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Table des matières et volet de navigation dans Word

Pour structurer et faciliter la lecture de vos documents, il est important de les diviser en chapitres, sous-chapitres et paragraphes. Plus votre document sera long, plus vous aurez alors besoin d’un système permettant de voir sa structure et d’accéder rapidement à ses différents chapitres. C’est précisément ce que nous allons voir aujourd’hui grâce à la table des matières et au volet de navigation.

La table des matières

Objectifs

Vous savez sans doute déjà qu’une table des matières regroupe les titres des chapitres de votre document Word.  En voici un exemple :

Exemple de Table des matières

La table des matières sert 3 objectifs :

  • Elle donne un aperçu rapide de la structure du document
  • Elle permet d’accéder rapidement à un chapitre particulier en cliquant sur une entrée alors que la touche CTRL est enfoncée.
  • Elle donne les numéros de pages des chapitres, ce qui est utile si le document est imprimé sur papier.

Elle est donc utile à la fois sur écran et sur papier.

Comme la table des matières est construite à partir des titres, il est indispensable au préalable de bien mettre en forme votre document à l’aide des styles de titres. Si besoin, lisez cet article pour savoir comment faire.

Création

La création d’une table des matières dans Word est très simple :

  • Placez le curseur au début du document, après son titre et/ou sa page de garde
  • Dans le ruban Références, déroulez la liste « Table des matières » et cliquez sur celle qui vous plait

Si les modèles proposés ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une table des matières personnalisée en choisissant « Table des matières personnalisée… » dans la liste. Cela permet d’ouvrir la boîte de dialogue ci-dessous :

Options de table des matières
Personnalisation d’une table des matières dans Word

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir :

  • D’afficher ou non les numéros de pages
  • D’aligner ou non les numéros à droite
  • Un format parmi une liste de formats prédéfinis
  • Le nombre de niveaux de titres à afficher

L’aperçu vous permet de voir directement l’influence de chacun de ces paramètres. Pour plus d’informations sur la personnalisation d’une table des matières, regardez cette page de doc de Word.

Mes conseils :

  • Ne dépassez pas 3 niveaux de titres (pour ma part je me limite même généralement à 2), sinon la table des matières devient peu lisible
  • Ajoutez un saut de page après la table des matières pour bien la séparer du corps du document. Cela vous permettra également de garder de la place si jamais elle s’enrichit.
  • Si elle n’est pas trop longue, faites en sorte que votre table des matières ne soit pas à cheval sur deux pages. Cela facilitera beaucoup sa consultation sur papier.
  • Attendez d’avoir suffisamment travaillé sur votre document pour ajouter une table des matières. En effet, celle-ci ne se met pas à jour toute seule. Vous devrez donc la mettre à jour vous-même à chaque ajout ou modification d’un titre.

Mise à jour

Pour mettre à jour votre table des matières, cliquez dessus puis sur le bouton « Mettre à jour la table… » qui apparaît en haut :

Mettre à jour la table des matières

Dans la petite boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez « Mettre à jour toute la table » et cliquez sur OK.

Options de mise à jour de la table des matières

Conseil : Le premier choix « Mettre à jour les numéros de page uniquement » n’a d’intérêt que pour les gros documents, pour lesquels la construction de la table peut être longue, et uniquement dans le cas où vous êtes sûr(e) que les modifications que vous avez faites n’impactent que les numéros de pages et pas les titres. Dans tous les autres, cas, préférez la mise à jour complète de la table pour être sûr(e) qu’elle reflète fidèlement votre document.

Le volet de navigation

Affichage

Le volet de navigation est en quelques sortes une table des matières automatique qui s’affiche à côté du document. Pour l’afficher, dans le ruban Affichage, cochez la case « Volet de navigation ».

Le volet s’affiche sur la gauche du document, et voici à quoi il ressemble :

Volet de navigation

Il suffit de cliquer sur une entrée pour vous déplacer vers le chapitre correspondant.

Le volet de navigation a deux avantages majeurs par rapport à la table des matières :

  • Il reste affiché quelle que soit la page sur laquelle on se trouve
  • Il est automatiquement mis à jour dès qu’on modifie un titre dans le document

Astuce : comme le volet de navigation prend de la place, il peut être utile de le masquer par moments. Pour l’afficher ou le masquer rapidement, je vous conseille de créer un raccourci clavier ; c’est vraiment très pratique ! Si vous voulez savoir comment faire, c’est par ici. Pour ma part, j’ai créé le raccourci CTRL + B, qui est identique à celui du volet de favoris de Firefox.

Personnalisation

Vous remarquez que le volet de navigation comporte trois onglets (Titres, Page et Résultats). L’onglet des titres affiche une arborescence des titres du document, par défaut sur 3 niveaux, comme dans la table des matières. Mais vous pouvez choisir le nombre de niveaux à afficher en faisant un clic droit sur un titre et en choisissant « Afficher les niveaux des en-têtes \ Afficher les titres de niveau x », comme le montre la capture ci-dessous :

Volet de navigation - niveaux
Sélection du niveau de titres à afficher dans le volet de navigation

Synthèse

Voici un tableau récapitulatif des possibilités offertes par la table des matières et le volet de navigation de Word :

Table des matièresVolet de navigation
Visualiser la structure du document
Accéder rapidement à un chapitre
Voir les numéros de page
Reste toujours à jour(*)
Reste visible à l’écran quelle que soit
la page courante

(*) A l’aide de macros, on peut faire en sorte que la table des matières soit mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement par exemple.

En synthèse on peut dire que la table des matières reste indispensable pour des documents Word longs destinés à être imprimés sur papier. Pour tout le reste, le volet de navigation est bien plus pratique du fait de sa mise à jour automatique et de son affichage à côté du document. Si votre document n’est pas destiné à être imprimé, il est donc inutile d’ajouter une table des matières.

Dans un prochain article, nous verrons d’autres fonctionnalités très puissantes du volet de navigation.

D’ici là, commencez à l’utiliser si ce n’est pas déjà le cas, et n’hésitez pas à partager ce que vous en pensez en commentaire.

Si vous avez aimé cet article, un like ou un partage me ferait très plaisir ;)
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Roman
Invité

Hello Cyril.
Merci pour tes précieux conseils !
C’est vite fait de perdre du temps à chercher comment accomplir de petites choses techniques sur word.
Je sens que je vais régulièrement venir sur ton blog !
Au plaisir 😉

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