplement ajouter un saut de ligne entre le tableau et le texte. Mais si vous aimez faire els choses proprement, vous utiliserez plutôt la technique suivante :

Cliquez n’importe où dans le paragraphe qui suit le tableau, puis sur le menu « Ajouter un espace avant le paragraphe » du ruban Accueil.

Ajouter des formules de calcul

Il vous est sans doute déjà arrivé de créer un tableau Word comportant une ligne de totaux pour afficher par exemple la somme ou le nombre de lignes du tableau. Vous pouvez bien-sûr faire el calcul vous-même et taper le résultat vous-même.

Mais vous aurez avantage à utiliser la technique suivante :

Reprenons notre tableau de départ, et ajoutons quelques données

Pour calculer et afficher automatiquement le score moyen dans la dernière cellule :

Cliquez dans la cellule, puis sur le bouton « Formule » situé tout au bout du ruban Mise en page. Ceci ouvre la boîte de dialogue suivante :

Word propose automatiquement la formule « =SUM(ABOVE) », qui fait la somme des cellules au-dessus de la cellule courante. Pour calculer la moyenne, vous pouvez modifier la formule en « =AVERAGE(ABOVE) ».

Remarque : les formules doivent apparemment être écrites en anglais, même dans la version française de Word.

Cette page de doc Microsoft décrit les différentes fonctions et leur syntaxe de mise en œuvre.

Mises en garde

ABOVE désigne l’ensemble des cellules situées au-dessus de la cellule de résultat, y compris la cellule d’en-tête intitulée Score. Comme cette cellule ne contient pas de nombre, cela n’a pas d’incidence.
En revanche, si vous utilisez la formule « =COUNT(ABOVE) » pour compter les lignes, le résultat sera 7, et non pas 6, comme attendu. Il faut donc modifier la formule en « =COUNT(ABOVE) – 1 ».

De façon générale, faites attention aux cellules d’en-têtes, sur la première ligne ou colonne, qui peuvent avoir une incidence sur certaines formules.

Attention également à la mise à jour des résultats. Word ne fonctionne pas comme Excel. Par défaut, il ne recalcule pas automatiquement les résultats quand vous modifiez des valeurs dans le tableau. Vous devez le faire manuellement en faisant un clic droit dessus, et en cliquant sur « Mettre à jour les champs »

Synthèse

Vous avez découvert ici quelques possibilités assez méconnues concernant les tableaux Word. Pour compléter, vous trouverez ici 2 raccourcis clavier presque indispensables pour les tableaux (vraiment, ils vous feront gagner un temps fou !)

Bien-sûr, il y aurait encore beaucoup à dire sur le sujet… Mais comme dans tous les domaines, il faut avancer pas à pas et c’est en pratiquant qu’on progresse. Alors vous tirerez pleinement les bénéfices du temps que vous avez pris pour lire cet article en prenant 10 minutes supplémentaires pour tester quelques-unes des techniques qui y sont présentées ?

Et n’hésitez pas à partager en commentaire les questions que vous vous posez.